Hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa

Hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa là văn bản xác lập thỏa thuận giữa doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu xây dựng hoặc hoàn thiện quy chế làm việc số và đơn vị tư vấn thực hiện công việc. Hợp đồng cần quy định rõ phạm vi khảo sát, xây dựng chính sách, quy trình làm việc trên nền tảng số, quản lý dữ liệu, bảo mật thông tin, sử dụng công cụ công nghệ, nghiệm thu và quyền sở hữu đối với bộ tài liệu bàn giao. Việc sử dụng Mẫu Hợp Đồng được xây dựng có hệ thống giúp doanh nghiệp hạn chế bỏ sót các điều khoản quan trọng khi thuê tư vấn chuyển đổi phương thức làm việc từ môi trường truyền thống sang môi trường số.

Hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa là gì?

Đây là hợp đồng dịch vụ được sử dụng khi một doanh nghiệp hoặc tổ chức thuê cá nhân, chuyên gia, công ty tư vấn hoặc đơn vị công nghệ thực hiện việc xây dựng chính sách làm việc số, quy chế vận hành trên nền tảng trực tuyến và các hướng dẫn liên quan.

Nội dung dịch vụ có thể bao gồm:

• Khảo sát hiện trạng tổ chức và quy trình làm việc.
• Đánh giá mức độ số hóa của doanh nghiệp.
• Xây dựng chính sách làm việc từ xa, làm việc kết hợp hoặc làm việc trực tuyến.
• Xây dựng quy trình phê duyệt, giao việc và báo cáo trên nền tảng số.
• Quy định về tài khoản, phân quyền và sử dụng hệ thống.
• Chính sách bảo mật dữ liệu và thông tin nội bộ.
• Quy định sử dụng email, phần mềm, nền tảng cộng tác và thiết bị số.
• Xây dựng quy trình lưu trữ, chia sẻ và quản lý hồ sơ điện tử.
• Đào tạo nhân sự áp dụng chính sách.
• Bàn giao bộ chính sách, quy trình, biểu mẫu và tài liệu hướng dẫn.

Về bản chất pháp lý, đây là quan hệ hợp đồng dịch vụ. Bộ luật Dân sự 2015 là một trong những căn cứ quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ.

Khi nào doanh nghiệp nên ký hợp đồng xây dựng chính sách làm việc số?

Hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp đang chuyển đổi từ mô hình làm việc trực tiếp sang mô hình số hóa hoặc kết hợp.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

Doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa: cần quy định thời gian làm việc, phương thức giao việc, báo cáo, họp trực tuyến và đánh giá kết quả.

Doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid: cần xác định ngày làm việc tại văn phòng, ngày làm việc từ xa và cách quản lý nhân sự giữa hai môi trường.

Doanh nghiệp triển khai hệ thống quản trị mới: chính sách phải xác định cách sử dụng ERP, CRM, HRM, DMS, phần mềm quản lý công việc hoặc nền tảng cộng tác.

Doanh nghiệp có lượng lớn dữ liệu điện tử: cần quy định quyền truy cập, lưu trữ, chia sẻ, sao lưu và xử lý dữ liệu.

Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình: đơn vị tư vấn có thể xây dựng bộ chính sách, quy trình và biểu mẫu thống nhất cho toàn bộ hệ thống.

Căn cứ pháp lý khi xây dựng hợp đồng

Tùy phạm vi dịch vụ thực tế, hợp đồng có thể tham chiếu nhiều nhóm quy định khác nhau.

Bộ luật Dân sự

Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh quan hệ hợp đồng dịch vụ, trong đó có nguyên tắc thỏa thuận, thực hiện công việc, thanh toán và trách nhiệm của các bên. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng đối với hợp đồng thuê đơn vị tư vấn xây dựng chính sách.

