Hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (song ngữ)

Hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (song ngữ) là văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp xuất khẩu và đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ hồ sơ xuất xứ hàng hóa, trong đó quy định rõ phạm vi công việc, hồ sơ C/O, trách nhiệm chuẩn bị chứng từ, kiểm tra tiêu chí xuất xứ, khai hồ sơ, theo dõi xử lý, bàn giao kết quả và chi phí dịch vụ. Hợp đồng song ngữ thường được sử dụng khi một bên là doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp FDI hoặc đối tác quốc tế.

Hoạt động cấp C/O hiện được thực hiện theo hệ thống quy định về xuất xứ hàng hóa và quy định riêng của từng hiệp định thương mại. Thông tư 40/2025/TT-BCT quy định về cấp C/O và chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa xuất khẩu; văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Bộ Công Thương đã công bố Văn bản hợp nhất 48/VBHN-BCT ngày 04/06/2026 về nội dung này.

Vì vậy, hợp đồng dịch vụ không nên ghi theo hướng bên cung cấp “cam kết chắc chắn được cấp C/O”. Việc cấp chứng nhận vẫn phụ thuộc vào hồ sơ, quy tắc xuất xứ áp dụng, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền và kết quả kiểm tra hồ sơ.

Hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa là gì?

Hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa là thỏa thuận trong đó một bên thuê bên còn lại thực hiện hoặc hỗ trợ thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Các công việc có thể bao gồm:

• Tư vấn loại C/O phù hợp;
• Kiểm tra thông tin hàng hóa;
• Kiểm tra tiêu chí xuất xứ;
• Kiểm tra chứng từ nguyên liệu;
• Kiểm tra quy trình sản xuất;
• Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp C/O;
• Khai báo hồ sơ trên hệ thống điện tử;
• Theo dõi tình trạng xử lý;
• Bổ sung chứng từ theo yêu cầu;
• Nhận và bàn giao C/O;
• Hỗ trợ xử lý trường hợp C/O bị từ chối, yêu cầu bổ sung hoặc cần cấp lại.

Cần phân biệt dịch vụ hỗ trợ chứng nhận xuất xứ với hoạt động cấp C/O. Đơn vị dịch vụ không tự mình tạo ra giá trị pháp lý của C/O nếu không phải là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp chứng nhận.

Thông tư 40/2025/TT-BCT quy định Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương và các tổ chức được giao nhiệm vụ ở cấp tỉnh thực hiện việc cấp C/O theo phạm vi được quy định.

Khi nào nên sử dụng hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa?

Doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên

Doanh nghiệp có nhiều lô hàng xuất khẩu có thể thuê đơn vị chuyên môn xử lý hồ sơ C/O theo tháng hoặc theo từng lô.

Hợp đồng nên quy định rõ số lượng hồ sơ dự kiến, loại C/O, thời gian tiếp nhận chứng từ và phí dịch vụ.

Doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp mới xuất khẩu thường gặp khó khăn trong việc xác định:

• Hàng hóa có đáp ứng quy tắc xuất xứ hay không;
• C/O nào cần sử dụng;
• Hồ sơ chứng minh xuất xứ gồm những gì;
• Chứng từ nguyên liệu cần chuẩn bị;
• Cách khai báo và bổ sung hồ sơ.

Khi đó, hợp đồng dịch vụ giúp phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị tư vấn/hỗ trợ.

Doanh nghiệp FDI và giao dịch quốc tế

Hợp đồng song ngữ phù hợp khi doanh nghiệp Việt Nam làm việc với công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài và cần quy định công việc bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

Hồ sơ C/O theo FTA

Mỗi hiệp định thương mại có thể có quy tắc xuất xứ và cơ chế chứng nhận riêng. Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương hiện có các thủ tục C/O khác nhau, bao gồm C/O mẫu D, AK, EUR.1 và nhiều loại khác.

Do đó, không nên sử dụng một mẫu C/O hoặc một quy trình hồ sơ cho tất cả thị trường.

Nội dung quan trọng trong hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Xác định chính xác loại C/O

Hợp đồng nên ghi rõ:

• C/O không ưu đãi;
• C/O ưu đãi;
• C/O theo FTA cụ thể;
• C/O cấp sau;
• C/O cấp lại;
• C/O giáp lưng;
• Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương hiện phân loại riêng nhiều thủ tục C/O và các hình thức chứng nhận khác nhau.

