Hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty

Hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty là văn bản xác lập quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người được tuyển dụng để phụ trách các chương trình dành cho cán bộ, nhân viên và hoạt động văn hóa nội bộ. Công việc có thể bao gồm lập kế hoạch, xây dựng nội dung, chuẩn bị hậu cần, điều phối nhân sự, quản lý nhà cung cấp, theo dõi ngân sách và trực tiếp triển khai các chương trình như hội nghị nhân viên, sinh nhật công ty, tất niên, team building, lễ kỷ niệm, hoạt động gắn kết hoặc chương trình văn hóa doanh nghiệp. 

Do đặc thù thường phát sinh công việc ngoài giờ hành chính và tiếp cận thông tin nội bộ, hợp đồng cần quy định rõ phạm vi công việc, quyền hạn, thời gian làm việc, chế độ tiền lương, bảo mật, quản lý ngân sách và trách nhiệm đối với tài sản, hồ sơ được giao.

Hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty là gì?

Đây là thỏa thuận giữa công ty và người lao động về việc thực hiện công việc tổ chức, điều phối và hỗ trợ các chương trình phục vụ hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

Khác với nhân viên của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người lao động trong trường hợp này làm việc trực tiếp cho doanh nghiệp và mục tiêu chính là tổ chức các chương trình phục vụ nhân viên, văn hóa doanh nghiệp và hoạt động nội bộ.

Một số chương trình thường được giao gồm:

• Hội nghị nội bộ.
• Hội thảo dành cho nhân viên.
• Chương trình đào tạo nội bộ.
• Sinh nhật công ty.
• Lễ kỷ niệm thành lập.
• Tiệc cuối năm.
• Chương trình tổng kết.
• Team building.
• Hoạt động gắn kết nhân viên.
• Chương trình văn hóa doanh nghiệp.
• Hoạt động chào mừng nhân viên mới.
• Chương trình vinh danh, khen thưởng nhân viên.

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty

Tùy cơ cấu doanh nghiệp, nhân viên có thể trực thuộc phòng Nhân sự, Marketing, Truyền thông nội bộ hoặc bộ phận Văn hóa doanh nghiệp.

Lập kế hoạch sự kiện

Người lao động có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu từ cấp quản lý và xây dựng kế hoạch chương trình.

Công việc có thể gồm:

1. Xác định mục tiêu sự kiện.
2. Xác định đối tượng tham dự.
3. Dự kiến số lượng người tham dự.
4. Xây dựng chủ đề chương trình.
5. Lập timeline.
6. Dự toán chi phí.
7. Đề xuất địa điểm.
8. Lập danh sách hạng mục cần chuẩn bị.
9. Phối hợp với các phòng ban liên quan.

Chuẩn bị chương trình

Nhân viên có thể phụ trách:

• Nội dung chương trình.
• Kịch bản.
• Danh sách người tham dự.
• Thư mời nội bộ.
• Backdrop, banner, standee.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Bàn ghế.
• Quà tặng.
• Teabreak hoặc tiệc.
• Phương tiện di chuyển.
• Các hoạt động tương tác.

Điều phối trong ngày tổ chức

Khi sự kiện diễn ra, nhân viên có thể:

• Kiểm tra địa điểm.
• Kiểm tra thiết bị.
• Đón tiếp người tham dự.
• Điều phối chương trình.
• Phối hợp với MC.
• Theo dõi timeline.
• Phối hợp với nhà cung cấp.
• Xử lý tình huống phát sinh.
• Báo cáo quản lý khi có vấn đề vượt thẩm quyền.

Đối tượng sử dụng mẫu hợp đồng

Mẫu hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp tuyển dụng:

• Nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ.
• Nhân viên văn hóa doanh nghiệp.
• Nhân viên Employee Engagement.
• Nhân viên Internal Event.
• Nhân viên truyền thông nội bộ kiêm tổ chức sự kiện.
• Nhân viên HR phụ trách chương trình nội bộ.
• Nhân viên Marketing được giao tổ chức sự kiện cho nhân viên.

