Ủy thác nhập khẩu: Những điều cần biết

13/09/2025

Ủy thác nhập khẩu đang trở thành giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp Việt Nam muốn tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt trong lĩnh vực mỹ phẩm. Theo báo cáo của Tổng cục Hải quan, kim ngạch nhập khẩu năm 2024 đạt hơn 360 tỷ USD, trong đó mỹ phẩm chiếm tỷ trọng đáng kể. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro, việc nắm rõ thủ tục ủy thác nhập khẩu, hồ sơ ủy thác nhập khẩu là yếu tố then chốt.

Đội ngũ luật sư của chúng tôi, với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực Luật Thương mại (Luật số 36/2005/QH11) và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 98/2021/NĐ-CP, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình ủy thác, từ lập hợp đồng ủy thác nhập khẩu đến tra cứu kết quả đăng ký ủy thác nhập khẩu. Hãy cùng khám phá cách tối ưu hóa quy trình này với mẫu hợp đồng chất lượng cao từ các chuyên gia pháp lý.

Ủy thác nhập khẩu là gì?

Định nghĩa và ý nghĩa của Ủy thác nhập khẩu

Ủy thác nhập khẩu là hình thức hoạt động thương mại trong đó thương nhân nhận ủy thác (bên B) nhận thực hiện dịch vụ nhập khẩu hàng hóa cho thương nhân ủy thác (bên A) để hưởng phí ủy thác. Theo điều 174 Luật Thương mại 2005 (sửa đổi 2023), ủy thác nhập khẩu được định nghĩa là "hoạt động thương mại, theo đó bên nhận ủy thác thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa theo các điều kiện đã thỏa thuận với bên ủy thác và được bên ủy thác trả phí".

Theo Điều 3 Nghị định 187/2013/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp Việt Nam đều có quyền thực hiện hoạt động nhập khẩu mà không cần đăng ký ngành nghề kinh doanh cụ thể. Hoạt động này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm hoặc không đủ điều kiện xin giấy phép nhập khẩu cho một số mặt hàng như mỹ phẩm.

Tại sao cần ủy thác nhập khẩu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Quản lý ngoại thương 2017, nhìn chung các thương nhân Việt Nam được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu và hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. Bên cạnh đó, thương nhân khi xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo giấy phép, theo điều kiện phải đáp ứng các yêu cầu về giấy phép, điều kiện.Tuy nhiên, vẫn có một vài đối tượng cần đến sự trợ giúp của các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu, cụ thể là:

Doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp lý trong mảng xuất nhập khẩu nhưng lô hàng cần nhập khẩu lại không thuộc danh mục hàng hoá mà doanh nghiệp được phép nhập khẩu;
Doanh nghiệp không tin tưởng vào đơn vị shipper đầu nước ngoài...;
Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan đến pháp luật, liên quan đến chính sách hiện hành, có khả năng gây tổn thất kinh tế;
Cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không ký hợp đồng được với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài. Khi đó, muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng thì có thể ký hợp đồng ủy thác cho công ty dịch vụ xuất nhập khẩu để thực hiện việc xuất hàng, nhập hàng.

Như vậy, việc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa đem lại nhiều lợi ích rõ ràng cho bất kỳ đối tượng nào khi sử dụng.

Cơ sở pháp lý

Quy định pháp luật về ủy thác nhập khẩu

Hoạt động ủy thác nhập khẩu được quy định bởi các văn bản pháp luật sau:

Luật Thương mại 2005, Điều 155-161, quy định về ủy thác mua bán hàng hóa.
Nghị định 187/2013/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP), hướng dẫn chi tiết về hoạt động nhập khẩu.
Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về thủ tục hải quan cho hàng hóa ủy thác.
Công văn 3690/TCHQ-TXNK ngày 22/7/2021 của Tổng cục Hải quan, giải đáp vướng mắc về thuế đối với hàng hóa nhập khẩu ủy thác.

Theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP, hàng hóa nhập khẩu ủy thác phải tuân thủ các quy định về thuế và kiểm tra chuyên ngành.

