Hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh là văn bản xác lập quyền sử dụng một phần hoặc toàn bộ khu vực đỗ xe có tích hợp hệ thống quản lý, kiểm soát phương tiện bằng công nghệ. Khác với hợp đồng thuê mặt bằng thông thường, loại hợp đồng này cần quy định đồng thời về diện tích, vị trí, số lượng chỗ đỗ, thời hạn thuê, giá thuê, hệ thống camera, nhận diện biển số, barrier tự động, phần mềm quản lý, điện năng, bảo trì và trách nhiệm đối với phương tiện. 

Mẫu Hợp Đồng dưới đây được xây dựng theo hướng thực tế, có thể sử dụng làm cơ sở tham khảo khi doanh nghiệp, chủ đầu tư, đơn vị vận hành hoặc tổ chức thuê bãi đỗ xe thông minh cần thiết lập quyền khai thác và quản lý khu vực đỗ xe.

Hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh là gì?

Hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh là thỏa thuận giữa bên có quyền cho thuê khu vực đỗ xe và bên thuê về việc sử dụng một phần hoặc toàn bộ bãi đỗ xe được trang bị hệ thống công nghệ quản lý phương tiện.

Bãi đỗ xe thông minh có thể bao gồm:

• Hệ thống camera giám sát;
• Camera nhận diện biển số;
• Barrier tự động;
• Máy đọc thẻ hoặc thiết bị nhận diện phương tiện;
• Phần mềm quản lý bãi xe;
• Hệ thống thanh toán điện tử;
• Bảng điện tử hiển thị số chỗ trống;
• Cảm biến phát hiện vị trí đỗ;
• Hệ thống kiểm soát ra vào;
• Hệ thống phòng cháy, chữa cháy và chiếu sáng.

Do có nhiều thiết bị và hệ thống công nghệ đi kèm, hợp đồng cần xác định rõ bên nào sở hữu thiết bị, bên nào vận hành và bên nào chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì.

Khi nào nên ký hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh?

Hợp đồng thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Chủ đầu tư cho doanh nghiệp vận hành thuê bãi xe;
• Trung tâm thương mại cho đơn vị khai thác bãi đỗ xe thuê khu vực;
• Tòa nhà văn phòng cho doanh nghiệp thuê khu vực đỗ xe;
• Khu đô thị cho đơn vị vận hành bãi xe thuê;
• Doanh nghiệp thuê bãi xe để phục vụ nhân viên;
• Đơn vị logistics thuê khu vực đỗ phương tiện;
• Đơn vị vận tải thuê bãi đỗ xe dài hạn;
• Doanh nghiệp thuê vị trí để triển khai hệ thống bãi đỗ xe thông minh.

Nếu bên thuê được phép đầu tư thêm camera, barrier, phần mềm hoặc thiết bị kiểm soát phương tiện thì nội dung đầu tư và quyền sở hữu thiết bị cần được quy định ngay trong hợp đồng.

Đối tượng và phạm vi thuê

Hợp đồng cần xác định cụ thể:

• Địa chỉ bãi đỗ xe;
• Diện tích;
• Vị trí trên tổng mặt bằng;
• Số lượng chỗ đỗ;
• Loại phương tiện được phép đỗ;
• Khu vực dành cho xe máy, ô tô hoặc phương tiện khác;
• Khu vực kỹ thuật;
• Lối ra vào;
• Khu vực đặt thiết bị công nghệ.

Có thể đính kèm sơ đồ mặt bằng để hạn chế tranh chấp về phạm vi sử dụng.

Hệ thống công nghệ trong bãi đỗ xe

Đây là nội dung đặc thù của Hợp Đồng Cho Thuê Bãi Đỗ Xe Thông Minh.

Các bên nên lập danh mục thiết bị bàn giao, ví dụ:

Danh mục này nên được lập thành phụ lục và cập nhật khi có thay đổi.

Quản lý dữ liệu phương tiện và camera

Bãi đỗ xe thông minh có thể thu thập thông tin liên quan đến phương tiện và người sử dụng như hình ảnh camera, biển số xe, thời gian ra vào và lịch sử giao dịch.