Nếu người lao động vừa tổ chức sự kiện vừa phụ trách truyền thông nội bộ, doanh nghiệp nên bổ sung cụ thể nhóm công việc truyền thông vào mô tả công việc.

Căn cứ pháp lý

Hợp đồng phải bảo đảm các quy định hiện hành về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm và quyền, nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.

Đối với nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời gian làm việc thực tế. Sự kiện có thể diễn ra vào buổi tối, cuối tuần hoặc thời điểm ngoài lịch làm việc thông thường. Việc bố trí và thanh toán đối với thời gian làm thêm phải được thực hiện theo quy định áp dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi ký hợp đồng

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị:

• Hồ sơ thông tin người lao động.
• CV.
• Hồ sơ tuyển dụng.
• Bản mô tả công việc.
• Quy chế tổ chức sự kiện nội bộ.
• Quy trình phê duyệt ngân sách.
• Quy trình mua sắm, thanh toán.
• Quy định bảo mật thông tin.
• Biên bản bàn giao thiết bị, tài sản nếu có.

Nội dung quan trọng trong hợp đồng

Chức danh và phạm vi công việc

Hợp đồng nên ghi rõ:

Chức danh: Nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty.

Sau đó mô tả những nhiệm vụ chính thay vì chỉ ghi “thực hiện công việc tổ chức sự kiện theo phân công”.

Quyền hạn của nhân viên

Đây là nội dung cần quy định rõ.

Nhân viên có thể được giao nhiệm vụ:

• Tìm kiếm nhà cung cấp.
• Liên hệ lấy báo giá.
• Đề xuất phương án.
• Điều phối nhà cung cấp.
• Theo dõi tiến độ.
• Theo dõi chi phí.

Tuy nhiên, những quyền này không mặc nhiên đồng nghĩa với quyền ký hợp đồng hoặc cam kết nghĩa vụ tài chính thay mặt công ty.

Quản lý ngân sách

Nếu nhân viên được giao quản lý ngân sách sự kiện, hợp đồng hoặc quy chế nội bộ nên xác định:

• Hạn mức được giao.
• Khoản chi được phép thực hiện.
• Quy trình phê duyệt.
• Quy trình tạm ứng.
• Chứng từ thanh toán.
• Trách nhiệm báo cáo.

Thời giờ làm việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Đây là một trong những điểm khác biệt của vị trí này.

Nhân viên có thể làm việc theo giờ hành chính nhưng phải tham gia sự kiện vào buổi tối hoặc ngày nghỉ.

Ví dụ:

Người lao động làm việc theo thời gian làm việc của Công ty và thực hiện công việc ngoài thời gian làm việc thông thường khi có chương trình được Công ty phân công. Thời gian làm việc phát sinh được thực hiện và hưởng chế độ theo quy định pháp luật.

Cách quy định này phù hợp hơn việc ghi rằng nhân viên phải “sẵn sàng làm việc bất kỳ thời gian nào”.

Bảo mật thông tin nội bộ công ty

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể tiếp cận nhiều thông tin không công khai như:

• Danh sách nhân viên.
• Thông tin khách mời.
• Ngân sách chương trình.
• Kế hoạch nội bộ.
• Thông tin về lãnh đạo.
• Nội dung chương trình chưa công bố.
• Hình ảnh nhân viên.
• Thông tin hoạt động nội bộ.

Do đó, hợp đồng nên có điều khoản bảo mật.

Nhân viên không nên tự ý công khai hình ảnh, video, danh sách người tham dự hoặc thông tin về chương trình nội bộ lên mạng xã hội nếu chưa được công ty cho phép.

Trách nhiệm đối với tài sản và chi phí

Người lao động có trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị, tiền tạm ứng và hồ sơ được giao.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên quy định theo hướng nhân viên phải chịu mọi khoản thiệt hại hoặc mọi chi phí phát sinh bất kể nguyên nhân.

Trách nhiệm cần được xác định dựa trên:

• Phạm vi công việc.
• Quyền hạn.
• Nguyên nhân phát sinh.
• Mức độ lỗi.
• Quy trình quản lý.
• Quy định pháp luật.

