Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa là văn bản xác lập thỏa thuận giữa doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu, nhập khẩu và đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện hoặc hỗ trợ các công việc liên quan đến giao dịch thương mại quốc tế. Mẫu hợp đồng giúp quy định rõ phạm vi công việc, hồ sơ chứng từ, thủ tục hải quan, vận chuyển, giao nhận, chi phí, thời hạn, trách nhiệm và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên giao dịch với đối tác nước ngoài, việc sử dụng mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa có nội dung rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp về chứng từ, thời điểm bàn giao, chi phí phát sinh và trách nhiệm khi hàng hóa bị chậm thông quan hoặc gặp vấn đề trong quá trình vận chuyển.

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa là gì?

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa là thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ về việc thực hiện một hoặc nhiều công việc phục vụ hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi hoặc vào lãnh thổ Việt Nam.

Tùy mô hình kinh doanh, bên cung cấp dịch vụ có thể đảm nhận:

• Tư vấn quy trình xuất nhập khẩu.
• Kiểm tra hồ sơ và chứng từ.
• Chuẩn bị hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hải quan.
• Khai báo hải quan theo phạm vi được ủy quyền.
• Làm thủ tục thông quan.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Tư vấn mã HS, thuế và điều kiện nhập khẩu ở mức dịch vụ được thỏa thuận.
• Theo dõi tình trạng lô hàng.
• Phối hợp với đơn vị vận chuyển.
• Giao nhận hàng hóa.
• Làm việc với kho, cảng, hãng tàu hoặc đơn vị logistics.
• Hỗ trợ xử lý chứng từ phát sinh.
• Lập báo cáo kết quả thực hiện dịch vụ.

Không phải hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu nào cũng bao gồm toàn bộ các công việc trên. Vì vậy, phạm vi dịch vụ phải được ghi cụ thể trong hợp đồng hoặc phụ lục.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu?

Mẫu hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc muốn thuê ngoài một phần công việc.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa: thuê đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục và hỗ trợ thông quan.

Doanh nghiệp xuất khẩu: thuê đơn vị xử lý chứng từ, khai báo và phối hợp giao hàng.

Doanh nghiệp thương mại: thuê bên thứ ba thực hiện nhiều công đoạn trong quy trình xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: sử dụng dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu thường xuyên cho nguyên vật liệu, máy móc hoặc hàng hóa kinh doanh.

Doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu: thuê đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và quy trình.

Doanh nghiệp có nhiều lô hàng: ký hợp đồng dịch vụ theo tháng hoặc theo thời hạn nhất định, sau đó lập phụ lục hoặc phiếu yêu cầu cho từng lô.

Nội dung quan trọng trong hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa

Xác định rõ phạm vi dịch vụ

Đây là điều khoản quan trọng nhất.

Hợp đồng cần trả lời rõ bên cung cấp dịch vụ làm những công việc nào và không làm những công việc nào.

Có thể chia thành các nhóm:

• Tư vấn.
• Chứng từ.
• Hải quan.
• Logistics.
• Kho bãi.
• Vận chuyển.
• Giao nhận.
• Theo dõi và báo cáo.

Nếu bên cung cấp chỉ thực hiện khai báo hải quan thì không nên mặc nhiên quy định họ chịu trách nhiệm đối với toàn bộ quá trình vận chuyển hoặc chất lượng hàng hóa.

Thông tin về hàng hóa

Đối với từng lô hàng, nên có phụ lục ghi:

• Tên hàng.
• Mã hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Xuất xứ.
• Giá trị.
• Điều kiện giao hàng nếu có.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Phương thức vận chuyển.
• Các giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành cần thiết.

Thông tin càng cụ thể thì việc xác định trách nhiệm càng thuận lợi.

Hồ sơ và chứng từ

Hai bên cần phân định rõ bên nào có trách nhiệm cung cấp từng loại chứng từ.

Có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc chứng từ vận tải tương ứng.
• C/O nếu có.
• Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu nếu thuộc trường hợp phải có.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng từ bảo hiểm.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Các giấy tờ khác theo tính chất hàng hóa.

Bên thuê dịch vụ cần chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của thông tin do mình cung cấp.