Luật Giao dịch điện tử

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 điều chỉnh các vấn đề liên quan đến giao dịch bằng phương tiện điện tử và có hiệu lực từ ngày 01/07/2024. Khi chính sách làm việc số sử dụng hồ sơ điện tử, thông điệp dữ liệu hoặc quy trình xử lý trên môi trường điện tử, các bên nên rà soát để bảo đảm nội dung phù hợp.

Bộ luật Lao động

Nếu chính sách tác động trực tiếp đến người lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung không trái với quy định về hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, quyền và nghĩa vụ của người lao động. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 là căn cứ quan trọng cần xem xét.

Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Trong quá trình xây dựng chính sách làm việc số, đơn vị tư vấn có thể tiếp cận thông tin nhân sự, tài khoản, thông tin liên hệ hoặc các dữ liệu khác của người lao động. Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, vì vậy hợp đồng nên có điều khoản riêng về bảo mật, xử lý và sử dụng dữ liệu.

Quy định về an toàn thông tin mạng

Nếu dịch vụ liên quan đến hệ thống thông tin, tài khoản, dữ liệu và biện pháp bảo vệ hệ thống, các bên cần xem xét Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13.

Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng

1. Xác định chính xác phạm vi công việc

Không nên chỉ ghi “xây dựng chính sách làm việc số” mà cần mô tả cụ thể sản phẩm phải hoàn thành.

Ví dụ:

• 01 bộ chính sách làm việc số;
• 05 quy trình vận hành;
• 10 biểu mẫu điện tử;
• tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• chương trình đào tạo;
• báo cáo đánh giá hiện trạng.

2. Quy định sản phẩm bàn giao

Đây là điều khoản đặc biệt quan trọng.

Hợp đồng nên ghi rõ định dạng tài liệu, số lượng tài liệu, ngôn ngữ, cấu trúc, tiêu chuẩn trình bày và thời điểm bàn giao.

3. Quy định về dữ liệu và bảo mật

Nếu chuyên gia được cấp quyền truy cập hệ thống nội bộ, hợp đồng nên quy định:

• tài khoản được cấp;
• phạm vi quyền truy cập;
• thời hạn truy cập;
• mục đích sử dụng;
• nghĩa vụ bảo mật;
• trách nhiệm khi xảy ra sự cố;
• nghĩa vụ thu hồi hoặc xóa dữ liệu khi kết thúc hợp đồng.

Luật sư Nguyễn Văn Hùng nhận định rằng với các hợp đồng tư vấn số hóa, điều khoản bảo mật không nên chỉ dừng ở cam kết “không tiết lộ thông tin”, mà cần xác định rõ loại dữ liệu được tiếp cận, mục đích sử dụng và trách nhiệm khi dữ liệu bị sử dụng ngoài phạm vi được phép.

4. Quyền sở hữu đối với tài liệu

Đây là nội dung thường bị bỏ quên.

Hai bên cần thống nhất sau khi thanh toán, doanh nghiệp có được quyền sử dụng, chỉnh sửa, sao chép và triển khai bộ chính sách hay không.

Nếu đơn vị tư vấn sử dụng tài liệu mẫu, phần mềm hoặc phương pháp có sẵn của mình, cần phân biệt giữa tài sản có trước của bên cung cấp và tài liệu được tạo riêng cho khách hàng.

5. Nghiệm thu và chỉnh sửa

Nên quy định:

• thời gian kiểm tra;
• tiêu chí nghiệm thu;
• số vòng chỉnh sửa;
• thời hạn sửa lỗi;
• trường hợp phải xây dựng lại;
• thời điểm được xem là hoàn thành.

Luật sư Đặng Quý Tiên lưu ý rằng tiêu chí nghiệm thu càng cụ thể thì càng hạn chế tranh chấp về việc “đã hoàn thành dịch vụ hay chưa”. Với dịch vụ tư vấn, nên nghiệm thu dựa trên sản phẩm và tiêu chí đã thống nhất thay vì chỉ căn cứ vào số ngày làm việc.