Phạm vi công việc

Có thể chia thành các giai đoạn:

Giai đoạn 1: Kiểm tra điều kiện

Đơn vị dịch vụ tiếp nhận thông tin về sản phẩm, nguyên liệu, quy trình sản xuất và thị trường xuất khẩu.

Giai đoạn 2: Kiểm tra hồ sơ

Đối chiếu hóa đơn, packing list, tờ khai hải quan, định mức, bảng kê nguyên liệu và chứng từ liên quan.

Giai đoạn 3: Chuẩn bị hồ sơ C/O

Soạn hoặc hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện các tài liệu theo quy định.

Giai đoạn 4: Khai báo và nộp hồ sơ

Thực hiện trên hệ thống hoặc phương thức được cơ quan có thẩm quyền áp dụng.

Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương hiện hướng dẫn thương nhân khai báo hồ sơ và đính kèm hồ sơ đề nghị cấp C/O trên hệ thống eCoSys hoặc thực hiện theo phương thức được quy định cho từng thủ tục.

Giai đoạn 5: Theo dõi và xử lý

Theo dõi kết quả, nhận yêu cầu bổ sung và phối hợp với doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

Giai đoạn 6: Bàn giao

Bàn giao C/O hoặc kết quả xử lý cùng các tài liệu liên quan.

Trách nhiệm của doanh nghiệp xuất khẩu

Doanh nghiệp thuê dịch vụ cần chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của thông tin cung cấp.

Các tài liệu thường cần chuẩn bị gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Hồ sơ thương nhân;
• Hợp đồng xuất khẩu;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• Tờ khai hải quan;
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải;
• Danh sách nguyên liệu;
• Hóa đơn mua nguyên liệu;
• Chứng từ chứng minh xuất xứ nguyên liệu;
• Định mức sản xuất;
• Quy trình sản xuất;
• Bảng kê khai xuất xứ;
• Các chứng từ khác theo loại C/O.

Không phải mọi loại C/O đều yêu cầu một bộ hồ sơ giống nhau. Vì vậy, hợp đồng nên ghi theo hướng “hồ sơ theo quy định áp dụng đối với loại C/O cụ thể” thay vì liệt kê một danh sách cố định cho mọi trường hợp.

Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ

Đơn vị cung cấp dịch vụ nên cam kết:

• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ;
• Thông báo tài liệu còn thiếu;
• Hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ;
• Thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền;
• Theo dõi quá trình xử lý;
• Thông báo kịp thời yêu cầu bổ sung;
• Bảo mật thông tin thương mại;
• Bàn giao kết quả;
• Không tự ý sử dụng hồ sơ của khách hàng cho mục đích khác.

Đặc biệt, đơn vị dịch vụ không nên cam kết kết quả theo kiểu “100% được cấp C/O” nếu kết quả phụ thuộc vào cơ quan hoặc tổ chức cấp chứng nhận.

Phí dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hợp đồng có thể tính phí theo:

• Từng bộ hồ sơ;
• Từng C/O;
• Từng lô hàng;
• Số lượng C/O mỗi tháng;
• Gói dịch vụ theo tháng;
• Gói dịch vụ theo năm.

Nên tách:

Phí dịch vụ: khoản doanh nghiệp trả cho đơn vị hỗ trợ.

Phí nhà nước/phí C/O và khoản chi hộ: khoản phải nộp cho cơ quan, tổ chức hoặc bên thứ ba nếu phát sinh.

Điều khoản này giúp tránh tình trạng sau khi ký hợp đồng mới phát sinh tranh chấp về khoản nào đã nằm trong giá dịch vụ.

Thời hạn thực hiện dịch vụ

Không nên chỉ ghi “hoàn thành trong thời gian sớm nhất”.

Có thể quy định:

• Bên B kiểm tra hồ sơ trong … giờ kể từ khi nhận đủ chứng từ;
• Hoàn thiện hồ sơ trong … ngày làm việc;
• Nộp hồ sơ ngay sau khi được Bên A xác nhận;
• Thông báo yêu cầu bổ sung trong … giờ kể từ khi nhận thông báo;
• Bàn giao kết quả ngay sau khi nhận được từ cơ quan/tổ chức cấp.

Thời gian xử lý thực tế có thể phụ thuộc vào việc hồ sơ đầy đủ hay chưa và quá trình kiểm tra của cơ quan cấp C/O.

Hợp đồng song ngữ Việt - Anh cần lưu ý gì?

