Hướng dẫn soạn thảo Quyết định đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động

14/09/2025

Trong quan hệ lao động, việc chấm dứt hợp đồng không phải lúc nào cũng dựa trên sự thỏa thuận của hai bên. Quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản pháp lý được người sử dụng lao động hoặc người lao động ban hành, thể hiện ý chí chấm dứt hợp đồng khi một bên có đủ căn cứ pháp lý theo quy định của pháp luật. Đây là một công cụ quản lý nhân sự quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro tranh chấp nếu không được thực hiện đúng quy trình và luật định.

Một quyết định chuẩn mực cần phải có đầy đủ cơ sở pháp lý, lý do rõ ràng và tuân thủ trình tự thủ tục, đảm bảo phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn khác. Việc này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong quản lý.

1. Tổng quan về Quyết định đơn phương

1.1. Quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là gì?

Quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản hành chính được người sử dụng lao động ban hành để chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động mà không cần sự đồng ý của người lao động. Quyết định này chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ pháp lý được quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 đối với người lao động và Điều 37 Bộ luật Lao động 2019 đối với người sử dụng lao động.

Quyết định này là bằng chứng pháp lý quan trọng để chứng minh việc chấm dứt hợp đồng là đúng quy định, nhằm tránh các tranh chấp về quyền lợi sau này, ví dụ như yêu cầu bồi thường do sa thải trái pháp luật.

1.2. Khi nào cần ban hành Quyết định đơn phương?

Việc ban hành Quyết định đơn phương từ phía người sử dụng lao động chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:

Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng (được đánh giá dựa trên tiêu chí được xác định trong nội quy lao động của công ty).
Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc cộng dồn trở lên trong 30 ngày, hoặc 20 ngày làm việc cộng dồn trở lên trong 365 ngày kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc.
Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải theo đúng quy định.
Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.

Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, 65% các vụ tranh chấp về sa thải trái pháp luật xuất phát từ việc quyết định đơn phương thiếu căn cứ hoặc không tuân thủ đúng trình tự thủ tục.

2. Các yếu tố cơ bản trong Quyết định

2.1. Thông tin các bên tham gia và Thông tin Hợp đồng

Thông tin người sử dụng lao động: Ghi rõ Tên công ty, Địa chỉ trụ sở chính, Mã số thuế và thông tin người đại diện có thẩm quyền (Họ tên, chức vụ).
Thông tin người lao động: Ghi rõ Họ và tên, Số CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu, Ngày sinh, Địa chỉ liên hệ và Vị trí công việc.
Thông tin Hợp đồng lao động: Ghi rõ Số hợp đồng và Ngày ký kết.

2.2. Căn cứ pháp lý

Đây là phần bắt buộc và quan trọng nhất, làm nền tảng cho tính hợp pháp của quyết định.

Căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019: Nêu rõ các điều khoản áp dụng, ví dụ: "Căn cứ Điều 36, Bộ luật Lao động năm 2019 về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động".
Căn cứ vào nội quy, quy chế công ty: Tham chiếu các quy định cụ thể của công ty liên quan đến lý do chấm dứt (ví dụ: "Căn cứ Quy chế đánh giá hiệu quả công việc ban hành ngày...").
Căn cứ vào các văn bản khác: Tham chiếu các báo cáo vi phạm, biên bản họp xem xét xử lý kỷ luật (nếu có).

3. Nội dung chính của Quyết định

3.1. Lý do và Thời điểm chấm dứt

Lý do chấm dứt: Trình bày chi tiết, cụ thể và khách quan lý do chấm dứt hợp đồng. Ví dụ: "Ông/bà [Tên người lao động] đã vi phạm nghiêm trọng kỷ luật lao động khi tự ý nghỉ việc 07 ngày làm việc cộng dồn trong tháng 10 năm 2024."
Thời điểm có hiệu lực: Ghi chính xác ngày, tháng, năm quyết định có hiệu lực. Thời điểm này phải tuân thủ đúng thời gian báo trước theo quy định của pháp luật.

3.2. Giải quyết quyền lợi và nghĩa vụ

Các khoản thanh toán cuối cùng: Quyết định cần ghi rõ các khoản công ty sẽ chi trả cho người lao động, bao gồm tiền lương tính đến ngày làm việc cuối cùng và các khoản trợ cấp khác (nếu có).
Nghĩa vụ bàn giao: Yêu cầu người lao động hoàn tất việc bàn giao công việc, tài liệu và tài sản của công ty (máy tính, điện thoại, thẻ từ...).

4. Trách nhiệm thực hiện và Chữ ký

Trách nhiệm thực hiện: Quyết định cần nêu rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc thực hiện quyết định, bao gồm phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán, và các trưởng bộ phận.
Chữ ký và Đóng dấu: Quyết định được ban hành bởi người đại diện theo pháp luật của công ty và phải được ký tên, đóng dấu.

Kết luận

Việc ban hành Quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là một nghiệp vụ pháp lý phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và trình tự thủ tục là điều kiện tiên quyết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.