Hướng dẫn soạn hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa

Khi soạn hợp đồng, có thể thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Doanh nghiệp cần xác định mình thuê tư vấn để xây dựng chính sách làm việc từ xa, hybrid, quản trị hồ sơ điện tử hay toàn bộ hệ thống làm việc số.

Bước 2: Xác định hiện trạng

Cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức, quy trình hiện tại, phần mềm đang sử dụng và những vấn đề cần cải thiện.

Bước 3: Xác định sản phẩm

Liệt kê từng chính sách, quy trình, biểu mẫu, tài liệu đào tạo và báo cáo mà bên cung cấp phải bàn giao.

Bước 4: Thỏa thuận tiến độ

Có thể chia thành các giai đoạn: khảo sát → đề xuất → xây dựng dự thảo → lấy ý kiến → hoàn thiện → đào tạo → nghiệm thu.

Bước 5: Thỏa thuận bảo mật

Xác định dữ liệu nào được tiếp cận và cách thức bảo vệ dữ liệu.

Bước 6: Thỏa thuận phí dịch vụ

Ghi rõ giá trị hợp đồng, thuế, phương thức thanh toán và các mốc thanh toán.

Bước 7: Quy định nghiệm thu và trách nhiệm

Đây là cơ sở để xử lý trường hợp tài liệu không đạt yêu cầu hoặc bên tư vấn chậm tiến độ.

Hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị

Bên thuê dịch vụ nên chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu xác định tư cách pháp lý.
• Thông tin người đại diện ký hợp đồng.
• Sơ đồ tổ chức.
• Nội quy, quy chế đang áp dụng.
• Quy trình làm việc hiện tại.
• Danh sách phần mềm, nền tảng số đang sử dụng.
• Chính sách bảo mật và an toàn thông tin hiện có.
• Yêu cầu về làm việc từ xa hoặc hybrid.
• Danh mục tài liệu cần xây dựng.
• Yêu cầu về đào tạo nhân sự.
• Yêu cầu về bảo mật và phân quyền.

Form tham khảo hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa

Dưới đây là mẫu có thể sử dụng làm cơ sở soạn thảo và điều chỉnh theo dự án thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH LÀM VIỆC TRONG MÔI TRƯỜNG SỐ HÓA

Số: ……/HĐDV-CSLVS

Căn cứ Bộ luật Dân sự và các quy định pháp luật có liên quan;

Căn cứ nhu cầu sử dụng dịch vụ của Bên A và khả năng cung cấp dịch vụ của Bên B;

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………, chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………

Địa chỉ: ……………………………………………

Đại diện: ……………………… Chức vụ: …………………

Điện thoại: …………………………………………

Email: ………………………………………………

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị/cá nhân: ………………………………

Mã số doanh nghiệp/CCCD: …………………………

Địa chỉ: ………………………………………………

Đại diện: ……………………… Chức vụ: …………………

Điện thoại: …………………………………………

Email: ………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Nội dung dịch vụ

Bên B cung cấp dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa cho Bên A, bao gồm khảo sát hiện trạng, phân tích nhu cầu, xây dựng chính sách, quy trình, biểu mẫu và tài liệu hướng dẫn theo phạm vi được hai bên thống nhất.

Điều 2. Phạm vi công việc

1. Khảo sát hiện trạng hoạt động.
2. Phân tích quy trình làm việc.
3. Đề xuất mô hình làm việc số.
4. Xây dựng chính sách làm việc từ xa/hybrid nếu có.
5. Xây dựng quy trình giao việc, phê duyệt và báo cáo.
6. Xây dựng quy định quản lý tài khoản và quyền truy cập.
7. Xây dựng quy định quản lý hồ sơ, dữ liệu điện tử.
8. Xây dựng các biểu mẫu liên quan.
9. Đào tạo, hướng dẫn triển khai theo thỏa thuận.

Điều 3. Sản phẩm bàn giao

Bên B bàn giao cho Bên A:

• Bộ chính sách làm việc trong môi trường số hóa;
• Bộ quy trình liên quan;
• Bộ biểu mẫu;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Báo cáo kết quả tư vấn;
• Các tài liệu khác theo Phụ lục hợp đồng.