Hợp đồng song ngữ nên quy định rõ ngôn ngữ ưu tiên khi có khác biệt.

Ví dụ:

“Trong trường hợp có sự khác nhau về cách hiểu giữa bản tiếng Việt và bản tiếng Anh, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.”

Hoặc nếu đối tác nước ngoài yêu cầu:

“In case of any discrepancy or inconsistency between the Vietnamese and English versions, the English version shall prevail.”

Không nên dịch máy các thuật ngữ như:

• Certificate of Origin;
• Preferential Certificate of Origin;
• Rules of Origin;
• Origin criteria;
• Self-certification of origin;
• Issuing authority;
• Exporter;
• Producer.

Các thuật ngữ phải được sử dụng thống nhất từ đầu đến cuối hợp đồng.

Cách soạn hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Bước 1: Xác định thị trường xuất khẩu

Xác định quốc gia/vùng lãnh thổ nhập khẩu để xác định cơ chế chứng nhận phù hợp.

Bước 2: Xác định loại C/O

Không chỉ ghi “C/O” mà cần ghi loại C/O hoặc hiệp định áp dụng nếu đã xác định.

Bước 3: Xác định phạm vi dịch vụ

Làm rõ bên dịch vụ chỉ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ hay trực tiếp thực hiện thủ tục theo ủy quyền.

Bước 4: Xác định trách nhiệm về chứng từ

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ gốc; đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm về phần công việc được thuê.

Bước 5: Xác định chi phí

Tách phí dịch vụ, phí C/O, phí chuyển phát và các khoản chi hộ.

Bước 6: Quy định trách nhiệm khi hồ sơ bị từ chối

Cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên thay vì mặc định mọi trường hợp bị từ chối đều là lỗi của đơn vị dịch vụ.

Bước 7: Quy định bảo mật

Hồ sơ xuất xứ có thể chứa dữ liệu về nhà cung cấp, giá nguyên liệu, định mức và quy trình sản xuất nên cần bảo mật chặt chẽ.

>>> Với hơn 500 hợp đồng dịch vụ mẫu được soạn chi tiết nội dung cho từng trường hợp. Để tránh mất thời gian công sức với bản sai lỗi và căn chỉnh chuẩn văn bản. Bạn có thể tìm mẫu cho mình, tải và sử dụng ngay nhé!

Mẫu hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa song ngữ Việt - Anh bản tham khảo mới nhất

Dưới đây là mẫu có thể sử dụng làm cơ sở chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Independence - Freedom - Happiness

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA

AGREEMENT ON CERTIFICATE OF ORIGIN SERVICES

Số/No.: ……/2026/HĐDV-C/O

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………, các bên gồm:

Today, on …………………, at …………………, the Parties are:

BÊN A: KHÁCH HÀNG / PARTY A: CLIENT

Tên doanh nghiệp / Company name: ……………………………
Địa chỉ / Address: …………………………………………
Mã số doanh nghiệp / Business registration No.: ………………
Đại diện / Representative: …………………………………
Chức vụ / Position: …………………………………………
Điện thoại / Tel.: …………………………………………
Email: ………………………………………………………

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ / PARTY B: SERVICE PROVIDER

Tên doanh nghiệp / Company name: ……………………………
Địa chỉ / Address: …………………………………………
Mã số doanh nghiệp / Business registration No.: ………………
Đại diện / Representative: …………………………………
Chức vụ / Position: …………………………………………
Điện thoại / Tel.: …………………………………………
Email: ………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng với các điều khoản sau:

The Parties agree to enter into this Agreement under the following terms and conditions:

Điều 1. Đối tượng hợp đồng / Article 1. Scope of Services

1. Bên B cung cấp dịch vụ hỗ trợ Bên A thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Party B shall provide Party A with services relating to the preparation and processing of documents for the Certificate of Origin.

2. Loại C/O dự kiến: ………………………………………

Type of C/O: …………………………………………

3. Thị trường xuất khẩu: …………………………………

Export market: ………………………………………

4. Hàng hóa: ……………………………………………

Goods/products: ………………………………………

Điều 2. Phạm vi dịch vụ / Article 2. Scope of Work

Bên B thực hiện:

Party B shall:

1. Tiếp nhận và kiểm tra thông tin hàng hóa.

Receive and review product information.

2. Kiểm tra hồ sơ xuất xứ do Bên A cung cấp.

Review origin-related documents provided by Party A.