Khai báo hải quan

Nếu dịch vụ bao gồm khai báo hải quan, hợp đồng nên quy định:

• Bên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin.
• Bên thực hiện khai báo.
• Quy trình xác nhận thông tin trước khi khai.
• Trách nhiệm khi chứng từ có sai sót.
• Phương thức xử lý khi cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung.
• Chi phí phát sinh do sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ.

Đặc biệt, không nên quy định bên dịch vụ phải chịu trách nhiệm đối với mọi khoản thuế, tiền phạt hoặc chi phí phát sinh nếu nguyên nhân xuất phát từ thông tin hoặc chứng từ do bên thuê cung cấp không chính xác.

Chi phí dịch vụ và chi phí phát sinh

Ngoài phí dịch vụ chính, xuất nhập khẩu có thể phát sinh nhiều khoản khác như:

• Phí khai báo.
• Phí lưu kho.
• Phí lưu container.
• Phí nâng hạ.
• Phí kiểm hóa.
• Phí kiểm tra chuyên ngành.
• Phí vận chuyển.
• Phí chứng từ.
• Thuế và các khoản phải nộp cho cơ quan nhà nước.

Hợp đồng nên phân biệt phí dịch vụ và chi phí hộ/chi phí phát sinh để tránh tranh chấp khi thanh toán.

Thời hạn thực hiện

Thời hạn nên được tính theo từng công đoạn thay vì chỉ ghi một thời hạn chung.

Ví dụ:

• Thời gian tiếp nhận hồ sơ.
• Thời gian kiểm tra chứng từ.
• Thời gian khai báo.
• Thời gian phối hợp xử lý yêu cầu bổ sung.
• Thời gian giao nhận sau thông quan.

Các thời hạn này cũng cần tính đến những yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát của bên cung cấp dịch vụ như tình trạng hệ thống, yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng, lịch tàu hoặc sự chậm trễ từ bên vận chuyển.

Căn cứ pháp lý khi soạn hợp đồng

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa trước hết chịu sự điều chỉnh của pháp luật về hợp đồng và dịch vụ. Tùy nội dung thực tế, hợp đồng còn có thể liên quan đến pháp luật về thương mại, hải quan, quản lý ngoại thương, thuế, logistics và quản lý chuyên ngành đối với từng loại hàng hóa.

Khi soạn mẫu, cần kiểm tra chính sách mặt hàng và quy định chuyên ngành áp dụng tại thời điểm thực hiện từng lô hàng thay vì mặc định mọi hàng hóa đều có cùng điều kiện xuất nhập khẩu.

Đối với dịch vụ logistics, cần phân biệt rõ bên cung cấp đang thực hiện dịch vụ logistics, đại lý làm thủ tục hải quan, vận chuyển, giao nhận hay kết hợp nhiều dịch vụ. Việc xác định đúng vai trò sẽ giúp phân bổ trách nhiệm phù hợp.

Hướng dẫn soạn hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa

Bước 1: Xác định mô hình dịch vụ

Trước tiên cần xác định bên B thực hiện:

• Chỉ khai báo hải quan.
• Dịch vụ chứng từ.
• Giao nhận.
• Vận chuyển.
• Logistics trọn gói.
• Hay toàn bộ quy trình theo từng lô hàng.

Bước 2: Xác định hàng hóa

Điền đầy đủ thông tin về hàng hóa và lập phụ lục nếu danh mục dài.

Bước 3: Xác định trách nhiệm chứng từ

Quy định cụ thể bên nào cung cấp Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, giấy phép và các chứng từ khác.

Bước 4: Quy định quy trình xử lý

Nên thiết lập trình tự:

Tiếp nhận hồ sơ → kiểm tra → xác nhận → khai báo → xử lý yêu cầu phát sinh → thông quan → giao nhận → hoàn thiện hồ sơ.

Bước 5: Quy định chi phí

Tách phí dịch vụ với các khoản thuế, phí, lệ phí và chi phí phát sinh để dễ nghiệm thu.

