Hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo là văn bản xác lập thỏa thuận giữa bên có quyền khai thác vị trí đặt bảng quảng cáo và bên có nhu cầu sử dụng vị trí này để giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc thương hiệu. Khác với hợp đồng thuê mặt bằng thông thường, hợp đồng cần làm rõ vị trí, kích thước bảng, thời hạn khai thác, giá thuê, điện năng, thi công, bảo trì, nội dung quảng cáo và trách nhiệm pháp lý khi quảng cáo được triển khai. Mẫu Hợp Đồng dưới đây được xây dựng theo hướng thực tế, giúp các bên xác định rõ quyền sử dụng vị trí quảng cáo và trách nhiệm trong quá trình lắp đặt, vận hành, thay đổi nội dung và tháo dỡ bảng.

Hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo là gì?

Hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo là thỏa thuận trong đó bên cho thuê cho phép bên thuê sử dụng một vị trí, kết cấu hoặc bảng quảng cáo thuộc quyền quản lý, khai thác của mình trong thời gian và phạm vi nhất định.

Đối tượng của hợp đồng có thể là:

• Bảng quảng cáo ngoài trời;
• Billboard;
• Pano quảng cáo;
• Màn hình LED;
• Bảng quảng cáo tại tòa nhà;
• Bảng quảng cáo tại trung tâm thương mại;
• Bảng quảng cáo trên hàng rào, mặt tiền;
• Bảng quảng cáo tại bãi đỗ xe;
• Vị trí đặt biển quảng cáo tại khu vực kinh doanh;
• Các hình thức bảng quảng cáo khác.

Cần xác định rõ hợp đồng cho thuê vị trí quảng cáo, kết cấu bảng hay cả vị trí và thiết bị quảng cáo, bởi mỗi trường hợp có cách phân chia trách nhiệm khác nhau.

Khi nào nên ký hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo?

Hợp đồng thường được sử dụng khi:

• Doanh nghiệp thuê vị trí đặt billboard;
• Chủ tòa nhà cho thuê vị trí đặt bảng quảng cáo;
• Trung tâm thương mại cho thuê không gian quảng cáo;
• Đơn vị quảng cáo thuê vị trí để khai thác lại;
• Doanh nghiệp thuê bảng LED để chạy chiến dịch;
• Chủ sở hữu công trình cho phép đặt bảng quảng cáo trên công trình;
• Đơn vị kinh doanh quảng cáo thuê vị trí trong thời gian dài.

Đối với chiến dịch có giá trị lớn hoặc thời hạn nhiều tháng, nên ký hợp đồng bằng văn bản và kèm sơ đồ, hình ảnh hiện trạng, thông số kỹ thuật của bảng.

Đối tượng thuê cần xác định như thế nào?

Hợp đồng nên ghi cụ thể:

• Địa chỉ;
• Vị trí;
• Tầng hoặc khu vực;
• Kích thước bảng;
• Diện tích hiển thị;
• Chiều cao;
• Hướng nhìn;
• Số mặt quảng cáo;
• Loại bảng;
• Kết cấu và thiết bị đi kèm;
• Thời gian được khai thác.

Ví dụ:

Vị trí quảng cáo tại mặt tiền phía … của công trình …, diện tích hiển thị … m², kích thước … m x … m, gồm … mặt, phục vụ quảng cáo sản phẩm/dịch vụ của Bên B.

Nếu vị trí khó mô tả bằng văn bản, nên đính kèm sơ đồ và hình ảnh.

Nội dung quảng cáo và trách nhiệm pháp lý

Bên thuê thường là bên cung cấp nội dung quảng cáo. Tuy nhiên, bên cho thuê cũng nên có quyền yêu cầu thay đổi hoặc tạm dừng nội dung nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc quy định của địa điểm.

