Hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ

Nhân viên kho phân phối bán lẻ là người trực tiếp tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiểm kê và xuất hàng hóa từ kho đến cửa hàng, điểm bán hoặc khách hàng theo kế hoạch của doanh nghiệp. Khác với nhân viên kho thông thường, vị trí này thường phải xử lý số lượng lớn mã hàng, đơn hàng liên tục, hàng nhập từ nhà cung cấp và hàng phân phối đến nhiều điểm bán. 

Vì vậy, Hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ cần quy định rõ công việc, thời giờ làm việc, tiền lương, ca làm, quy trình giao nhận, kiểm kê, bảo quản hàng hóa, sử dụng thiết bị và trách nhiệm đối với tài sản được giao. Mẫu Hợp Đồng dành cho vị trí này được Team biên tập xây dựng theo hướng phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm phân phối và đơn vị thương mại có hệ thống kho vận.

Hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ là gì?

Hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ là thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp về việc thực hiện công việc quản lý, tiếp nhận, lưu trữ, chuẩn bị và phân phối hàng hóa trong hệ thống bán lẻ.

Công việc thường bao gồm:

• Nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc kho tổng.
• Kiểm tra số lượng, mã hàng và tình trạng hàng hóa.
• Sắp xếp hàng vào vị trí quy định.
• Soạn hàng theo đơn xuất kho.
• Đóng gói, dán nhãn và phân loại hàng.
• Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển hoặc cửa hàng.
• Kiểm kê hàng hóa định kỳ.
• Theo dõi hàng tồn kho.
• Phát hiện hàng thiếu, thừa, hư hỏng hoặc sai lệch.
• Vệ sinh và bảo đảm điều kiện kho.
• Sử dụng thiết bị, phần mềm hoặc máy quét mã vạch theo yêu cầu.

Đặc thù của nhân viên kho phân phối bán lẻ

Kho phân phối bán lẻ thường có số lượng mã hàng lớn và tốc độ luân chuyển hàng hóa cao. Nhân viên có thể phải xử lý hàng hóa cho nhiều cửa hàng trong cùng một ngày.

Một số kho còn áp dụng quy trình:

• FIFO;
• FEFO đối với hàng có hạn sử dụng;
• Quét barcode;
• WMS;
• ERP;
• Kiểm kê bằng thiết bị cầm tay;
• Phân loại hàng theo khu vực;
• Cross-docking;
• Phân phối theo tuyến.

Do đó, hợp đồng nên mô tả công việc dựa trên thực tế vận hành thay vì chỉ ghi “làm việc tại kho”.

Đối tượng sử dụng mẫu hợp đồng

Mẫu hợp đồng phù hợp với:

• Nhân viên kho tại trung tâm phân phối bán lẻ.
• Nhân viên kho của chuỗi cửa hàng.
• Nhân viên kho siêu thị.
• Nhân viên kho hàng tiêu dùng.
• Nhân viên kho thời trang.
• Nhân viên kho mỹ phẩm.
• Nhân viên kho điện máy.
• Nhân viên kho thương mại điện tử.
• Nhân viên kho của doanh nghiệp bán lẻ.
• Nhân viên phụ trách nhập – xuất hàng tại kho phân phối.

Nếu người lao động đồng thời thực hiện nhiệm vụ giao hàng, lái xe nâng hoặc công việc khác có yêu cầu riêng, doanh nghiệp nên mô tả cụ thể và đáp ứng điều kiện tương ứng.

Công việc của nhân viên kho phân phối bán lẻ

Tiếp nhận hàng hóa

Người lao động thực hiện việc tiếp nhận hàng theo chứng từ và quy trình của doanh nghiệp.

Có thể bao gồm:

1. Kiểm tra thông tin đơn hàng.
2. Đối chiếu số lượng.
3. Kiểm tra mã sản phẩm.
4. Kiểm tra tình trạng bao bì.
5. Phân loại hàng.
6. Ghi nhận hàng thiếu, thừa hoặc hư hỏng.
7. Đưa hàng vào khu vực lưu trữ.

Sắp xếp và bảo quản hàng

Nhân viên phải sắp xếp hàng đúng vị trí, mã hàng và nguyên tắc lưu kho.

Đối với hàng có hạn sử dụng, cần thực hiện theo quy trình doanh nghiệp nhằm hạn chế hàng hết hạn hoặc khó truy xuất.

Soạn và xuất hàng

Khi nhận lệnh xuất kho, nhân viên thực hiện lấy hàng theo danh sách, kiểm tra lại mã hàng, số lượng và tình trạng trước khi bàn giao.

