Quy định pháp luật về ủy quyền trong doanh nghiệp & cơ quan nhà nước

Việc ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng giúp cá nhân, tổ chức thực hiện quyền và nghĩa vụ thông qua người đại diện. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, bạn cần nắm rõ quy định về giấy ủy quyền, quy định về ủy quyền trong cơ quan nhà nước và quy định của pháp luật về ủy quyền nói chung. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về giấy ủy quyền trong doanh nghiệp, quy định về thời hạn ủy quyền và các trường hợp đặc thù như ủy quyền quyết toán thuế TNCN hay hợp đồng ủy quyền sử dụng đất. Bài viết này sẽ tổng hợp đầy đủ các quy định hiện hành, giúp bạn soạn thảo ủy quyền đúng chuẩn và tránh rủi ro pháp lý.

1.  Khái quát về ủy quyền

Ủy quyền là việc một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân (người ủy quyền) giao cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác (người được ủy quyền) thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi được giao. Việc ủy quyền giúp phân công, phân cấp quản lý, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động quản lý, điều hành.

Ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (gọi là đại diện theo ủy quyền) hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (gọi chung là đại diện theo pháp luật).

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

2. Quy định về giấy ủy quyền

2.1. Hình thức và nội dung giấy ủy quyền

·       Hình thức:

Giấy ủy quyền phải được lập bằng văn bản, có thể công chứng hoặc chứng thực để tăng tính pháp lý, tuy không bắt buộc theo Bộ luật Dân sự 2015. Trong một số trường hợp, giấy ủy quyền cần có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính).

·       Nội dung bắt buộc:

Thông tin đầy đủ về người ủy quyền và người được ủy quyền (họ tên, năm sinh, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ cư trú).

Căn cứ ủy quyền (ví dụ: căn cứ Bộ luật Dân sự 2015, nhu cầu của các bên).

Phạm vi ủy quyền: công việc cụ thể được ủy quyền, quyền hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.

Thời hạn ủy quyền rõ ràng, có thể ghi cụ thể hoặc theo thỏa thuận.

Cam kết của các bên về trách nhiệm và tuân thủ pháp luật.

Ngày, tháng, năm lập giấy ủy quyền và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền.

2.2. Thời hạn giấy ủy quyền

·       Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì thời hạn ủy quyền mặc định là 1 năm kể từ ngày lập giấy ủy quyền theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015.

·       Giấy ủy quyền hết hiệu lực khi hết thời hạn, bị thu hồi hoặc khi người ủy quyền hoặc người được ủy quyền chết, mất năng lực hành vi dân sự.

2.3. Trách nhiệm của các bên trong giấy ủy quyền

·       Người ủy quyền chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc ủy quyền và kết quả thực hiện công việc được ủy quyền, trừ trường hợp người được ủy quyền thực hiện không đúng phạm vi, nội dung, thời hạn đã ủy quyền.

·       Người được ủy quyền phải thực hiện đúng phạm vi, nội dung ủy quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và người ủy quyền về kết quả thực hiện.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

3. Quy định về ủy quyền trong cơ quan nhà nước

·       Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, việc ủy quyền trong cơ quan nhà nước phải:

- Được thực hiện bằng văn bản, xác định cụ thể nội dung, phạm vi, thời hạn và cách thức thực hiện.

- Phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền.

·       Người ủy quyền có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc ủy quyền.

·       Người được ủy quyền phải thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao và chịu trách nhiệm trước người ủy quyền về kết quả thực hiện.

·       Không được ủy quyền tiếp nhiệm vụ đã được ủy quyền cho người khác.

4. Quy định về giấy ủy quyền trong doanh nghiệp

·       Giấy ủy quyền trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo các yêu cầu về hình thức và nội dung như trên.

·       Phạm vi ủy quyền thường liên quan đến việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch kinh doanh, quyết toán thuế TNCN, đại diện pháp lý trong các thủ tục hành chính.

·       Thời hạn ủy quyền trong doanh nghiệp được thỏa thuận cụ thể, đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của người được ủy quyền.

·       Doanh nghiệp cần tuân thủ:

Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ trong phạm vi được ủy quyền.

Nghị định 47/2021/NĐ-CP (Điều 20): Quy định về việc doanh nghiệp nhà nước phải công bố thông tin qua người được ủy quyền và gửi giấy ủy quyền đến cơ quan đại diện chủ sở hữu.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

5. Quy định về ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

·       Theo quy định của cơ quan thuế, người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế TNCN.

·       Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, nêu rõ phạm vi, thời hạn ủy quyền.

·       Người được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng các thủ tục quyết toán thuế theo quy định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả thực hiện.

·       Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN cần tuân thủ:

Nghị định 126/2020/NĐ-CP, khoản 6 Điều 8 quy định rõ về điều kiện và phạm vi ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Theo đó, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đơn vị đó vào thời điểm tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế có thể ủy quyền cho tổ chức đó quyết toán thay.

Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn về mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN (mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN) và thủ tục liên quan. Cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay phải chuẩn bị giấy ủy quyền theo mẫu này kèm theo các chứng từ liên quan (nếu có).