Hợp đồng nên quy định:

• Bên nào chịu trách nhiệm về nội dung;
• Bên nào thiết kế;
• Ai duyệt maket;
• Thời điểm gửi nội dung;
• Quy trình thay đổi nội dung;
• Trách nhiệm khi nội dung bị yêu cầu tháo dỡ;
• Chi phí thay đổi hoặc in ấn;
• Trách nhiệm đối với khiếu nại của bên thứ ba.

Đối với quảng cáo sản phẩm thuộc ngành nghề có điều kiện, bên thuê cần tự chịu trách nhiệm về giấy tờ, nội dung và điều kiện quảng cáo thuộc phạm vi của mình.

Giấy phép và điều kiện triển khai

Trước khi ký, các bên cần xác định rõ trách nhiệm thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến bảng quảng cáo.

Không nên ghi chung chung “Bên B chịu trách nhiệm xin giấy phép” nếu chưa xác định thủ tục cụ thể nào thuộc trách nhiệm của bên nào.

Có thể quy định:

• Bên A cung cấp hồ sơ chứng minh quyền khai thác vị trí;
• Bên B cung cấp nội dung và hồ sơ sản phẩm;
• Bên … thực hiện thủ tục hành chính liên quan;
• Các chi phí phát sinh do … chịu.

Việc phân định rõ giúp hạn chế trường hợp bảng đã thuê nhưng không thể triển khai do thiếu điều kiện pháp lý hoặc điều kiện về địa điểm.

Giá thuê bảng quảng cáo

Giá thuê có thể tính:

• Theo tháng;
• Theo quý;
• Theo năm;
• Theo diện tích;
• Theo vị trí;
• Theo số mặt;
• Theo thời lượng hiển thị đối với màn hình điện tử;
• Theo chiến dịch.

Hợp đồng cần ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm các chi phí như:

• Thuế;
• Điện;
• In ấn;
• Thi công;
• Lắp đặt;
• Bảo trì;
• Vận chuyển;
• Tháo dỡ;
• Chi phí hành chính liên quan.

Lắp đặt và thi công

Nếu Bên B tự lắp đặt bảng hoặc thay đổi kết cấu, cần có quy định riêng.

Bên B phải tuân thủ:

• Thiết kế được chấp thuận;
• Quy định an toàn;
• Tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan;
• Yêu cầu của công trình;
• Quy định về điện;
• Phương án thi công.

Không được tự ý khoan, cắt, hàn, thay đổi kết cấu hoặc tác động đến công trình nếu chưa được phép.

Điện, chiếu sáng và màn hình LED

Nếu bảng quảng cáo có đèn hoặc màn hình điện tử, cần xác định:

• Công suất;
• Nguồn điện;
• Công tơ;
• Người thanh toán tiền điện;
• Thời gian bật/tắt;
• Trách nhiệm sửa chữa;
• Xử lý khi mất điện;
• Trách nhiệm khi thiết bị gây sự cố.

Đối với màn hình LED, nên quy định thêm thời lượng, tần suất hoặc khung giờ hiển thị nếu giá thuê phụ thuộc vào thời gian phát.

Bảo trì và sửa chữa

Bên chịu trách nhiệm bảo trì cần được ghi rõ.

Nội dung có thể bao gồm:

• Vệ sinh bảng;
• Kiểm tra khung;
• Kiểm tra hệ thống điện;
• Thay bóng đèn;
• Sửa màn hình LED;
• Kiểm tra hệ thống chống sét;
• Xử lý sự cố;
• Thay thế thiết bị.

Nếu bảng có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn công trình hoặc người đi đường, trách nhiệm xử lý sự cố cần được quy định chặt chẽ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Bên cho thuê

• Giấy tờ pháp lý;
• Tài liệu chứng minh quyền khai thác vị trí;
• Sơ đồ vị trí;
• Hình ảnh hiện trạng;
• Thông số kỹ thuật bảng;
• Hồ sơ thiết bị nếu có.

Bên thuê

• Hồ sơ pháp lý;
• Thông tin người đại diện;
• Nội dung quảng cáo;
• Maket thiết kế;
• Hồ sơ sản phẩm, dịch vụ;
• Tài liệu pháp lý liên quan đến nội dung quảng cáo;
• Kế hoạch triển khai.