Đối với kho phục vụ nhiều cửa hàng, việc xác định đúng điểm nhận hàng là đặc biệt quan trọng.

Kiểm kê

Nhân viên có thể được yêu cầu tham gia:

• Kiểm kê định kỳ;
• Kiểm kê đột xuất;
• Đối chiếu tồn kho thực tế;
• Đối chiếu dữ liệu phần mềm;
• Xác định hàng hư hỏng;
• Xác định hàng thiếu, thừa.

Khi phát hiện chênh lệch, người lao động cần báo cáo người phụ trách thay vì tự ý điều chỉnh số liệu.

Căn cứ pháp lý của hợp đồng

Hợp đồng cần tuân thủ các quy định hiện hành về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm và trách nhiệm của người lao động.

Ngoài ra, tùy loại hàng hóa và môi trường kho, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình về an toàn, vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, sử dụng máy móc và bảo quản hàng hóa phù hợp.

Nếu kho có sử dụng xe nâng, thiết bị nâng hạ hoặc máy móc chuyên dụng, người lao động chỉ được vận hành khi đáp ứng điều kiện và được doanh nghiệp phân công, đào tạo theo quy định áp dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị:

• Hồ sơ thông tin người lao động.
• CV hoặc phiếu thông tin tuyển dụng.
• Thông tin về kinh nghiệm kho vận nếu vị trí yêu cầu.
• Hồ sơ nhân sự.
• Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm.
• Tài liệu đào tạo an toàn nếu công việc yêu cầu.
• Biên bản bàn giao đồng phục, thiết bị hoặc công cụ.
• Cam kết tuân thủ nội quy kho.

Không nên đưa toàn bộ quy trình vận hành chi tiết vào hợp đồng nếu nội dung đó đã có trong quy chế hoặc hướng dẫn nghiệp vụ riêng.

Nội dung cần có trong hợp đồng lao động

Chức danh và công việc

Cần ghi rõ chức danh Nhân viên kho phân phối bán lẻ và mô tả nhóm nhiệm vụ chính.

Có thể dẫn chiếu đến bản mô tả công việc hoặc quy trình kho của doanh nghiệp.

Địa điểm làm việc

Cần xác định kho làm việc cụ thể.

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho, có thể quy định người lao động làm việc tại địa điểm được phân công phù hợp với nhu cầu vận hành và quy định pháp luật.

Thời giờ làm việc

Kho phân phối thường hoạt động theo ca.

Hợp đồng nên ghi rõ:

• Khung thời gian làm việc;
• Ca làm việc;
• Thời gian nghỉ;
• Nguyên tắc đổi ca;
• Chế độ đối với thời gian làm thêm hoặc làm việc ban đêm nếu phát sinh.

Tiền lương

Hợp đồng cần thể hiện rõ mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác nếu có.

Nếu có phụ cấp chuyên cần, phụ cấp ca hoặc phụ cấp trách nhiệm, doanh nghiệp nên quy định rõ điều kiện hưởng.

Trách nhiệm quản lý hàng hóa

Nhân viên kho có trách nhiệm:

• Bảo quản hàng hóa trong phạm vi được giao.
• Không tự ý lấy hàng.
• Không tự ý di chuyển hàng ngoài quy trình.
• Không tự ý thay đổi số liệu tồn kho.
• Không che giấu hàng hư hỏng.
• Báo cáo ngay khi phát hiện bất thường.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên quy định rằng mọi chênh lệch hàng hóa đều mặc nhiên do người lao động chịu trách nhiệm.

Việc xác định trách nhiệm cần căn cứ vào nguyên nhân, lỗi, phạm vi công việc, quy trình kiểm soát và các quy định pháp luật liên quan.

Sử dụng thiết bị và công cụ làm việc

Nhân viên kho có thể được giao:

• Máy quét mã vạch;
• Điện thoại hoặc thiết bị cầm tay;
• Máy in tem;
• Máy tính;
• Xe đẩy;
• Dụng cụ đóng gói;
• Thiết bị bảo hộ;
• Chìa khóa hoặc thẻ ra vào kho.

Các tài sản có giá trị nên được lập biên bản bàn giao riêng để thuận tiện quản lý.

Hướng dẫn soạn hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ

Bước 1: Xác định mô hình kho

Xác định kho tổng, trung tâm phân phối, kho cửa hàng hay kho thương mại điện tử.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ

Ghi rõ người lao động làm nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê, soạn hàng, đóng gói hay thực hiện toàn bộ quy trình.