Công văn 5749/CT-TNCN năm 2018 quy định một số trường hợp cá nhân không đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

6. Quy định về thời hạn ủy quyền

·       Căn cứ Điều 563 Bộ Luật Dân sự 2015, Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

·       Các bên có thể thỏa thuận rõ ràng về thời hạn ủy quyền, ghi cụ thể ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoặc một khoảng thời gian tính từ ngày xác lập. Nếu có thỏa thuận thì thời hạn đó được ưu tiên áp dụng.

·       Trường hợp không thỏa thuận hoặc pháp luật không quy định:

- Hợp đồng ủy quyền mặc định có hiệu lực 01 năm kể từ ngày lập.

- Chấm dứt ủy quyền trước thời hạn:

·       Theo Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015, bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền bất cứ lúc nào, với điều kiện thông báo trước cho bên kia một khoảng thời gian hợp lý và thực hiện các nghĩa vụ liên quan (ví dụ trả thù lao, bồi thường thiệt hại nếu có).

·       Hiệu lực của giấy ủy quyền khi công việc hoàn thành: Nếu công việc được ủy quyền hoàn thành trước thời hạn ghi trong giấy ủy quyền thì giấy ủy quyền chấm dứt hiệu lực ngay lập tức.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

7. Quy định về hợp đồng ủy quyền sử dụng đất

·       Hợp đồng ủy quyền sử dụng đất là thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền, theo đó bên ủy quyền giao cho bên nhận ủy quyền thực hiện một hoặc nhiều quyền, nghĩa vụ liên quan đến quyền sử dụng đất trong phạm vi được ủy quyền. Việc ủy quyền nhằm giúp bên ủy quyền thực hiện các thủ tục hành chính, chuyển nhượng, quản lý, khai thác quyền sử dụng đất một cách thuận tiện.

·       Hợp đồng ủy quyền sử dụng đất cần tuân thủ:

Bộ luật Dân sự 2015, Điều 135 về căn cứ xác lập quyền đại diện theo ủy quyền; Điều 563 về thời hạn ủy quyền; Điều 565, 566 về quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.

Luật Đất đai 2024, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, quy định về quyền sử dụng đất, thủ tục chuyển nhượng, ủy quyền liên quan đến đất đai.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 24 quy định về chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Đất đai và Bộ luật Dân sự liên quan.

·       Nội dung hợp đồng phải ghi rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, phạm vi, thời hạn ủy quyền, mục đích sử dụng đất.

·       Hợp đồng phải tuân thủ quy định của Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn liên quan.

·       Bên nhận ủy quyền phải sử dụng đất đúng mục đích, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng đất trong phạm vi ủy quyền.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm

8. Các quy định chung và lưu ý khi thực hiện ủy quyền

·       Nguyên tắc ủy quyền phải minh bạch, rõ ràng, phù hợp với pháp luật và năng lực của người được ủy quyền.

·       Trách nhiệm pháp lý của các bên khi vi phạm quy định về ủy quyền được quy định rõ ràng nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

·       Một số trường hợp pháp luật cấm ủy quyền hoặc hạn chế ủy quyền để tránh lạm dụng quyền lực.

·       Khi xảy ra tranh chấp về ủy quyền, các bên có thể giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải hoặc khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền.

Mẫu Hợp đồng - nơi cung cấp các loại Mẫu Hợp đồng ủy quyền uy tín hàng đầu

Mẫu Hợp đồng  tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ soạn thảo hợp đồng với hơn 10 năm kinh nghiệm, hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam một cách nhanh chóng và hợp pháp. Chúng tôi đảm bảo Hợp đồng ủy quyền được soạn thảo chính xác, chuẩn pháp lý.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại Mẫu Hợp đồng

1. Tư vấn chuyên sâu – Luật sư đầu ngành

• Đội ngũ Mẫu Hợp đồng  gồm các luật sư, chuyên gia pháp lý với nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực: dân sự, thương mại, lao động, bất động sản…
• Cam kết phân tích, đưa ra giải pháp tối ưu, sát thực tiễn kinh doanh của khách hàng.

2. Hợp đồng chuẩn pháp lý – Bảo vệ tối đa quyền lợi

• Mẫu hợp đồng do Mẫu Hợp đồng  soạn thảo dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn mới nhất.
• Điều khoản chặt chẽ, rõ ràng, giúp ngăn chặn rủi ro, tranh chấp, và tiết kiệm thời gian, chi phí khi xảy ra sự cố.

3. Quy trình nhanh chóng – Thủ tục tối giản

• Tiếp nhận yêu cầu 24/7 qua email, hotline và chat trực tuyến.
• Thẩm định hồ sơ, phản hồi tư vấn pháp lý trong vòng 24–48 giờ.
• Giao hợp đồng, văn bản pháp lý điện tử ngay sau khi hoàn thiện.

4.  Giá cả cạnh tranh – Ưu đãi khách hàng thân thiết

• Bảng giá rõ ràng, minh bạch, cam kết không phát sinh chi phí ẩn.

>>>Click để tải mẫu hợp đồng được biên soạn bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.