Cách soạn hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo

Khi sử dụng Hệ thống Mẫu Hợp Đồng, nên thực hiện theo các bước:

Bước 1: Xác định quyền khai thác vị trí quảng cáo.

Bước 2: Xác định chính xác vị trí, kích thước và loại bảng.

Bước 3: Chụp ảnh, lập sơ đồ và ghi nhận hiện trạng.

Bước 4: Thống nhất thời hạn và giá thuê.

Bước 5: Phân định trách nhiệm về nội dung quảng cáo và thủ tục pháp lý.

Bước 6: Xác định bên chịu chi phí điện, thi công, bảo trì và tháo dỡ.

Bước 7: Quy định trách nhiệm khi bảng hư hỏng, đổ, cháy hoặc gây thiệt hại.

Bước 8: Thống nhất cách xử lý khi phải tạm dừng hoặc tháo dỡ quảng cáo.

Bước 9: Lập phụ lục vị trí, hình ảnh và thông số kỹ thuật nếu cần.

Mẫu hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CHO THUÊ BẢNG QUẢNG CÁO

Số: ……/HĐT-BQC

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………, chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ – BÊN A

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp/CCCD: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………

BÊN THUÊ – BÊN B

Tên doanh nghiệp/tổ chức: ……………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng thuê

Bên A đồng ý cho Bên B thuê vị trí/bảng quảng cáo tại:

…………………………………………………………………………………

Địa điểm: ………………………………………………………………………

Kích thước: …………… m x …………… m.

Diện tích hiển thị: …………… m².

Số mặt quảng cáo: …………… mặt.

Loại bảng: ………………………………………………………………………

Hiện trạng và thông số kỹ thuật được ghi nhận tại Phụ lục …… kèm theo hợp đồng.

Điều 2. Mục đích sử dụng

Bên B sử dụng bảng quảng cáo để quảng bá:

Tên doanh nghiệp/thương hiệu: ………………………………………………

Sản phẩm/dịch vụ: ……………………………………………………………

Chiến dịch: ……………………………………………………………………

Bên B không được sử dụng bảng cho mục đích khác nếu chưa được Bên A đồng ý và đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan.

Điều 3. Thời hạn thuê

Thời hạn thuê: …………… tháng/năm.

Từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

Thời điểm bàn giao vị trí: ……/……/……

Việc gia hạn phải được hai bên thống nhất bằng văn bản.

Điều 4. Giá thuê

Giá thuê:

…………………… đồng/tháng.

Tổng giá trị hợp đồng dự kiến:

…………………… đồng.

Giá thuê:

[ ] Đã bao gồm thuế.
[ ] Chưa bao gồm thuế.

Chi phí điện: …………………………………
Chi phí thi công: ……………………………
Chi phí bảo trì: ………………………………
Chi phí tháo dỡ: ………………………………

Điều 5. Tiền đặt cọc

Bên B đặt cọc cho Bên A:

…………………… đồng.

Tiền đặt cọc được xử lý khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận và sau khi hai bên hoàn tất nghĩa vụ.

Điều 6. Phương thức thanh toán

Bên B thanh toán tiền thuê theo:

[ ] Hàng tháng
[ ] Hàng quý
[ ] 6 tháng/lần
[ ] Hàng năm
[ ] Khác: …………………………

Thời hạn thanh toán: …………………………………………………………

Điều 7. Nội dung quảng cáo

Bên B chịu trách nhiệm về nội dung quảng cáo do mình cung cấp và bảo đảm nội dung được sử dụng phù hợp với quy định pháp luật.

Bên B gửi maket cho Bên A trước khi triển khai:

………… ngày.