Điều kiện ủy thác nhập khẩu

Theo Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương 2017, tổ chức nhận ủy thác phải:

Là thương nhân được thành lập hợp pháp, có đăng ký kinh doanh.
Đáp ứng điều kiện về giấy phép nhập khẩu nếu hàng hóa thuộc danh mục quản lý đặc biệt.
Đối với hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu, cả hai bên đều không được phép ủy thác.

>>> Tải ngay mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chất lượng cao để đảm bảo giao dịch an toàn và minh bạch!

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì?

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là thỏa thuận bằng văn bản giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình thực hiện hoạt động nhập khẩu.

Theo điều 176 Luật Thương mại, hợp đồng ủy thác phải được lập thành văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương.

Nội dung hợp đồng

Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuẩn phải bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Thông tin về các bên tham gia hợp đồng
Tên, số lượng, chất lượng hàng hóa
Giá trị hợp đồng và phí ủy thác nhập khẩu
Thời gian ủy thác nhập khẩu và địa điểm giao nhận hàng
Quyền và nghĩa vụ của các bên
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
Quy định về giải quyết tranh chấp

Trách nhiệm của các bên trong hợp đồng

Để đảm bảo hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu diễn ra an toàn, hiệu quả, hợp đồng ủy thác cần phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên tham gia. Cụ thể như sau:

Trách nhiệm bên ủy thác

Cung cấp cho bên nhận ủy thác các thông tin cần thiết về lô hàng như: chủng loại, quy cách, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng...
Chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho bên nhận ủy thác;
Phối hợp với bên nhận ủy thác trong việc đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài;
Cùng bên nhận ủy thác thực hiện việc kiểm tra, giám sát chất lượng và nhận hàng;
Trả phí dịch vụ ủy thác theo thỏa thuận với bên nhận ủy thác.

Trách nhiệm bên nhận ủy thác

Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp nước ngoài đúng theo chỉ định của bên ủy thác;
Thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan, thuế, kiểm tra chất lượng để nhập khẩu hàng hóa theo quy định;
Thanh toán tiền mua hàng cho đối tác nước ngoài;
Quản lý, lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến hợp đồng xuất nhập khẩu;
Bàn giao hàng cho bên ủy thác đúng thời hạn, số lượng, chất lượng như đã thỏa thuận;
Xuất hóa đơn tài chính và hóa đơn giá trị gia tăng cho lô hàng nhập khẩu.

>>> Tải mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chất lượng cao để tối ưu hóa giao dịch của bạn!

Thủ tục Ủy thác nhập khẩu

Hồ sơ Ủy thác nhập khẩu cần những gì?

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, hồ sơ ủy thác nhập khẩu bao gồm:

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (bản chụp).
Hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
Vận đơn (Bill of Lading).
Tờ khai hải quan và biên lai nộp thuế.
Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt).

Các bước thực hiện thủ tục ủy thác nhập khẩu

Kiểm tra hàng hóa: Xác minh hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hay cần giấy phép không.
Ký hợp đồng ủy thác: Thỏa thuận rõ ràng về phí ủy thác nhập khẩu và trách nhiệm.
Chuẩn bị hồ sơ: Bên nhận ủy thác hoàn thiện hồ sơ ủy thác nhập khẩu.
Nộp hồ sơ hải quan: Thực hiện tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa nhập khẩu.
Nộp thuế và nhận hàng: Bên nhận ủy thác nộp thuế thay và bàn giao hàng hóa.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ

Cơ quan hải quan (thuộc Tổng cục Hải quan) là đơn vị tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Tùy thuộc vào cửa khẩu nhập hàng, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại các Chi cục Hải quan như Chơn Thành, Cát Lái, hoặc cảng Hải Phòng.