Điều 4. Tiến độ thực hiện

Thời gian thực hiện dự kiến từ ngày …… đến ngày ……

Các giai đoạn gồm khảo sát, xây dựng dự thảo, lấy ý kiến, hoàn thiện và bàn giao.

Điều 5. Giá trị hợp đồng

Tổng giá trị dịch vụ: …………… đồng.

Giá trên đã bao gồm/chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và các chi phí liên quan.

Điều 6. Phương thức thanh toán

Bên A thanh toán cho Bên B bằng hình thức …………………

Các đợt thanh toán:

• Đợt 1: …………………;
• Đợt 2: …………………;
• Đợt 3: …………………

Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Bên A có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, phối hợp khảo sát, phản hồi tài liệu đúng thời hạn và thanh toán đầy đủ theo hợp đồng.

Bên A có quyền yêu cầu Bên B thực hiện đúng phạm vi công việc và chất lượng đã cam kết.

Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Bên B thực hiện dịch vụ đúng phạm vi, tiến độ và tiêu chuẩn đã thỏa thuận; bảo đảm tính bảo mật của thông tin được tiếp cận và bàn giao đầy đủ sản phẩm theo hợp đồng.

Điều 9. Bảo mật thông tin

Bên B không được tiết lộ hoặc sử dụng thông tin, tài liệu, dữ liệu của Bên A ngoài mục đích thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp được Bên A đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác.

Điều 10. Quản lý dữ liệu cá nhân

Trường hợp quá trình thực hiện dịch vụ phát sinh việc tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu cá nhân, các bên có trách nhiệm xác định rõ phạm vi, mục đích và phương thức xử lý dữ liệu phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 11. Quyền truy cập hệ thống

Bên A chỉ cấp cho Bên B quyền truy cập ở mức cần thiết để thực hiện công việc.

Bên B không được tự ý chia sẻ tài khoản hoặc cấp quyền cho bên thứ ba.

Điều 12. Quyền sở hữu và sử dụng tài liệu

Các tài liệu được xây dựng riêng cho Bên A theo hợp đồng được Bên A sử dụng theo phạm vi quyền được hai bên thỏa thuận.

Các công cụ, phương pháp, tài liệu có trước của Bên B vẫn thuộc quyền của Bên B, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Điều 13. Nghiệm thu

Bên A kiểm tra sản phẩm trong thời hạn …… ngày kể từ ngày nhận bàn giao.

Nếu sản phẩm đáp ứng tiêu chí đã thỏa thuận, hai bên lập biên bản nghiệm thu.

Điều 14. Chỉnh sửa sản phẩm

Bên B thực hiện tối đa …… vòng chỉnh sửa theo yêu cầu phù hợp với phạm vi hợp đồng.

Các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi ban đầu được hai bên thống nhất về chi phí và tiến độ trước khi thực hiện.

Điều 15. Đào tạo và chuyển giao

Bên B tổ chức …… buổi đào tạo/hướng dẫn cho nhân sự Bên A bằng hình thức …………………

Nội dung đào tạo gồm cách áp dụng chính sách, quy trình và biểu mẫu đã bàn giao.

Điều 16. Trách nhiệm khi vi phạm bảo mật

Bên vi phạm nghĩa vụ bảo mật phải chịu trách nhiệm đối với thiệt hại thực tế phát sinh do hành vi vi phạm theo quy định pháp luật và thỏa thuận của hợp đồng.

Điều 17. Phạt vi phạm và bồi thường

Mức phạt vi phạm, nếu có, được các bên thỏa thuận phù hợp với tính chất giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.

Bên gây thiệt hại phải bồi thường theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Điều 18. Tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng có thể được tạm ngừng hoặc chấm dứt theo thỏa thuận hoặc khi một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng.