Do đó, hợp đồng nên quy định:

• Mục đích thu thập và sử dụng dữ liệu;
• Bên được quyền truy cập;
• Cách thức phân quyền tài khoản;
• Thời gian lưu trữ dữ liệu;
• Biện pháp bảo mật;
• Trách nhiệm khi xảy ra sự cố dữ liệu;
• Quy trình bàn giao hoặc xóa dữ liệu khi hợp đồng chấm dứt.

Nếu có hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, các bên cần rà soát thêm nghĩa vụ theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Giá thuê và các chi phí liên quan

Giá thuê có thể được xác định:

• Theo tháng;
• Theo năm;
• Theo diện tích;
• Theo số lượng chỗ đỗ;
• Theo doanh thu khai thác;
• Hoặc kết hợp tiền thuê cố định và doanh thu chia sẻ.

Hợp đồng cần quy định thêm về:

• Tiền đặt cọc;
• Thời điểm thanh toán;
• Thuế và hóa đơn;
• Tiền điện;
• Chi phí internet;
• Chi phí bảo trì;
• Chi phí sửa chữa thiết bị;
• Phí quản lý;
• Các khoản phát sinh khác.

Trách nhiệm đối với phương tiện

Cần phân biệt cho thuê khu vực đỗ xe với dịch vụ trông giữ tài sản, phương tiện.

Nếu bên thuê chỉ được sử dụng mặt bằng để tự tổ chức khai thác, hợp đồng cần quy định rõ phạm vi trách nhiệm của từng bên.

Nếu bên thuê trực tiếp cung cấp dịch vụ trông giữ xe cho khách hàng, cần xây dựng thêm cơ chế xử lý:

• Mất xe;
• Hư hỏng xe;
• Mất phụ kiện;
• Cháy nổ;
• Ngập nước;
• Va chạm trong bãi;
• Vé hoặc dữ liệu ra vào bị lỗi;
• Camera không ghi nhận được sự kiện.

Bảo trì hệ thống bãi đỗ xe

Hợp đồng nên xác định rõ bên chịu trách nhiệm:

1. Bảo trì camera;
2. Bảo trì barrier;
3. Kiểm tra máy chủ;
4. Duy trì phần mềm;
5. Sửa chữa thiết bị;
6. Thay thế thiết bị hỏng;
7. Sao lưu dữ liệu;
8. Xử lý lỗi hệ thống.

Đối với hệ thống công nghệ quan trọng, nên quy định thời gian phản hồi và thời gian khắc phục sự cố.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Bên cho thuê thường cần:

• Giấy tờ pháp lý của tổ chức/cá nhân;
• Tài liệu chứng minh quyền cho thuê;
• Hồ sơ mặt bằng;
• Sơ đồ khu vực cho thuê;
• Danh mục thiết bị;
• Hồ sơ kỹ thuật nếu có;
• Quy định vận hành bãi xe.

Bên thuê nên chuẩn bị:

• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
• Thông tin người đại diện;
• Phương án khai thác;
• Danh sách phương tiện nếu có;
• Phương án vận hành;
• Phương án bảo đảm an toàn;
• Danh mục thiết bị dự kiến đầu tư.

Cách soạn hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh

Khi sử dụng Hệ thống Mẫu Hợp Đồng, nên thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Xác định chính xác quyền cho thuê và phạm vi mặt bằng.

Bước 2: Đo đạc, lập sơ đồ và xác định số lượng chỗ đỗ.

Bước 3: Kiểm kê toàn bộ thiết bị công nghệ hiện có.

Bước 4: Xác định mô hình khai thác: thuê mặt bằng, thuê bãi xe hoặc thuê kèm hệ thống công nghệ.

Bước 5: Thỏa thuận giá thuê, tiền đặt cọc và các khoản chi phí vận hành.

Bước 6: Phân định trách nhiệm đối với phương tiện và khách hàng.

Bước 7: Quy định quyền sở hữu đối với thiết bị do bên thuê đầu tư.

Bước 8: Bổ sung điều khoản về dữ liệu, camera và an toàn thông tin.