Bên A có quyền yêu cầu điều chỉnh nội dung nếu nội dung ảnh hưởng đến công trình, trái thỏa thuận hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Điều 8. Thiết kế và sản xuất bảng

Bên chịu trách nhiệm thiết kế:

…………………………………………………………………………………

Bên chịu trách nhiệm in ấn/sản xuất:

…………………………………………………………………………………

Chi phí do:

…………………………………………………………………………………

Điều 9. Lắp đặt và thi công

Bên ……… chịu trách nhiệm tổ chức lắp đặt bảng quảng cáo.

Việc thi công phải bảo đảm an toàn, không làm ảnh hưởng đến kết cấu công trình và tài sản của bên còn lại.

Bên B không được tự ý thay đổi kích thước, kết cấu hoặc vị trí bảng khi chưa được Bên A đồng ý.

Điều 10. Hệ thống điện và chiếu sáng

Nguồn điện sử dụng: ………………………………………

Công suất dự kiến: …………………………………………

Chi phí điện do: ……………………………………………

Thời gian vận hành chiếu sáng:

Từ …… giờ đến …… giờ hàng ngày.

Bên chịu trách nhiệm sửa chữa hệ thống điện:

…………………………………………………………………………………

Điều 11. Bảo trì và sửa chữa

Bên ……… chịu trách nhiệm bảo trì bảng quảng cáo.

Việc bảo trì bao gồm:

• Kiểm tra kết cấu;
• Kiểm tra hệ thống điện;
• Vệ sinh;
• Thay thế thiết bị;
• Khắc phục sự cố;
• Các công việc cần thiết khác.

Điều 12. An toàn

Bên chịu trách nhiệm quản lý bảng phải thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn đối với người, tài sản và công trình.

Khi phát hiện nguy cơ mất an toàn, bên phát hiện phải thông báo ngay cho bên còn lại và phối hợp xử lý.

Điều 13. Thủ tục pháp lý liên quan đến quảng cáo

Các bên phân định trách nhiệm thực hiện thủ tục:

Bên A: …………………………………………………………………………

Bên B: …………………………………………………………………………

Mỗi bên có trách nhiệm cung cấp hồ sơ thuộc phạm vi của mình để phục vụ việc triển khai hợp pháp bảng quảng cáo.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Bên A có quyền:

• Nhận tiền thuê;
• Kiểm tra việc sử dụng vị trí;
• Yêu cầu Bên B sử dụng đúng mục đích;
• Yêu cầu khắc phục hành vi gây ảnh hưởng đến công trình.

Bên A có nghĩa vụ:

• Bàn giao vị trí đúng thỏa thuận;
• Bảo đảm quyền khai thác của Bên B trong thời hạn thuê;
• Phối hợp xử lý vấn đề thuộc phạm vi của mình.

Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Bên B có quyền sử dụng vị trí quảng cáo trong phạm vi hợp đồng.

Bên B có nghĩa vụ:

• Thanh toán đúng hạn;
• Sử dụng đúng vị trí;
• Tuân thủ quy định về nội dung quảng cáo;
• Bảo đảm an toàn trong quá trình thi công;
• Không tự ý thay đổi kết cấu;
• Khắc phục thiệt hại do lỗi của mình.

Điều 16. Thay đổi nội dung quảng cáo

Bên B được thay đổi nội dung quảng cáo:

[ ] Không giới hạn
[ ] Theo số lần: ……………
[ ] Theo thỏa thuận từng lần.

Chi phí thay đổi nội dung do:

…………………………………………………………………………………

Điều 17. Tạm dừng khai thác

Trong trường hợp cần sửa chữa công trình, xử lý sự cố, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc sự kiện bất khả kháng, việc tạm dừng khai thác được thực hiện theo tình hình thực tế và thỏa thuận của hai bên.

Việc điều chỉnh tiền thuê trong thời gian tạm dừng:

…………………………………………………………………………………

Điều 18. Vi phạm hợp đồng

Bên vi phạm nghĩa vụ phải khắc phục hậu quả và chịu trách nhiệm theo thỏa thuận của hai bên và quy định pháp luật.