Bước 3: Xác định ca làm việc

Nếu kho hoạt động nhiều ca, cần xây dựng quy định ca trực và nguyên tắc thay đổi ca.

Bước 4: Xác định tài sản được giao

Liệt kê các thiết bị hoặc công cụ người lao động phải quản lý.

Bước 5: Quy định trách nhiệm hàng hóa

Nêu rõ trách nhiệm bảo quản, kiểm đếm, báo cáo và bàn giao; không quy định trách nhiệm bồi thường một cách tuyệt đối.

Bước 6: Quy định an toàn lao động

Bổ sung nghĩa vụ tuân thủ nội quy kho, quy trình an toàn và hướng dẫn sử dụng thiết bị.

Mẫu hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ tham khảo

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số: ……/HĐLĐ

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………, chúng tôi gồm:

BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG:
Tên doanh nghiệp: …………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………………………………
Đại diện: ……………………… Chức vụ: ………………

BÊN NGƯỜI LAO ĐỘNG:
Họ và tên: …………………………………………………
Ngày sinh: …………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………
Số giấy tờ tùy thân: ………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lao động với các điều khoản sau:

Điều 1. Công việc và thời hạn hợp đồng

1. Chức danh: Nhân viên kho phân phối bán lẻ.
2. Công việc:
   • Tiếp nhận hàng hóa theo chứng từ và quy trình của Công ty.
   • Kiểm đếm, phân loại và sắp xếp hàng hóa.
   • Soạn hàng theo lệnh xuất kho.
   • Đóng gói, dán nhãn và chuẩn bị hàng phân phối.
   • Bàn giao hàng cho cửa hàng, bộ phận vận chuyển hoặc người được chỉ định.
   • Tham gia kiểm kê và đối chiếu hàng tồn kho.
   • Báo cáo hàng hóa thiếu, thừa, hư hỏng hoặc bất thường.
   • Bảo quản hàng hóa, công cụ và thiết bị được giao.
   • Thực hiện các công việc khác phù hợp với vị trí theo phân công hợp pháp của Công ty.
3. Loại hợp đồng: …………………………………………
4. Thời hạn hợp đồng: ……………………………………

Điều 2. Địa điểm làm việc

Địa điểm làm việc: ………………………………………

Người lao động làm việc tại kho hoặc địa điểm phân phối được Công ty phân công phù hợp với công việc và quy định pháp luật.

Điều 3. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

1. Thời gian làm việc: ……………………………………
2. Ca làm việc: …………………………………………
3. Người lao động thực hiện việc giao ca, bàn giao hàng hóa và công việc theo quy trình.
4. Việc làm thêm giờ, làm việc ban đêm và các chế độ liên quan được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 4. Tiền lương và phụ cấp

1. Mức lương: ……………………… đồng/tháng.
2. Phụ cấp: …………………………………
3. Khoản bổ sung khác: ………………………
4. Hình thức trả lương: ………………………
5. Thời điểm trả lương: ………………………

Điều 5. Tiếp nhận, bảo quản và xuất hàng

Người lao động có trách nhiệm kiểm đếm, sắp xếp, bảo quản và bàn giao hàng hóa theo chứng từ và quy trình của Công ty.

Khi phát hiện hàng hóa thiếu, thừa, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bất thường, Người lao động phải báo cáo cho người phụ trách.

Điều 6. Kiểm kê hàng hóa

Người lao động có trách nhiệm tham gia kiểm kê theo kế hoạch hoặc yêu cầu của Công ty, phối hợp đối chiếu số liệu và lập biên bản khi có chênh lệch theo quy trình.

Điều 7. Tài sản và thiết bị được giao

Người lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và hoàn trả các công cụ, thiết bị, tài sản được Công ty bàn giao.

Điều 8. An toàn lao động

Người lao động có trách nhiệm tuân thủ quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, quy trình vận hành kho và hướng dẫn sử dụng thiết bị.

Không tự ý vận hành thiết bị mà mình chưa được phân công hoặc chưa được hướng dẫn theo quy định.

Điều 9. Bảo mật thông tin

Người lao động có trách nhiệm bảo mật thông tin về hàng hóa, số lượng tồn kho, giá trị hàng hóa, khách hàng, đơn hàng, dữ liệu kinh doanh và các thông tin khác được tiếp cận trong quá trình làm việc.

Điều 10. Trách nhiệm đối với hàng hóa và tài sản

Người lao động có trách nhiệm bảo quản hàng hóa và tài sản trong phạm vi công việc được giao.

