Hướng dẫn lập biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng chuẩn pháp lý

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là một tài liệu quan trọng, thể hiện sự thống nhất giữa các bên về việc chấm dứt hợp đồng đã ký kết. Văn bản này không chỉ là cơ sở pháp lý để xác nhận việc hoàn thành hoặc dừng thi công mà còn giúp các bên minh bạch trong quá trình hợp tác, tránh những hiểu lầm hay tranh chấp phát sinh sau này. Đây chính là bước cuối cùng khẳng định trách nhiệm đã được thực hiện và nghĩa vụ đã được hoàn tất.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng và Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung, biên bản thanh lý hợp đồng vừa mang tính pháp lý, vừa là công cụ bảo vệ quyền lợi cho cả chủ đầu tư và nhà thầu. Nhờ đó, các bên có thể yên tâm về tính công bằng, hợp pháp, đồng thời tạo nền tảng cho sự hợp tác bền vững trong những dự án tiếp theo.

Tổng quan về biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

1.1. Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là một loại văn bản pháp lý quan trọng, được lập khi các bên tham gia hợp đồng – bao gồm chủ đầu tư và nhà thầu – thống nhất chấm dứt hợp đồng xây dựng. Văn bản này có ý nghĩa xác nhận rằng những nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng, như tiến độ thi công, chất lượng công trình, nghĩa vụ thanh toán, bàn giao hồ sơ, hay bảo hành công trình, đã được thực hiện đầy đủ hoặc được xử lý theo thỏa thuận của các bên.

Biên bản thanh lý đồng thời thể hiện sự kết thúc quan hệ hợp đồng, tránh kéo dài các quyền và nghĩa vụ phát sinh không cần thiết. Theo quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng có thể bị chấm dứt khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc khi có sự thỏa thuận đồng ý chấm dứt. Do đó, biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng chính là bằng chứng pháp lý xác nhận việc chấm dứt này.

1.2. Tầm quan trọng của biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý dự án và quan hệ pháp lý giữa chủ đầu tư với nhà thầu. Trước hết, văn bản này giúp đảm bảo các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, không còn trách nhiệm ràng buộc về sau. Điều này có ý nghĩa bảo vệ quyền lợi hợp pháp, ngăn ngừa nguy cơ một bên yêu cầu thực hiện thêm nghĩa vụ ngoài hợp đồng.

Ngoài ra, biên bản thanh lý còn giúp giảm thiểu các tranh chấp thường gặp trong thực tiễn xây dựng như tranh chấp về giá trị thanh toán, chất lượng thi công, khối lượng nghiệm thu, hay thời hạn bảo hành công trình. Khi có biên bản thanh lý được lập đầy đủ, chi tiết và có chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên, rủi ro pháp lý sẽ được kiểm soát tốt hơn.

Bên cạnh đó, đối với chủ đầu tư, biên bản thanh lý là căn cứ quan trọng để tiến hành quyết toán vốn đầu tư, phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán ngân sách hoặc hạch toán chi phí hợp lệ theo quy định tài chính, kế toán. Đối với nhà thầu, văn bản này khẳng định quyền lợi đã được thực hiện, đặc biệt là việc thanh toán giá trị hợp đồng, qua đó giúp doanh nghiệp ổn định dòng tiền và chứng minh tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Một khía cạnh khác không thể bỏ qua là giá trị bằng chứng pháp lý của biên bản thanh lý. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc khởi kiện, biên bản này là tài liệu quan trọng chứng minh các bên đã thực hiện và chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng. Nhờ đó, tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp có cơ sở để xem xét, đưa ra phán quyết công bằng, minh bạch.

Theo số liệu thống kê của Bộ Xây dựng năm 2024, có khoảng 30% tranh chấp hợp đồng xây dựng xuất phát từ việc các bên không lập biên bản thanh lý hoặc biên bản được lập sơ sài, thiếu các nội dung cần thiết. Điều này cho thấy việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng không chỉ mang tính hình thức mà còn là yếu tố then chốt để bảo đảm quyền lợi và phòng ngừa rủi ro cho cả chủ đầu tư và nhà thầu.

Yêu cầu pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

2.1. Điều kiện hợp pháp để thanh lý hợp đồng

Để một biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng được coi là hợp pháp, trước hết cần có sự đồng thuận của cả hai bên trong việc chấm dứt hợp đồng. Quy định này được thể hiện rõ tại Điều 428 Bộ luật Dân sự năm 2015, theo đó hợp đồng chỉ chấm dứt khi các bên tự nguyện thỏa thuận hoặc khi có căn cứ pháp luật cho phép. Như vậy, việc lập biên bản thanh lý không thể tiến hành một cách đơn phương nếu không có lý do chính đáng hoặc cơ sở pháp lý vững chắc.