Trường hợp chậm thanh toán, Bên B phải chịu:

…………………………………………………………………………………

Điều 19. Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng chấm dứt khi:

• Hết thời hạn;
• Hai bên thỏa thuận;
• Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ;
• Vị trí không còn đủ điều kiện khai thác theo quy định;
• Các trường hợp khác theo pháp luật.

Điều 20. Tháo dỡ và hoàn trả vị trí

Khi hợp đồng chấm dứt, Bên ……… chịu trách nhiệm tháo dỡ bảng.

Bên B phải hoàn trả vị trí trong tình trạng:

…………………………………………………………………………………

Mọi hư hỏng do quá trình lắp đặt, vận hành hoặc tháo dỡ do bên gây ra chịu trách nhiệm khắc phục.

Điều 21. Bồi thường thiệt hại

Bên gây thiệt hại cho người, tài sản hoặc công trình do lỗi của mình phải chịu trách nhiệm bồi thường theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Điều 22. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng.

Nếu thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 23. Điều khoản chung

Mọi sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải được lập thành văn bản.

Các phụ lục, biên bản bàn giao và tài liệu được hai bên ký xác nhận là bộ phận của hợp đồng.

Hợp đồng được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ý kiến của Luật sư Hà Thanh Trang

Khi ký hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo, doanh nghiệp cần kiểm tra trước quyền khai thác vị trí của bên cho thuê. Việc một bên đang quản lý một tòa nhà, mặt bằng hoặc công trình không mặc nhiên có nghĩa là bên đó có toàn bộ quyền khai thác quảng cáo tại vị trí đó. Hợp đồng nên kèm theo tài liệu xác định quyền khai thác và mô tả chính xác vị trí.

Ngoài ra, trách nhiệm về nội dung quảng cáo và trách nhiệm về vị trí, kết cấu bảng nên được tách riêng để xác định rõ lỗi thuộc về bên nào khi có sự cố.

Ý kiến của Luật sư Đỗ Bá Thích

Đối với bảng quảng cáo ngoài trời hoặc bảng có kích thước lớn, điều khoản về an toàn, thi công, bảo trì và tháo dỡ cần được chú trọng. Một sự cố về kết cấu có thể gây thiệt hại cho người và tài sản lớn hơn rất nhiều giá trị tiền thuê. Vì vậy, các bên nên xác định rõ người chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo trì và xử lý khi phát hiện nguy cơ mất an toàn.

Hướng dẫn tải và sử dụng Mẫu Hợp Đồng

Bước 1: Xác định chính xác vị trí và quyền khai thác bảng quảng cáo.

Bước 2: Ghi nhận kích thước, diện tích, số mặt và loại bảng.

Bước 3: Đính kèm sơ đồ, hình ảnh hiện trạng nếu cần.

Bước 4: Điền thời hạn thuê, giá thuê và phương thức thanh toán.

Bước 5: Xác định trách nhiệm về nội dung, thiết kế và thủ tục pháp lý.

Bước 6: Quy định chi phí điện, thi công, bảo trì và tháo dỡ.

Bước 7: Thỏa thuận cách xử lý khi bảng phải tạm dừng hoặc tháo dỡ.

Bước 8: Rà soát trách nhiệm đối với thiệt hại về người, tài sản và công trình.

Bước 9: Ký hợp đồng cùng phụ lục vị trí, thông số kỹ thuật và biên bản bàn giao nếu có.

Kết luận

Hợp đồng cho thuê bảng quảng cáo không nên chỉ ghi nhận diện tích và giá thuê mà cần xác định đầy đủ quyền khai thác vị trí, thông số bảng, thời hạn, nội dung quảng cáo, thủ tục pháp lý, thi công, điện, bảo trì, an toàn và tháo dỡ.

Một Hợp Đồng Mẫu được xây dựng đầy đủ giúp bên cho thuê kiểm soát việc khai thác tài sản, đồng thời giúp bên thuê có cơ sở sử dụng vị trí quảng cáo ổn định trong suốt thời hạn chiến dịch và hạn chế tranh chấp khi phát sinh sự cố.