Bước 6: Phân định trách nhiệm

Đặc biệt cần xác định trách nhiệm đối với:

• Sai thông tin hàng hóa.
• Sai chứng từ.
• Sai mã hàng.
• Chậm cung cấp hồ sơ.
• Chậm thông quan.
• Hàng hóa bị kiểm tra.
• Hàng bị lưu kho.
• Hàng hư hỏng hoặc mất mát trong vận chuyển.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng

Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp có thể chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tin người đại diện.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Chứng nhận xuất xứ.
• Giấy phép chuyên ngành nếu có.
• Hồ sơ kỹ thuật.
• Thông tin nhà cung cấp/khách hàng nước ngoài.
• Thông tin lô hàng.
• Bảng giá dịch vụ.
• Phụ lục phạm vi công việc.

Form tham khảo Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

Số: ……/HĐDV-XNK

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………, chúng tôi gồm:

BÊN A – BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên doanh nghiệp: ....................................................................

Mã số doanh nghiệp: ...................................................................

Địa chỉ: ........................................................................................

Đại diện: ........................................................................................

Chức vụ: ........................................................................................

Điện thoại: ....................................................................................

Email: ............................................................................................

BÊN B – BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên doanh nghiệp: ....................................................................

Mã số doanh nghiệp: ...................................................................

Địa chỉ: ........................................................................................

Đại diện: ........................................................................................

Chức vụ: ........................................................................................

Điện thoại: ....................................................................................

Email: ............................................................................................

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa với các điều khoản sau:

Điều 1. Nội dung và phạm vi dịch vụ

1. Bên B cung cấp cho Bên A dịch vụ hỗ trợ thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa theo phạm vi được quy định tại Hợp đồng này và các phụ lục kèm theo.
2. Công việc của Bên B bao gồm:

• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ do Bên A cung cấp.
• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.
• Thực hiện khai báo hải quan theo phạm vi được Bên A ủy quyền.
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
• Phối hợp xử lý các yêu cầu bổ sung.
• Hỗ trợ thủ tục thông quan.
• Phối hợp với đơn vị vận chuyển và giao nhận.
• Báo cáo kết quả thực hiện cho Bên A.

3. Những công việc ngoài phạm vi trên chỉ được thực hiện khi hai bên có thỏa thuận bổ sung.

Điều 2. Hàng hóa và thông tin lô hàng

1. Hàng hóa sử dụng dịch vụ:

Tên hàng: ....................................................................................

Số lượng: .....................................................................................

Trọng lượng: ................................................................................

Xuất xứ: ........................................................................................

Giá trị: ...........................................................................................

Cảng đi: ........................................................................................

Cảng đến: .....................................................................................

Phương thức vận chuyển: ...........................................................

2. Thông tin chi tiết của từng lô hàng được thể hiện tại phụ lục hoặc phiếu yêu cầu dịch vụ.
3. Bên A chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của thông tin hàng hóa do mình cung cấp.

Điều 3. Hồ sơ và chứng từ

1. Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ cần thiết để Bên B thực hiện dịch vụ.
2. Bên A chịu trách nhiệm về tính hợp pháp và chính xác của chứng từ do mình cung cấp.
3. Bên B có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trong phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận và thông báo cho Bên A khi phát hiện thông tin cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

Điều 4. Khai báo và thủ tục hải quan

1. Bên B thực hiện khai báo hải quan trên cơ sở thông tin và chứng từ được Bên A cung cấp, trong phạm vi được ủy quyền.
2. Trước khi thực hiện khai báo đối với các nội dung cần Bên A xác nhận, Bên B gửi thông tin cho Bên A kiểm tra và xác nhận theo quy trình hai bên thống nhất.
3. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ, hai bên phối hợp xử lý.
4. Trách nhiệm của mỗi bên được xác định căn cứ vào nguyên nhân thực tế dẫn đến sai sót hoặc phát sinh.

Điều 5. Giao nhận và vận chuyển

1. Trường hợp Bên B được giao thực hiện dịch vụ giao nhận hoặc vận chuyển, phạm vi và chi phí được quy định tại Phụ lục Hợp đồng.
2. Bên B phối hợp với các đơn vị vận tải, kho bãi, cảng hoặc đơn vị liên quan để thực hiện giao nhận theo thỏa thuận.
3. Trường hợp việc vận chuyển do bên thứ ba trực tiếp thực hiện, trách nhiệm của Bên B được xác định theo phạm vi dịch vụ mà Bên B đã nhận.