Bước 9: Kiểm tra điều kiện pháp lý, phòng cháy chữa cháy, an toàn và các yêu cầu chuyên ngành liên quan trước khi đưa bãi xe vào vận hành.

Mẫu hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CHO THUÊ BÃI ĐỖ XE THÔNG MINH

Số: ……/HĐT-BDX

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………, chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ – BÊN A

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp/CCCD: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………

BÊN THUÊ – BÊN B

Tên doanh nghiệp/tổ chức: ……………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng và phạm vi thuê

1. Bên A cho Bên B thuê khu vực bãi đỗ xe tại:

…………………………………………………………………………………

2. Diện tích: …………… m².
3. Số lượng chỗ đỗ dự kiến: …………… vị trí.
4. Loại phương tiện được phép đỗ: …………………………………………
5. Phạm vi thuê được xác định theo sơ đồ tại Phụ lục …… của hợp đồng.
6. Bên B chỉ được sử dụng khu vực thuê cho mục đích ……………………

Điều 2. Thời hạn thuê

Thời hạn thuê là ………… kể từ ngày ……/……/……

Ngày bàn giao: ……/……/……

Ngày hết hạn: ……/……/……

Việc gia hạn được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên.

Điều 3. Hiện trạng và bàn giao bãi đỗ xe

Bên A bàn giao cho Bên B:

• Mặt bằng bãi đỗ xe;
• Lối ra vào;
• Hệ thống điện;
• Hệ thống chiếu sáng;
• Hệ thống camera;
• Barrier;
• Thiết bị kiểm soát;
• Các thiết bị khác theo biên bản bàn giao.

Hai bên lập biên bản bàn giao ghi nhận hiện trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.

Điều 4. Hệ thống bãi đỗ xe thông minh

Hệ thống công nghệ gồm:

1. Camera nhận diện biển số: ……………;
2. Barrier tự động: ……………;
3. Camera giám sát: ……………;
4. Thiết bị kiểm soát ra vào: ……………;
5. Phần mềm quản lý: ……………;
6. Cảm biến vị trí đỗ: ……………;
7. Thiết bị thanh toán: ……………;
8. Thiết bị khác: …………….

Danh mục chi tiết được quy định tại Phụ lục của hợp đồng.

Điều 5. Quyền sở hữu thiết bị

Các thiết bị có sẵn thuộc quyền sở hữu của Bên A, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.

Thiết bị do Bên B đầu tư trong thời gian thuê thuộc quyền sở hữu của ………………… và được xử lý khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận tại Điều … của hợp đồng.

Bên B không được tự ý tháo dỡ hoặc di chuyển thiết bị thuộc sở hữu của Bên A.

Điều 6. Giá thuê

Giá thuê bãi đỗ xe:

………………… đồng/tháng.

Giá trên:

[ ] Đã bao gồm thuế.
[ ] Chưa bao gồm thuế.

Chi phí điện, nước, internet và các chi phí vận hành khác do …………… chịu.

Điều 7. Tiền đặt cọc

Bên B đặt cọc cho Bên A số tiền:

………………… đồng.

Tiền đặt cọc được hoàn trả sau khi hai bên hoàn tất nghĩa vụ bàn giao và thanh toán khi hợp đồng chấm dứt, sau khi khấu trừ các khoản mà Bên B có nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.

Điều 8. Phương thức thanh toán

Bên B thanh toán tiền thuê vào ngày …… hàng tháng.

Hình thức thanh toán:

[ ] Chuyển khoản
[ ] Tiền mặt
[ ] Hình thức khác: …………………

Thông tin tài khoản:

Chủ tài khoản: …………………………………
Số tài khoản: ……………………………………
Ngân hàng: ………………………………………

Điều 9. Vận hành bãi đỗ xe

Bên B chịu trách nhiệm tổ chức vận hành bãi đỗ xe trong phạm vi thuê.