Việc xác định trách nhiệm vật chất, bồi thường thiệt hại và xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng được thực hiện căn cứ vào nguyên nhân, mức độ lỗi, quy trình quản lý và quy định pháp luật.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của Người lao động

Người lao động được hưởng các quyền lợi theo hợp đồng và quy định pháp luật; đồng thời có trách nhiệm hoàn thành công việc, tuân thủ nội quy lao động và quy trình vận hành kho.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của Công ty

Công ty có quyền quản lý, điều hành và phân công công việc theo hợp đồng và quy định pháp luật; đồng thời có trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc và thực hiện các chế độ đối với Người lao động.

Điều 13. Bảo hiểm và các chế độ khác

Người lao động được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật và điều kiện áp dụng đối với hợp đồng.

Điều 14. Chấm dứt hợp đồng

Việc sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng và các quyền, nghĩa vụ sau khi chấm dứt được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 15. Điều khoản chung

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung đã thỏa thuận.

Hợp đồng được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý khi ký hợp đồng

Một là, mô tả đúng công việc thực tế. Nếu nhân viên vừa nhập hàng, vừa soạn hàng, đóng gói và kiểm kê thì nên ghi đầy đủ các nhóm nhiệm vụ này.

Hai là, chú ý ca làm việc. Kho phân phối thường có thời gian vận hành kéo dài nên cần quy định rõ lịch ca và chế độ đối với thời gian làm việc phát sinh.

Ba là, quản lý trách nhiệm hàng hóa. Không nên ghi một điều khoản đơn giản rằng “thiếu hàng thì nhân viên phải bồi thường”. Cần có quy trình kiểm đếm, bàn giao và xác định nguyên nhân chênh lệch.

Bốn là, lập biên bản bàn giao. Các thiết bị, công cụ, chìa khóa, thẻ kho hoặc tài sản có giá trị nên được bàn giao bằng văn bản.

Năm là, đào tạo an toàn. Nếu công việc có liên quan đến nâng, xếp, vận chuyển hàng hóa hoặc sử dụng máy móc, doanh nghiệp cần tổ chức hướng dẫn và đào tạo phù hợp.

Ý kiến của Luật sư Hà Thanh Trang

“Đối với nhân viên kho, trách nhiệm về hàng hóa cần được gắn với quy trình giao nhận và phạm vi quản lý thực tế. Hợp đồng nên quy định nghĩa vụ kiểm đếm, bảo quản, báo cáo và bàn giao, nhưng không nên mặc nhiên coi mọi chênh lệch tồn kho là lỗi của người lao động.”

Ý kiến của Luật sư Đặng Quý Tiên

“Kho phân phối bán lẻ thường vận hành theo ca và có tốc độ luân chuyển hàng hóa cao. Doanh nghiệp nên xây dựng đồng bộ hợp đồng lao động, nội quy kho, quy trình nhập – xuất – kiểm kê và biên bản bàn giao để tạo cơ sở quản lý rõ ràng.”

Vì sao nên sử dụng biểu mẫu tại Hệ thống Mẫu Hợp Đồng?

Nhân viên kho phân phối bán lẻ có phạm vi công việc khá rộng và liên quan trực tiếp đến hàng hóa, tài sản và dữ liệu tồn kho. Vì vậy, một hợp đồng lao động được thiết kế riêng cho vị trí này sẽ thuận tiện hơn so với việc sử dụng mẫu chung.

Hệ thống Mẫu Hợp Đồng cung cấp các biểu mẫu được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng xây dựng theo từng vị trí công việc và tình huống sử dụng. Nội dung được định hướng để doanh nghiệp có thể chỉnh sửa theo mô hình kho, loại hàng hóa, ca làm việc và quy trình quản lý thực tế.

Người sử dụng có thể tải mẫu, điền thông tin doanh nghiệp, mức lương, thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc và các điều khoản nội bộ trước khi ký kết.

Kết luận

Hợp đồng lao động nhân viên kho phân phối bán lẻ cần làm rõ công việc nhập – xuất hàng, kiểm kê, bảo quản hàng hóa, thời giờ làm việc, ca làm, tiền lương, tài sản được giao và trách nhiệm khi phát sinh chênh lệch.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên kết hợp hợp đồng với quy trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê và bàn giao để xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí. Một Hợp Đồng Mẫu được thiết kế đúng đặc thù kho phân phối sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ nhân sự và giảm rủi ro trong quá trình quản lý hàng hóa.