Điều 6. Thời hạn thực hiện

1. Bên B bắt đầu thực hiện dịch vụ sau khi nhận đủ hồ sơ và thông tin cần thiết từ Bên A.
2. Thời gian xử lý dự kiến đối với từng lô hàng: ....................................
3. Thời hạn trên có thể thay đổi khi phát sinh yêu cầu kiểm tra, bổ sung hồ sơ, sự cố hệ thống, lịch vận chuyển hoặc nguyên nhân khách quan khác.

Điều 7. Phí dịch vụ

Phí dịch vụ được xác định như sau:

Phí dịch vụ: .............................................................. đồng/lô hàng.

Hoặc:

Phí dịch vụ theo tháng: ............................................... đồng/tháng.

Mức phí trên: Đã bao gồm/chưa bao gồm thuế GTGT.

Các khoản chi phí khác: ............................................................

Điều 8. Chi phí phát sinh

1. Các khoản thuế, phí, lệ phí, phí vận chuyển, phí lưu kho, lưu container, kiểm tra chuyên ngành và chi phí khác phát sinh từ lô hàng được thanh toán theo thỏa thuận.
2. Trường hợp phát sinh chi phí ngoài dự kiến, Bên B thông báo cho Bên A trước khi thực hiện nếu điều kiện thực tế cho phép.
3. Bên A chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh do đặc điểm hàng hóa hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, trừ trường hợp phát sinh do lỗi của Bên B.

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Bên A có quyền:

• Yêu cầu Bên B thực hiện đúng phạm vi dịch vụ.
• Yêu cầu cung cấp thông tin về tình trạng xử lý lô hàng.
• Kiểm tra kết quả dịch vụ.

Bên A có nghĩa vụ:

• Cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác.
• Xác nhận thông tin đúng thời hạn.
• Thanh toán phí dịch vụ.
• Chịu trách nhiệm đối với hàng hóa và tính hợp pháp của thông tin do mình cung cấp.

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Bên B có quyền:

• Yêu cầu Bên A cung cấp hồ sơ và thông tin cần thiết.
• Yêu cầu thanh toán đúng hạn.
• Từ chối thực hiện yêu cầu trái pháp luật hoặc vượt quá phạm vi dịch vụ.

Bên B có nghĩa vụ:

• Thực hiện dịch vụ đúng thỏa thuận.
• Bảo mật thông tin của Bên A.
• Thông báo kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Phối hợp xử lý hồ sơ trong phạm vi trách nhiệm.

Điều 11. Bảo mật thông tin

Hai bên cam kết bảo mật các thông tin về hàng hóa, giá cả, khách hàng, nhà cung cấp, chứng từ, hoạt động kinh doanh và thông tin khác nhận được trong quá trình thực hiện Hợp đồng.

Việc cung cấp thông tin cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của bên có quyền hoặc thuộc trường hợp pháp luật cho phép, yêu cầu.

Điều 12. Trách nhiệm do vi phạm

Bên nào vi phạm nghĩa vụ theo Hợp đồng và gây thiệt hại cho bên còn lại thì phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Trường hợp thiệt hại phát sinh do thông tin, chứng từ hoặc chỉ dẫn không chính xác của Bên A thì Bên A chịu trách nhiệm tương ứng.

Trường hợp thiệt hại phát sinh do lỗi của Bên B trong phạm vi công việc mà Bên B nhận thực hiện thì Bên B chịu trách nhiệm theo quy định của Hợp đồng và pháp luật.

Điều 13. Bất khả kháng

Các sự kiện nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của các bên như thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh, thay đổi chính sách của cơ quan có thẩm quyền, sự cố hệ thống hoặc các sự kiện khách quan khác có thể được xem xét theo quy định về bất khả kháng.

Bên bị ảnh hưởng phải thông báo cho bên còn lại trong thời gian hợp lý.

Điều 14. Thời hạn và chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

Hợp đồng chấm dứt khi:

1. Hết thời hạn.
2. Hai bên thỏa thuận chấm dứt.
3. Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ và không khắc phục trong thời hạn hợp lý.
4. Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Các nghĩa vụ thanh toán, bảo mật và trách nhiệm đối với các lô hàng đã tiếp nhận trước thời điểm chấm dứt vẫn được thực hiện cho đến khi hoàn thành.