Thời gian ủy thác nhập khẩu

Theo báo cáo của chúng tôi, thời gian ủy thác nhập khẩu trung bình kéo dài từ 3-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào:

Loại hàng hóa (hàng thông thường hay cần kiểm tra chuyên ngành).
Độ phức tạp của hồ sơ.
Hiệu quả phối hợp giữa các bên.
Nếu hàng hóa cần giấy phép, thời gian có thể kéo dài thêm 5-10 ngày.

Mẹo từ luật sư: Nộp hồ sơ sớm và kiểm tra kỹ chứng từ để tránh chậm trễ.

>>> Tải mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuẩn chỉnh để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu của bạn!

Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bao gồm những gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bao gồm:

Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại Mẫu số 01 Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC;
Tờ khai hải quan theo Mẫu HQ/2015/NK Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC với trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy;
Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương với trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;
Hóa đơn do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng với trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài;
Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức.
Bản khai hàng hóa thay cho vận đơn đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ;
Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu;
Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu, Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu:
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên;
Tờ khai trị giá;
Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy;
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu;
Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng.

Lưu ý: Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;
Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.

>>> Tải ngay mẫu hợp đồng chất lượng cao để bảo vệ quyền lợi của bạn trong giao dịch ủy thác nhập khẩu!

Rủi ro khi ủy thác xuất nhập khẩu không đúng cách

Các doanh nghiệp thường gặp phải những vấn đề cơ bản do thiếu hợp đồng, thỏa thuận chưa đầy đủ hoặc không phù hợp với luật pháp Việt Nam và quốc tế, cụ thể như sau:

Sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu theo thỏa thuận bằng miệng thay cho hợp đồng bằng văn bản (hoặc bằng các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương).
Các hợp đồng ủy thác được ký kết giữa những người không đủ năng lực theo luật định.
Trách nhiệm sửa đổi, biện pháp khắc phục hậu quả, thời gian và phương thức bồi thường không được nêu trong hợp đồng uỷ quyền.
Không có cơ chế giải quyết khi hàng hoá xuất/nhập khẩu gặp phải các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan.
Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên khi có tranh chấp phát sinh hoặc có liên quan đến hợp đồng và lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp.

Mẹo từ luật sư: Ký hợp đồng với điều khoản bảo mật để bảo vệ thông tin nhà cung cấp.

>>> Tải mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chất lượng để giảm thiểu rủi ro pháp lý ngay hôm nay!

Những lưu ý quan trọng khi ủy thác nhập khẩu

Các lỗi thường gặp trong hồ sơ công bố

Theo Tổng cục Hải quan (2024), các sai sót phổ biến bao gồm:

Thiếu chứng từ (hóa đơn thương mại, vận đơn).
Kê khai sai mã HS của hàng hóa.
Hợp đồng ủy thác không ghi rõ phí ủy thác nhập khẩu.

Mẹo từ luật sư: Luôn kiểm tra kỹ mã HS và lưu trữ đầy đủ chứng từ để tránh bị phạt.

>>> Để rút ngắn thời gian thực hiện và đảm bảo quy trình pháp lý chính xác, việc tham khảo mẫu hợp đồng chuẩn từ chuyên gia là vô cùng cần thiết. Tải ngay mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chất lượng cao để tối ưu hóa quy trình của bạn!

Câu hỏi thường gặp về ủy thác nhập khẩu

Ai chịu trách nhiệm nộp thuế nhập khẩu?
Bên nhận ủy thác nộp thuế thay, nhưng bên ủy thác chịu nghĩa vụ thuế cuối cùng.
Thời gian ủy thác nhập khẩu là bao lâu?
Trung bình từ 3-7 ngày, tùy thuộc vào loại hàng hóa và hồ sơ.
Làm thế nào để tra cứu kết quả đăng ký ủy thác nhập khẩu?
Sử dụng Cổng thông tin Hải quan với mã số tờ khai hoặc mã số thuế.

>>> Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả - Tải ngay mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chất lượng cao để bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp của bạn!

Kết luận

Ủy thác nhập khẩu là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Với sự hỗ trợ từ dịch vụ ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp như Luật Thiên Mã, bạn có thể yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tải mẫu hợp đồng chất lượng cao và liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!