3. Hướng dẫn Bên A bổ sung hồ sơ cần thiết.

Guide Party A in preparing additional documents.

4. Chuẩn bị hồ sơ C/O trong phạm vi dịch vụ.

Prepare the C/O application dossier within the agreed scope.

5. Thực hiện khai báo/nộp hồ sơ theo ủy quyền và quy định áp dụng.

Submit or declare the application under the authorization of Party A and applicable regulations.

6. Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.

Follow up on the application process.

7. Thông báo cho Bên A khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Notify Party A of any request for amendment or supplementation.

8. Nhận và bàn giao kết quả cho Bên A.

Receive and deliver the result to Party A.

Điều 3. Hồ sơ do Bên A cung cấp / Article 3. Documents Provided by Party A

Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và hợp pháp các tài liệu cần thiết, bao gồm:

Party A shall provide complete, accurate and lawful documents, including:

• Hợp đồng xuất khẩu / Export contract;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• Tờ khai hải quan / Customs declaration;
• Chứng từ vận tải / Transport documents;
• Hồ sơ nguyên liệu / Material documents;
• Chứng từ chứng minh xuất xứ / Origin supporting documents;
• Định mức sản xuất / Production norms;
• Quy trình sản xuất / Manufacturing process;
• Các tài liệu khác theo yêu cầu / Other documents as required.

Bên A chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của các thông tin, chứng từ do mình cung cấp.

Party A shall be responsible for the truthfulness and accuracy of all information and documents provided by it.

Điều 4. Kiểm tra tiêu chí xuất xứ / Article 4. Origin Criteria Review

1. Bên B hỗ trợ kiểm tra tiêu chí xuất xứ áp dụng đối với hàng hóa trong phạm vi thông tin và hồ sơ được Bên A cung cấp.

Party B shall assist in reviewing the applicable origin criteria based on the information and documents provided by Party A.

2. Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở để xác định xuất xứ, Bên B phải thông báo cho Bên A.

Where the documents are insufficient to establish origin, Party B shall notify Party A.

3. Bên B không chịu trách nhiệm đối với thông tin sai lệch hoặc chứng từ không hợp pháp do Bên A cung cấp.

Party B shall not be liable for inaccurate information or unlawful documents provided by Party A.

Điều 5. Thời hạn thực hiện / Article 5. Service Timeline

1. Bên B kiểm tra hồ sơ trong vòng ……… giờ/ngày làm việc kể từ khi nhận đủ tài liệu.

Party B shall review the dossier within ……… hours/business days after receiving all required documents.

2. Việc nộp hồ sơ được thực hiện sau khi Bên A xác nhận hồ sơ.

The application shall be submitted after Party A confirms the dossier.

3. Thời gian cơ quan/tổ chức có thẩm quyền xử lý C/O không được tính là thời gian thực hiện nội bộ của Bên B.

The processing time of the competent authority/organization shall not be deemed Party B's internal service processing time.

Điều 6. Phí dịch vụ / Article 6. Service Fees

1. Phí dịch vụ: …………………… đồng/C/O.

Service fee: …………………… VND/C/O.

2. Phí C/O hoặc các khoản phí phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền: …………………

C/O fees or other fees payable to competent authorities: …………………

3. Chi phí chuyển phát, dịch thuật, công chứng hoặc chi phí khác: …………………

Courier, translation, notarization or other expenses: …………………

4. Thuế giá trị gia tăng: …………………

VAT: …………………

Điều 7. Thanh toán / Article 7. Payment

Bên A thanh toán cho Bên B:

Party A shall pay Party B:

• Đợt 1 / First payment: …………………
• Đợt 2 / Second payment: …………………
• Phần còn lại / Balance: …………………

Phương thức thanh toán / Payment method: chuyển khoản ngân hàng/bank transfer.

Điều 8. Trách nhiệm của Bên A / Article 8. Responsibilities of Party A

Bên A có trách nhiệm:

Party A shall:

1. Cung cấp thông tin và chứng từ chính xác.

Provide accurate information and documents.

2. Phối hợp xử lý yêu cầu bổ sung.

Cooperate in responding to requests for supplementation.

3. Thanh toán đúng hạn.

Make payments on time.

4. Chịu trách nhiệm về nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa, nguyên liệu và chứng từ do mình cung cấp.

Be responsible for the origin and legality of its goods, materials and supporting documents.