Điều 15. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ Hợp đồng trước hết được hai bên giải quyết thông qua thương lượng.

Trường hợp thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 16. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.

Các phụ lục, phiếu yêu cầu dịch vụ và tài liệu được hai bên xác nhận là bộ phận của Hợp đồng.

Hợp đồng được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A

Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu

............................................

ĐẠI DIỆN BÊN B

Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu

............................................

Những lưu ý khi sử dụng mẫu hợp đồng

Doanh nghiệp không nên sử dụng nguyên mẫu cho mọi lô hàng. Trước khi ký, cần điều chỉnh phạm vi dịch vụ theo đúng mô hình thực tế.

Đặc biệt, cần kiểm tra bốn nhóm nội dung:

Một là, bên B có chỉ làm thủ tục hải quan hay còn chịu trách nhiệm giao nhận, vận chuyển.

Hai là, bên nào chịu trách nhiệm về tính chính xác của mã hàng, số lượng, xuất xứ và chứng từ.

Ba là, chi phí nào nằm trong phí dịch vụ và chi phí nào được tính riêng.

Bốn là, nếu hàng hóa bị kiểm tra, lưu kho, chậm thông quan hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung thì bên nào xử lý và bên nào chịu chi phí.

Theo Nguyễn Trường Minh, hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu nên phân chia trách nhiệm theo từng mắt xích của chuỗi giao dịch thay vì quy định một cách chung chung rằng “Bên B chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất nhập khẩu”. Cách quy định chi tiết giúp xác định nguyên nhân khi có sự cố và hạn chế tranh chấp về chi phí.

Luật sư Hà Thanh Trang cũng lưu ý rằng hồ sơ xuất nhập khẩu thường được hình thành từ nhiều chủ thể như người bán, người mua, đơn vị logistics, hãng vận chuyển và cơ quan quản lý. Vì vậy, hợp đồng cần quy định rõ bên nào cung cấp thông tin, bên nào kiểm tra, bên nào xác nhận và bên nào chịu trách nhiệm khi thông tin sai.

Tải Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa

Mẫu Hợp Đồng cung cấp hệ thống mẫu hợp đồng được biên tập theo từng nhóm giao dịch, giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp thay vì phải xây dựng văn bản từ đầu.

Khi tải mẫu hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa, người dùng nên lựa chọn đúng loại dịch vụ thực tế, sau đó điền thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, phạm vi công việc, phí dịch vụ và các phụ lục liên quan.

Quy trình sử dụng gồm:

1. Chọn đúng mẫu hợp đồng.
2. Tải văn bản về thiết bị.
3. Điền thông tin Bên A và Bên B.
4. Điều chỉnh phạm vi dịch vụ.
5. Bổ sung thông tin từng lô hàng.
6. Kiểm tra trách nhiệm về chứng từ và hải quan.
7. Điều chỉnh phí và chi phí phát sinh.
8. Rà soát điều khoản trách nhiệm và bồi thường.
9. Hai bên kiểm tra, ký và lưu trữ hợp đồng.

Kết luận

Hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ xác định rõ công việc phải thực hiện trong quá trình xuất khẩu, nhập khẩu. Một hợp đồng chặt chẽ cần bao quát phạm vi dịch vụ, hồ sơ chứng từ, khai báo hải quan, giao nhận, vận chuyển, thời hạn, phí dịch vụ, chi phí phát sinh, bảo mật và trách nhiệm khi có sai sót.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên xây dựng phụ lục riêng cho từng nhóm hàng hoặc từng lô hàng nếu hoạt động xuất nhập khẩu có tần suất lớn. Việc này giúp hợp đồng khung không phải sửa đổi liên tục nhưng vẫn kiểm soát được thông tin và trách nhiệm của từng giao dịch.

Mẫu Hợp Đồng được thiết kế để người dùng có thể tải xuống, chỉnh sửa theo doanh nghiệp, loại hàng hóa và phạm vi dịch vụ thực tế trước khi ký kết.