Hướng dẫn soạn thảo Biên bản thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng lao động

14/09/2025

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản pháp lý ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động dựa trên sự đồng thuận của cả người lao động và người sử dụng lao động. Khác với việc đơn phương chấm dứt, biên bản này thể hiện sự hòa giải, văn minh và là công cụ hiệu quả để phòng ngừa các tranh chấp về quyền lợi, nghĩa vụ tài chính và các vấn đề khác sau này. Một biên bản chuẩn mực sẽ là cơ sở vững chắc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự.

Việc lập biên bản thỏa thuận, tuân thủ Bộ luật Lao động 2019, đảm bảo mọi sự chấm dứt quan hệ lao động đều được thực hiện một cách minh bạch, công bằng, tạo nền tảng cho mối quan hệ lao động bền vững.

1. Tổng quan về Biên bản thỏa thuận

1.1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng lao động là gì?

Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản được lập ra khi cả hai bên, người lao động và người sử dụng lao động, đồng ý kết thúc hợp đồng lao động trước hoặc đúng thời hạn. Văn bản này có vai trò xác nhận một cách chính thức, chi tiết và toàn diện về việc chấm dứt quan hệ lao động, đồng thời ghi nhận các điều khoản về việc thanh toán các quyền lợi tài chính, trách nhiệm bàn giao công việc và các nghĩa vụ khác.

Văn bản này đặc biệt quan trọng khi hai bên muốn kết thúc hợp đồng mà không rơi vào các trường hợp chấm dứt đơn phương theo quy định của pháp luật, giúp quá trình "chia tay" diễn ra êm đẹp và đúng quy định.

1.2. Tầm quan trọng của Biên bản chuẩn

Thứ nhất, một biên bản thỏa thuận chuẩn giúp đảm bảo tính pháp lý cho mọi khoản thanh toán và nghĩa vụ. Mọi điều khoản đều được ghi nhận bằng văn bản, có chữ ký của hai bên, tuân thủ Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, làm căn cứ vững chắc để chứng minh hai bên đã hoàn tất mọi nghĩa vụ với nhau.

Thứ hai, biên bản này là công cụ hữu hiệu để ngăn ngừa tranh chấp về quyền lợi và trách nhiệm. Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, khoảng 52% các tranh chấp lao động phát sinh sau khi chấm dứt hợp đồng là do các thỏa thuận thanh toán và bàn giao công việc không được ghi nhận chính thức.

Thứ ba, biên bản thỏa thuận thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nó giúp người lao động cảm thấy được tôn trọng và an tâm khi mọi quyền lợi được giải quyết rõ ràng, tạo ra ấn tượng tốt và có thể thúc đẩy sự hợp tác trong tương lai.

2. Các yếu tố cơ bản trong Biên bản

2.1. Thông tin các bên tham gia

Biên bản cần ghi đầy đủ thông tin của cả người lao động và người sử dụng lao động để đảm bảo tính pháp lý.

Thông tin người sử dụng lao động: Ghi rõ Tên công ty, Địa chỉ trụ sở, Mã số thuế và thông tin người đại diện có thẩm quyền (Họ tên, chức vụ).
Thông tin người lao động: Ghi rõ Họ và tên, Số CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu, Ngày sinh, Địa chỉ liên hệ và Vị trí công việc.

2.2. Thông tin Hợp đồng lao động gốc

Biên bản thỏa thuận cần tham chiếu rõ ràng đến hợp đồng lao động đang được chấm dứt.

Tên hợp đồng: Ví dụ: "Hợp đồng lao động không xác định thời hạn".
Số hợp đồng: Ghi số hiệu của hợp đồng gốc.
Ngày ký kết: Ghi ngày, tháng, năm hợp đồng được ký.

3. Nội dung chính của Biên bản

3.1. Lý do và Thời điểm chấm dứt

Lý do chấm dứt: Nêu rõ lý do chấm dứt quan hệ lao động, thường là "Chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận của hai bên" dựa trên Khoản 3, Điều 34, Bộ luật Lao động 2019.
Thời điểm có hiệu lực: Ghi chính xác ngày, tháng, năm mà hợp đồng chính thức chấm dứt hiệu lực.

3.2. Giải quyết quyền lợi và nghĩa vụ tài chính

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, cần được trình bày rất chi tiết và cụ thể.

Các khoản thanh toán cuối cùng: Liệt kê rõ các khoản công ty cần chi trả cho người lao động, bao gồm:
- Tiền lương tính đến ngày làm việc cuối cùng.
- Tiền lương ngày phép năm chưa sử dụng (nếu có).
- Tiền trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm (nếu có, theo quy định).
- Các khoản thưởng, phụ cấp hoặc các khoản bồi thường khác (nếu còn).
Thời hạn thanh toán: Ghi rõ thời điểm công ty sẽ hoàn tất các khoản thanh toán này (ví dụ: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày thanh lý hợp đồng).

4. Các trách nhiệm khác và Cam kết

4.1. Bàn giao công việc và tài sản

Biên bản cần quy định rõ nghĩa vụ bàn giao công việc, tài liệu và tài sản của công ty.

Nghĩa vụ bàn giao: Người lao động cam kết bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu, dữ liệu và tài sản của công ty (máy tính, điện thoại, thẻ từ...) cho người có trách nhiệm hoặc đại diện của công ty.
Thời hạn bàn giao: Ghi rõ thời hạn cụ thể để hoàn tất việc bàn giao.

4.2. Bảo mật thông tin

Thỏa thuận cần nhấn mạnh rằng nghĩa vụ bảo mật thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng và các bí mật công nghệ của công ty vẫn có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.

5. Cam kết và Chữ ký

Cam kết: Ghi rõ cam kết của cả hai bên về việc đã giải quyết dứt điểm mọi quyền lợi, nghĩa vụ và không còn bất kỳ khiếu nại hay tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng đã chấm dứt.
Chữ ký và Đóng dấu: Biên bản được lập thành hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản. Cả người lao động và người đại diện của công ty đều phải ký và ghi rõ họ tên. Doanh nghiệp cần đóng dấu xác nhận.

Kết luận

Việc sử dụng mẫu Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn là một bước đi thông minh và chuyên nghiệp, giúp bạn và công ty giải quyết mọi vấn đề một cách công bằng và minh bạch. Một văn bản chi tiết sẽ là bằng chứng vững chắc, giúp bạn tránh được những tranh chấp không đáng có và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.