Bên B phải bảo đảm:

• Phương tiện được bố trí đúng khu vực;
• Lối thoát hiểm không bị cản trở;
• Thiết bị được sử dụng đúng hướng dẫn;
• Hệ thống kiểm soát được vận hành an toàn;
• Nhân viên vận hành được đào tạo phù hợp;
• Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Điều 10. Trách nhiệm đối với phương tiện

Bên B chịu trách nhiệm đối với phương tiện trong phạm vi dịch vụ do Bên B trực tiếp cung cấp và theo phạm vi trách nhiệm được pháp luật quy định.

Các trường hợp mất mát, hư hỏng, va chạm hoặc sự cố phải được lập biên bản xác nhận và xử lý theo nguyên nhân, lỗi của các bên và quy định pháp luật.

Điều 11. Camera và dữ liệu

Bên B được sử dụng hệ thống camera và dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý bãi xe trong phạm vi được phép.

Các bên có trách nhiệm:

• Kiểm soát quyền truy cập;
• Bảo mật tài khoản;
• Không tự ý cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba;
• Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép;
• Thực hiện lưu trữ, khai thác và xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.

Điều 12. Bảo trì và sửa chữa

Bên chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống:

…………………………………………………………………………………

Đối với sự cố phát sinh do lỗi thiết bị, hai bên xác định trách nhiệm sửa chữa căn cứ vào nguồn gốc thiết bị và nguyên nhân sự cố.

Điều 13. Điện, nước và hạ tầng kỹ thuật

Chi phí điện: …………………………………
Chi phí nước: …………………………………
Chi phí internet: ………………………………
Chi phí khác: …………………………………

Bên sử dụng có trách nhiệm sử dụng đúng công suất và không tự ý thay đổi hệ thống kỹ thuật của bãi xe.

Điều 14. An toàn và phòng cháy chữa cháy

Bên B có trách nhiệm tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn điện, an toàn phương tiện và các quy định vận hành có liên quan.

Không được lưu giữ hàng hóa, nhiên liệu hoặc vật chất có nguy cơ gây cháy nổ trái quy định trong khu vực bãi xe.

Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Bên A có quyền:

• Nhận tiền thuê đúng hạn;
• Kiểm tra tình trạng sử dụng bãi;
• Yêu cầu Bên B khắc phục hành vi sử dụng sai mục đích;
• Yêu cầu bảo vệ tài sản và hạ tầng thuộc quyền sở hữu của Bên A.

Bên A có nghĩa vụ:

• Bàn giao mặt bằng đúng thỏa thuận;
• Bảo đảm quyền sử dụng hợp pháp của Bên B trong thời hạn thuê;
• Thực hiện trách nhiệm bảo trì thuộc phạm vi của mình;
• Phối hợp xử lý các sự cố liên quan đến hạ tầng do Bên A quản lý.

Điều 16. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Bên B có quyền:

• Sử dụng khu vực thuê đúng mục đích;
• Tổ chức vận hành bãi xe trong phạm vi được thỏa thuận;
• Khai thác hệ thống thiết bị được bàn giao;
• Đề xuất sửa chữa, nâng cấp hệ thống.

Bên B có nghĩa vụ:

• Thanh toán tiền thuê đúng hạn;
• Bảo quản mặt bằng và thiết bị;
• Vận hành đúng quy trình;
• Không tự ý chuyển nhượng hoặc cho thuê lại;
• Tuân thủ quy định về an toàn và pháp luật liên quan.

Điều 17. Cho thuê lại và chuyển giao quyền thuê

Bên B không được cho thuê lại toàn bộ hoặc một phần khu vực thuê, chuyển giao hợp đồng hoặc chuyển quyền khai thác cho bên thứ ba nếu chưa được Bên A đồng ý bằng văn bản.

Điều 18. Xử lý vi phạm

Bên vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng phải khắc phục hậu quả và chịu trách nhiệm theo thỏa thuận của hai bên và quy định pháp luật.

Các khoản phạt, bồi thường nếu có được xác định căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và quy định pháp luật áp dụng.