Bên chấm dứt phải thông báo cho bên còn lại theo thời hạn ………… ngày, trừ trường hợp pháp luật hoặc hợp đồng có quy định khác.

Điều 19. Giải quyết tranh chấp

Tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng.

Nếu thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 20. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký hoặc từ ngày …………………

Hợp đồng được lập thành …… bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Những lỗi thường gặp khi ký hợp đồng

Chỉ ghi chung chung về dịch vụ. Điều này khiến doanh nghiệp khó xác định đơn vị tư vấn đã hoàn thành công việc hay chưa.

Không quy định sản phẩm bàn giao. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh luận về phạm vi dịch vụ.

Không có điều khoản bảo mật. Đặc biệt rủi ro nếu bên tư vấn được truy cập dữ liệu nhân sự hoặc hệ thống nội bộ.

Không quy định quyền sử dụng tài liệu. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi muốn sửa đổi, nhân bản hoặc triển khai chính sách sau khi dự án kết thúc.

Không có tiêu chí nghiệm thu. Nếu chỉ quy định thời gian thực hiện mà không có tiêu chuẩn đầu ra, việc nghiệm thu dễ phát sinh tranh chấp.

Đưa toàn bộ trách nhiệm công nghệ vào hợp đồng tư vấn chính sách. Chính sách làm việc số và dịch vụ triển khai hệ thống công nghệ là hai phạm vi khác nhau, cần tách rõ nếu cùng xuất hiện trong một dự án.

Vì sao nên sử dụng mẫu hợp đồng chuyên nghiệp?

Một Hệ thống Mẫu Hợp Đồng được xây dựng cho nhóm dịch vụ tư vấn số hóa không chỉ cung cấp phần thông tin chủ thể và giá dịch vụ mà còn giúp người sử dụng rà soát những vấn đề thường bị bỏ sót như dữ liệu, quyền truy cập, bảo mật, quyền sử dụng tài liệu, nghiệm thu và trách nhiệm sau bàn giao.

Đặc biệt, với dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa, sản phẩm cuối cùng thường không phải một tài liệu đơn lẻ mà là cả một hệ thống chính sách, quy trình và biểu mẫu. Vì vậy, hợp đồng càng chi tiết thì khả năng kiểm soát chất lượng và tiến độ càng tốt.

Mẫu Hợp Đồng cung cấp các mẫu được biên tập theo từng loại giao dịch, giúp doanh nghiệp có cơ sở tham khảo trước khi ký kết và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

Tải mẫu hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa

Nếu doanh nghiệp đang thuê đơn vị tư vấn xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa, nên lựa chọn mẫu hợp đồng có đầy đủ các nhóm điều khoản về phạm vi dịch vụ, sản phẩm bàn giao, tiến độ, phí, bảo mật dữ liệu, quyền sử dụng tài liệu, nghiệm thu, trách nhiệm và giải quyết tranh chấp.

Sau khi tải Mẫu Hợp Đồng, người sử dụng nên thay thế thông tin chủ thể, điều chỉnh phạm vi công việc, bổ sung danh mục sản phẩm bàn giao và rà soát lại các điều khoản liên quan đến dữ liệu, công nghệ trước khi ký.

Kết luận

Hợp đồng dịch vụ xây dựng chính sách làm việc trong môi trường số hóa là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát một dự án tư vấn có phạm vi tương đối phức tạp. Hợp đồng nên mô tả cụ thể dịch vụ, sản phẩm đầu ra, tiến độ, tiêu chí nghiệm thu và đặc biệt là nghĩa vụ bảo mật, quản lý dữ liệu, quyền truy cập và quyền sử dụng tài liệu.

Một mẫu hợp đồng được chuẩn bị đầy đủ giúp hai bên thống nhất ngay từ đầu về việc làm gì, bàn giao gì, khi nào hoàn thành, ai chịu trách nhiệm và doanh nghiệp được quyền sử dụng kết quả tư vấn như thế nào.