Điều 9. Trách nhiệm của Bên B / Article 9. Responsibilities of Party B

Bên B có trách nhiệm:

Party B shall:

1. Thực hiện công việc đúng phạm vi hợp đồng.

Perform the services within the agreed scope.

2. Bảo mật thông tin của Bên A.

Keep Party A's information confidential.

3. Thông báo kịp thời các yêu cầu bổ sung.

Promptly notify Party A of supplementation requests.

4. Bàn giao kết quả sau khi nhận được từ cơ quan/tổ chức có thẩm quyền.

Deliver the result after receiving it from the competent authority/organization.

5. Không tự ý thay đổi thông tin hồ sơ do Bên A cung cấp.

Not alter the information provided by Party A without authorization.

Điều 10. Không cam kết kết quả cấp C/O / Article 10. No Guarantee of Issuance

1. Bên B thực hiện dịch vụ với sự cẩn trọng nghề nghiệp và trong phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Party B shall perform the services with due professional care within the agreed scope.

2. Bên B không cam kết chắc chắn rằng cơ quan/tổ chức có thẩm quyền sẽ cấp C/O.

Party B does not guarantee that the competent authority/organization will issue the C/O.

3. Trường hợp hồ sơ bị từ chối do nguyên nhân thuộc về chứng từ, thông tin hoặc điều kiện xuất xứ của hàng hóa, các bên phối hợp xác định hướng xử lý.

Where the application is rejected due to documents, information or origin conditions relating to the goods, the Parties shall cooperate to determine the appropriate solution.

Điều 11. Bảo mật thông tin / Article 11. Confidentiality

Các bên cam kết bảo mật thông tin thương mại, khách hàng, nhà cung cấp, giá mua, định mức, quy trình sản xuất và hồ sơ xuất xứ nhận được trong quá trình thực hiện Hợp đồng.

The Parties shall keep confidential all commercial information, customer and supplier information, purchase prices, production norms, manufacturing processes and origin documents obtained during the performance of this Agreement.

Điều 12. Xử lý hồ sơ bị yêu cầu bổ sung / Article 12. Additional Documents

Khi cơ quan/tổ chức có thẩm quyền yêu cầu bổ sung hồ sơ, Bên B thông báo cho Bên A và Bên A có trách nhiệm cung cấp tài liệu cần thiết trong thời hạn phù hợp.

Where the competent authority/organization requests additional documents, Party B shall notify Party A, and Party A shall provide the required documents within a reasonable period.

Điều 13. Cấp lại hoặc sửa đổi C/O / Article 13. Reissuance or Amendment

Trường hợp cần cấp lại, sửa đổi hoặc xử lý C/O do sai sót, các bên xác định nguyên nhân và thống nhất chi phí, trách nhiệm tương ứng.

Where reissuance, amendment or correction of the C/O is required, the Parties shall determine the cause and agree on the corresponding costs and responsibilities.

Điều 14. Vi phạm hợp đồng / Article 14. Breach of Contract

Bên vi phạm nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm theo Hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

A Party breaching its obligations shall be liable under this Agreement and applicable law.

Điều 15. Bồi thường thiệt hại / Article 15. Liability for Damages

Bên gây thiệt hại do lỗi của mình phải chịu trách nhiệm đối với thiệt hại thực tế, hợp lý và có căn cứ theo thỏa thuận và pháp luật.

A Party causing damage due to its fault shall be liable for actual, reasonable and substantiated damages in accordance with this Agreement and applicable law.

Điều 16. Bất khả kháng / Article 16. Force Majeure

Các bên không chịu trách nhiệm đối với việc không thực hiện nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng theo quy định pháp luật, với điều kiện đã thực hiện các biện pháp hợp lý để hạn chế hậu quả.

Neither Party shall be liable for failure to perform its obligations due to force majeure events, provided that reasonable measures have been taken to mitigate the consequences.

Điều 17. Thời hạn hợp đồng / Article 17. Term

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/……

This Agreement shall be effective from …/…/…… to …/…/……

Điều 18. Chấm dứt hợp đồng / Article 18. Termination

Hợp đồng chấm dứt khi:

This Agreement may terminate upon:

1. Hết thời hạn;

Expiry of the term;

2. Các bên hoàn thành nghĩa vụ;

Completion of the Parties' obligations;

3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt;

Mutual agreement;

4. Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ;

Material breach by either Party;

5. Trường hợp khác theo pháp luật.

Other circumstances provided by law.