Điều 19. Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp:

• Hết thời hạn thuê;
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt;
• Một bên chấm dứt theo quyền được pháp luật hoặc hợp đồng quy định;
• Bên B sử dụng sai mục đích và không khắc phục theo yêu cầu;
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Điều 20. Bàn giao khi chấm dứt hợp đồng

Khi hợp đồng chấm dứt, Bên B có trách nhiệm:

• Bàn giao lại mặt bằng;
• Bàn giao thiết bị thuộc sở hữu Bên A;
• Bàn giao tài khoản quản trị theo thỏa thuận;
• Thanh toán các khoản còn thiếu;
• Xử lý thiết bị do Bên B đầu tư;
• Bàn giao dữ liệu theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Hai bên lập biên bản thanh lý và bàn giao.

Điều 21. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng.

Trường hợp thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 22. Điều khoản chung

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung của hợp đồng.

Mọi sửa đổi, bổ sung phải được lập thành văn bản và có xác nhận hợp lệ của hai bên.

Hợp đồng được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ý kiến của Luật sư Nguyễn Văn Hùng

Đối với hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh, cần tránh chỉ mô tả đối tượng thuê bằng diện tích. Giá trị thực tế của hợp đồng còn nằm ở hệ thống thiết bị và quyền khai thác. Nếu không lập danh mục bàn giao, sau này rất dễ phát sinh tranh chấp về việc camera, barrier, phần mềm hay thiết bị kiểm soát thuộc quyền sở hữu và trách nhiệm sửa chữa của bên nào.

Đặc biệt, trường hợp bên thuê tự đầu tư hệ thống công nghệ thì hợp đồng nên quy định ngay từ đầu quyền sở hữu, quyền tháo dỡ, trách nhiệm hoàn trả mặt bằng và cách xử lý thiết bị khi hết thời hạn thuê.

Ý kiến của Luật sư Hà Thanh Trang

Bãi đỗ xe thông minh có thể phát sinh đồng thời quan hệ thuê tài sản, vận hành bãi xe và xử lý dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một mẫu hợp đồng thuê mặt bằng thông thường rồi bổ sung vài dòng về bãi đỗ xe. Cần phân định rõ trách nhiệm đối với phương tiện, dữ liệu camera, hệ thống công nghệ, an toàn và khách hàng sử dụng dịch vụ.

Hướng dẫn tải và sử dụng Mẫu Hợp Đồng

Để sử dụng mẫu hiệu quả:

Bước 1: Xác định quyền cho thuê và kiểm tra hồ sơ của khu vực bãi xe.

Bước 2: Xác định diện tích, số chỗ đỗ và lập sơ đồ mặt bằng.

Bước 3: Kiểm kê camera, barrier, phần mềm và các thiết bị hiện hữu.

Bước 4: Xác định bên chịu trách nhiệm vận hành, bảo trì và sửa chữa.

Bước 5: Điền giá thuê, tiền đặt cọc, phương thức thanh toán và chi phí vận hành.

Bước 6: Điều chỉnh điều khoản về dữ liệu, camera, phương tiện và trách nhiệm bồi thường.

Bước 7: Bổ sung phụ lục thiết bị, sơ đồ bãi xe và biên bản bàn giao nếu cần.

Bước 8: Rà soát các yêu cầu pháp lý liên quan trước khi ký và đưa bãi xe vào khai thác.

Kết luận

Hợp đồng cho thuê bãi đỗ xe thông minh cần được xây dựng chi tiết hơn hợp đồng thuê mặt bằng thông thường vì đối tượng thuê có thể bao gồm cả mặt bằng, hạ tầng kỹ thuật và hệ thống công nghệ. Các nội dung quan trọng nhất gồm phạm vi thuê, số chỗ đỗ, thời hạn, giá thuê, thiết bị, quyền vận hành, bảo trì, dữ liệu camera, trách nhiệm đối với phương tiện, an toàn, đầu tư bổ sung và bàn giao khi chấm dứt.

Việc sử dụng Hợp Đồng Mẫu có cấu trúc đầy đủ giúp các bên dễ dàng xác định quyền và nghĩa vụ ngay từ đầu, đồng thời tạo cơ sở để điều chỉnh theo mô hình bãi xe, quy mô đầu tư và phương thức khai thác thực tế.