Bên cạnh đó, công trình hoặc hạng mục công trình phải được nghiệm thu, hoặc nhà thầu đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng thì mới có thể tiến hành thanh lý. Quy định này được ghi nhận tại Điều 17 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng. Trong trường hợp một bên muốn đơn phương chấm dứt và thanh lý, họ phải chứng minh được rằng bên kia có hành vi vi phạm hợp đồng hoặc xuất hiện sự kiện bất khả kháng khiến hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện. Việc thanh lý trong những trường hợp này cũng cần bảo đảm nguyên tắc không gây thiệt hại bất hợp lý cho bên còn lại và phải được ghi nhận cụ thể trong biên bản.

2.2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để đảm bảo tính chặt chẽ và hợp pháp, trước khi lập biên bản thanh lý hợp đồng, các bên phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan. Trước hết, cần có hợp đồng thi công xây dựng bản gốc, kèm theo tất cả các phụ lục và các thỏa thuận bổ sung trong quá trình thực hiện, bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định phạm vi nghĩa vụ và quyền lợi của các bên.

Tiếp theo, các giấy tờ pháp lý của từng bên cũng phải được cung cấp. Đối với cá nhân, đó là Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân. Đối với tổ chức, doanh nghiệp thì phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế để đảm bảo thông tin pháp lý minh bạch.

Một thành phần hồ sơ quan trọng khác là biên bản nghiệm thu công trình, báo cáo hoàn thành hạng mục hoặc toàn bộ công trình, bảng quyết toán khối lượng công việc và các chứng từ tài chính có liên quan. Những tài liệu này là cơ sở để xác định việc thực hiện hợp đồng đã hoàn tất, đồng thời làm căn cứ đối chiếu nghĩa vụ thanh toán. Ngoài ra, trong một số trường hợp, cần có các văn bản bổ sung theo yêu cầu quản lý nhà nước, phù hợp với quy định tại Nghị định số 50/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động xây dựng.

Theo thống kê của Bộ Xây dựng năm 2024, có tới 28% các tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng phát sinh từ việc biên bản thanh lý hợp đồng thiếu hồ sơ nghiệm thu hoặc thiếu các thông tin pháp lý cần thiết. Con số này cho thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ trước khi tiến hành thanh lý, bởi chỉ cần thiếu một trong những tài liệu nêu trên thì biên bản có thể bị coi là không hợp pháp, dẫn đến rủi ro tranh chấp hoặc khiếu kiện.

Nội dung chính trong biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

3.1. Thông tin các bên trong biên bản

Trong biên bản thanh lý, cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin pháp lý của các bên tham gia hợp đồng để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Cụ thể như sau:

• Đối với chủ đầu tư: cần nêu rõ tên đơn vị hoặc tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật, chức vụ, số điện thoại liên hệ và mã số thuế. Trong trường hợp chủ đầu tư là cá nhân, cần ghi đầy đủ họ tên, số định danh cá nhân hoặc số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, địa chỉ thường trú.
• Đối với nhà thầu: ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật (nếu là tổ chức), mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, cùng các thông tin liên hệ cần thiết.

Ngoài các thông tin trên, biên bản phải dẫn chiếu số hợp đồng thi công xây dựng đã ký kết trước đó, ngày ký, thời hạn thực hiện và phạm vi công việc theo hợp đồng. Việc dẫn chiếu này nhằm xác nhận tính liên kết giữa hợp đồng gốc và biên bản thanh lý, tránh các tranh chấp về tính hiệu lực.

3.2. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thi công

Phần xác nhận nghĩa vụ thi công là nội dung trọng tâm của biên bản thanh lý. Tại đây, các bên cần ghi rõ:

• Tình trạng công trình: xác định công trình đã được hoàn thành theo đúng hợp đồng hay chưa, nếu chưa thì cần nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng như thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn, các yếu tố bất khả kháng hoặc lý do khác được pháp luật cho phép.
• Nghĩa vụ của các bên: ghi nhận việc các bên đã thực hiện đầy đủ hay chưa đầy đủ các quyền và nghĩa vụ đã cam kết. Đối với nhà thầu, cần xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình, hồ sơ hoàn công. Đối với chủ đầu tư, cần xác nhận việc bàn giao mặt bằng, thanh toán các khoản chi phí, tạm ứng, quyết toán công trình.
• Các khoản thanh toán và bồi thường: ghi nhận cụ thể các khoản đã thanh toán, số tiền còn lại phải thanh toán hoặc các khoản bồi thường, khấu trừ (nếu có). Việc quyết toán tài chính cuối cùng phải được lập chi tiết để đảm bảo sự minh bạch và làm cơ sở pháp lý cho các bên sau này.