Điều 19. Giải quyết tranh chấp / Article 19. Dispute Resolution

Các bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng.

The Parties shall first attempt to resolve disputes through negotiation.

Nếu không giải quyết được bằng thương lượng, tranh chấp được đưa ra cơ quan có thẩm quyền theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

If the dispute cannot be resolved through negotiation, it shall be submitted to the competent authority as agreed by the Parties and in accordance with applicable law.

Điều 20. Ngôn ngữ và hiệu lực / Article 20. Language and Effectiveness

1. Hợp đồng được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

This Agreement is made in Vietnamese and English.

2. Hai bản có giá trị như nhau.

Both versions shall have equal validity.

3. Trong trường hợp có sự khác biệt về cách hiểu, bản ………………… được ưu tiên áp dụng.

In case of any discrepancy in interpretation, the ………………… version shall prevail.

4. Hợp đồng được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản.

This Agreement is made in … originals, each Party retaining … original(s).

ĐẠI DIỆN BÊN A
FOR AND ON BEHALF OF PARTY A

Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ
Signature, full name and position

ĐẠI DIỆN BÊN B
FOR AND ON BEHALF OF PARTY B

Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ
Signature, full name and position

Hồ sơ và chứng từ cần chuẩn bị khi sử dụng dịch vụ C/O

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo đúng loại C/O và thị trường xuất khẩu. Bộ hồ sơ thường xoay quanh 4 nhóm:

Nhóm 1 – Hồ sơ doanh nghiệp: thông tin thương nhân và đăng ký liên quan.

Nhóm 2 – Hồ sơ xuất khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, tờ khai và chứng từ vận tải.

Nhóm 3 – Hồ sơ chứng minh xuất xứ: thông tin nguyên liệu, nhà cung cấp, chứng từ xuất xứ, định mức và quy trình sản xuất.

Nhóm 4 – Hồ sơ C/O: đơn đề nghị, mẫu C/O và các tài liệu theo thủ tục tương ứng.

Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương hiện công bố riêng từng thủ tục cấp C/O, trong đó có thủ tục cấp C/O cấp sau và cấp lại C/O; vì vậy doanh nghiệp cần xác định đúng loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Tải mẫu hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa song ngữ

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài xử lý hồ sơ C/O, nên sử dụng mẫu hợp đồng có sẵn cả tiếng Việt và tiếng Anh, đồng thời quy định cụ thể loại C/O, thị trường xuất khẩu, phạm vi dịch vụ, hồ sơ do khách hàng cung cấp, phí dịch vụ, thời gian xử lý, trách nhiệm khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung và trường hợp C/O không được cấp.

Mẫu Hợp Đồng xây dựng mẫu theo hướng có thể chỉnh sửa theo từng giao dịch. Với hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (song ngữ), doanh nghiệp có thể thay đổi loại C/O, FTA, thị trường, danh mục hàng hóa, cơ chế thanh toán và ngôn ngữ ưu tiên trước khi ký.

Luật sư Nguyễn Trường Minh lưu ý rằng điều khoản quan trọng nhất trong loại hợp đồng này là phân định trách nhiệm đối với thông tin chứng minh xuất xứ. Đơn vị dịch vụ có thể kiểm tra và xử lý hồ sơ, nhưng doanh nghiệp xuất khẩu vẫn cần chịu trách nhiệm đối với tính chính xác của thông tin về hàng hóa, nguyên liệu và quá trình sản xuất do mình cung cấp.

Kết luận

Hợp đồng dịch vụ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (song ngữ) phù hợp với doanh nghiệp xuất khẩu, doanh nghiệp FDI và các công ty sử dụng dịch vụ hỗ trợ C/O cho nhiều thị trường khác nhau. Một hợp đồng tốt cần phân biệt rõ dịch vụ tư vấn/hỗ trợ hồ sơ với thẩm quyền cấp C/O của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất các nội dung: loại C/O, thị trường xuất khẩu, tiêu chí xuất xứ, phạm vi dịch vụ, hồ sơ do mỗi bên chịu trách nhiệm, thời gian xử lý, phí dịch vụ, chi phí phát sinh, bảo mật dữ liệu và trách nhiệm khi hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Các quy định về C/O và xuất xứ hàng hóa có thể thay đổi theo từng hiệp định và quy định quản lý tại từng thời điểm. Vì vậy, mẫu hợp đồng cần được cập nhật theo loại C/O và giao dịch cụ thể trước khi sử dụng.