Nội dung xác nhận này phải được xây dựng trên cơ sở quy định tại Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 về việc chấm dứt hợp đồng, nhằm bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.

Theo số liệu từ Bộ Xây dựng năm 2024, có tới 35% các tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng xuất phát từ biên bản thanh lý hợp đồng thiếu thông tin cụ thể về nghĩa vụ đã hoàn thành. Điều này cho thấy nếu biên bản không được soạn thảo chi tiết và rõ ràng thì nguy cơ phát sinh tranh chấp pháp lý là rất cao.

Quy định về thanh toán và bồi thường trong biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

4.1. Xác nhận thanh toán công trình

Trong biên bản thanh lý hợp đồng, các bên cần ghi nhận rõ ràng toàn bộ giá trị công trình đã được thực hiện, bao gồm cả giá trị theo hợp đồng chính và các chi phí phát sinh hợp lý, hợp lệ trong quá trình thi công. Từng khoản thanh toán đã được thực hiện cần được liệt kê chi tiết, nêu rõ ngày thanh toán, số tiền, chứng từ kèm theo để bảo đảm tính minh bạch và có căn cứ pháp lý.

Nếu còn số dư chưa được thanh toán, biên bản phải nêu rõ số tiền còn lại, lý do phát sinh và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ thanh toán. Bên thanh toán có trách nhiệm hoàn tất nghĩa vụ trong thời hạn cụ thể (ví dụ: 07 ngày làm việc hoặc 15 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản thanh lý). Phương thức thanh toán được xác định rõ ràng, có thể là chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng theo thông tin đã cung cấp, hoặc thanh toán bằng tiền mặt tại địa điểm đã thỏa thuận.

Nội dung này cần được xây dựng phù hợp với quy định tại Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó, việc thanh toán phải tuân thủ cam kết của hợp đồng, đồng thời bảo đảm tính công khai và rõ ràng để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

4.2. Bồi thường thiệt hại (nếu có)

Trong trường hợp một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, hoặc vi phạm nghĩa vụ trong quá trình thi công dẫn đến thiệt hại cho bên còn lại, thì bên vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường. Mức bồi thường được xác định dựa trên thiệt hại thực tế, có chứng cứ chứng minh, bao gồm nhưng không giới hạn ở chi phí khắc phục, chi phí thuê nhà thầu khác, chi phí phát sinh do chậm tiến độ hoặc chi phí pháp lý.

Biên bản thanh lý cần quy định rõ phương thức, thời hạn và hình thức bồi thường để đảm bảo quyền lợi cho bên bị thiệt hại. Các thỏa thuận này phải mang tính minh bạch, công bằng, tránh tình trạng ước lượng chung chung hoặc không có cơ sở xác định cụ thể.

Quy định này phù hợp với Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó, khi một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ thì bên kia có quyền yêu cầu bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh.

Thực tế cho thấy, theo thống kê của Bộ Xây dựng năm 2024, có tới 38% tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng phát sinh từ việc thanh toán và bồi thường không được quy định đầy đủ và chi tiết trong biên bản thanh lý. Do đó, việc quy định rõ ràng về thanh toán và bồi thường trong biên bản không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là biện pháp phòng ngừa rủi ro và hạn chế tranh chấp hiệu quả cho cả hai bên.

Quy định về quyền và nghĩa vụ trong biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

5.1. Quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư

Quyền của chủ đầu tư:

Chủ đầu tư có quyền xác nhận việc hoàn thành công trình thi công theo đúng hợp đồng đã ký kết, bảo đảm công trình đạt yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và tiến độ đã cam kết. Ngoài ra, chủ đầu tư có quyền yêu cầu nhà thầu bàn giao đầy đủ các tài liệu có liên quan, bao gồm hồ sơ thiết kế đã điều chỉnh (nếu có), bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng giai đoạn và toàn bộ công trình, cũng như các chứng từ pháp lý khác để phục vụ cho công tác quản lý, vận hành và bảo trì công trình sau này.

Nghĩa vụ của chủ đầu tư:

Chủ đầu tư có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng hạn toàn bộ số tiền còn lại cho nhà thầu theo nội dung hợp đồng và các phụ lục bổ sung (nếu có). Việc thanh toán bao gồm cả phần chi phí phát sinh đã được hai bên thống nhất và phê duyệt bằng văn bản. Bên cạnh đó, chủ đầu tư cần cung cấp đầy đủ các thông tin, tài liệu, điều kiện cần thiết để nhà thầu hoàn tất việc bàn giao công trình, đảm bảo quá trình thanh lý hợp đồng diễn ra minh bạch, thuận lợi, không phát sinh tranh chấp.

5.2. Quyền và nghĩa vụ của nhà thầu

Quyền của nhà thầu:

Nhà thầu có quyền nhận toàn bộ số tiền còn lại từ chủ đầu tư ngay sau khi công trình đã được nghiệm thu, bàn giao và được xác nhận là hoàn thành theo hợp đồng. Đồng thời, nhà thầu có quyền yêu cầu chủ đầu tư xác nhận chấm dứt nghĩa vụ của mình liên quan đến thi công, ngoại trừ các trách nhiệm về bảo hành, bảo trì công trình theo quy định của pháp luật và hợp đồng.

Nghĩa vụ của nhà thầu:

Nhà thầu có nghĩa vụ bàn giao công trình đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng và khối lượng theo hợp đồng. Ngoài ra, nhà thầu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan như bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu, chứng chỉ chất lượng vật liệu, thiết bị đã sử dụng, cũng như các giấy tờ pháp lý khác theo yêu cầu. Nhà thầu cũng phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành công trình theo đúng Điều 17 Nghị định 37/2015/NĐ-CP và các thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo khắc phục kịp thời các khiếm khuyết, hư hỏng trong thời gian bảo hành.

Theo báo cáo của Bộ Xây dựng năm 2024, có khoảng 40% tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng xuất phát từ việc các bên không quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ trong biên bản thanh lý hợp đồng. Điều này dẫn đến tình trạng chậm thanh toán, bàn giao hồ sơ không đầy đủ, hoặc kéo dài trách nhiệm bảo hành. Vì vậy, việc xác định cụ thể và chi tiết quyền và nghĩa vụ của các bên trong biên bản thanh lý là yếu tố quan trọng nhằm hạn chế rủi ro và tranh chấp pháp lý.

Quy định về giải quyết tranh chấp trong biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

6.1. Phương thức giải quyết tranh chấp

Trong quá trình thực hiện hoặc sau khi hoàn tất việc thanh lý hợp đồng thi công xây dựng, nếu phát sinh bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên, thì trước hết các bên có trách nhiệm cùng nhau tiến hành thương lượng thiện chí. Việc thương lượng nhằm tìm ra giải pháp phù hợp, hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí và duy trì mối quan hệ hợp tác đã có.

Trường hợp thương lượng không đạt kết quả, các bên có thể lựa chọn hình thức hòa giải thương mại theo quy định tại Nghị định số 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại. Nếu hòa giải cũng không thành công, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền. Tùy theo thỏa thuận giữa các bên, cơ quan giải quyết có thể là Tòa án nhân dân có thẩm quyền hoặc Trung tâm Trọng tài thương mại được pháp luật công nhận.

Trong mọi trường hợp, luật áp dụng để giải quyết tranh chấp là hệ thống pháp luật Việt Nam hiện hành, bao gồm nhưng không giới hạn ở Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Xây dựng năm 2014 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2020) và các văn bản pháp luật có liên quan. Việc lựa chọn luật áp dụng nhằm bảo đảm tính hợp pháp, công bằng và minh bạch trong quá trình giải quyết tranh chấp.

6.2. Cam kết bảo mật thông tin

Các bên tham gia biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng có nghĩa vụ tuyệt đối giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến hợp đồng, công trình xây dựng, tài liệu kỹ thuật, thông tin tài chính, cũng như thông tin cá nhân của các bên. Nghĩa vụ này được thực hiện phù hợp với quy định tại Điều 38 Bộ luật Dân sự năm 2015 về quyền bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình.

Việc tiết lộ thông tin cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của các bên liên quan hoặc khi có yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Bên nào vi phạm nghĩa vụ bảo mật phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh, đồng thời có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp năm 2024, có tới 45% tranh chấp trong lĩnh vực xây dựng được giải quyết nhanh chóng và dứt điểm hơn khi trong biên bản thanh lý hợp đồng có quy định cụ thể, chi tiết và rõ ràng về phương thức giải quyết tranh chấp cũng như nghĩa vụ bảo mật thông tin. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc quy định chặt chẽ các điều khoản nói trên trong quá trình lập và ký kết biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng.

Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng là công cụ pháp lý thiết yếu, đảm bảo chấm dứt hợp đồng minh bạch, tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 37/2015/NĐ-CP, và Nghị định 50/2021/NĐ-CP. Mẫu chuẩn giúp xác định rõ nghĩa vụ hoàn thành, thanh toán, quyền lợi, và giải quyết tranh chấp, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng chuẩn tại đây để áp dụng ngay hôm nay và đảm bảo quy trình an toàn, chuyên nghiệp!