Hướng dẫn soạn hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty

Bước 1: Xác định bộ phận quản lý

Xác định nhân viên thuộc HR, Marketing, Truyền thông nội bộ hay bộ phận Văn hóa doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ

Ghi rõ lập kế hoạch, chuẩn bị, điều phối và tổng kết sự kiện.

Bước 3: Xác định quyền hạn

Phân biệt rõ quyền đề xuất, quyền thực hiện và quyền phê duyệt.

Bước 4: Quy định ngân sách

Nếu được giao ngân sách hoặc tạm ứng, cần tuân thủ quy trình tài chính của công ty.

Bước 5: Quy định thời gian làm việc

Đặc biệt chú ý các chương trình diễn ra ngoài giờ hành chính.

Bước 6: Bổ sung bảo mật

Quy định việc sử dụng danh sách nhân viên, hình ảnh, video và thông tin chương trình.

Bước 7: Hoàn thiện chế độ lao động

Kiểm tra tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, nghỉ ngơi và các chế độ khác trước khi ký.

Mẫu hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số: ……/HĐLĐ

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………, chúng tôi gồm:

BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Tên công ty: …………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ………………………………
Đại diện: ……………………… Chức vụ: …………

BÊN NGƯỜI LAO ĐỘNG

Họ và tên: ……………………………………………
Ngày sinh: ……………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………
Số giấy tờ tùy thân: …………………………………
Số điện thoại: …………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lao động với các điều khoản sau:

Điều 1. Công việc và thời hạn hợp đồng

1. Chức danh: Nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty.
2. Công việc:
   • Lập kế hoạch tổ chức các chương trình nội bộ của Công ty.
   • Xây dựng timeline, nội dung và phương án triển khai.
   • Chuẩn bị hậu cần cho chương trình.
   • Phối hợp với các phòng ban và nhân sự tham gia.
   • Liên hệ, phối hợp với nhà cung cấp trong phạm vi được giao.
   • Theo dõi tiến độ và chi phí chương trình.
   • Điều phối hoạt động trong thời gian diễn ra sự kiện.
   • Tổng hợp kết quả và lập báo cáo sau sự kiện.
   • Thực hiện các công việc khác phù hợp với vị trí theo phân công hợp pháp của Công ty.
3. Loại hợp đồng: ……………………………………
4. Thời hạn hợp đồng: ………………………………

Điều 2. Địa điểm làm việc

Địa điểm làm việc: ……………………………………

Người lao động có thể được phân công làm việc tại địa điểm tổ chức các chương trình nội bộ theo kế hoạch của Công ty.

Điều 3. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

1. Thời gian làm việc thông thường: …………………
2. Lịch làm việc: ………………………………………
3. Khi chương trình phát sinh ngoài thời gian làm việc thông thường, Người lao động thực hiện công việc theo sự phân công phù hợp và được hưởng chế độ theo quy định pháp luật.

Điều 4. Tiền lương và phụ cấp

1. Mức lương: ……………………… đồng/tháng.
2. Phụ cấp: …………………………………
3. Khoản bổ sung khác: ………………………
4. Hình thức trả lương: ………………………
5. Thời điểm trả lương: ………………………

Điều 5. Nhiệm vụ tổ chức sự kiện

Người lao động có trách nhiệm chuẩn bị, điều phối và triển khai các chương trình nội bộ theo kế hoạch được phê duyệt.

Người lao động phải báo cáo cấp quản lý khi phát sinh vấn đề vượt quá phạm vi công việc hoặc quyền hạn được giao.

Điều 6. Làm việc với nhà cung cấp

Người lao động được liên hệ và phối hợp với nhà cung cấp trong phạm vi được Công ty phân công.

Việc ký kết hợp đồng, phê duyệt chi phí hoặc cam kết nghĩa vụ tài chính chỉ được thực hiện khi Người lao động có thẩm quyền theo quy định của Công ty.

Điều 7. Quản lý ngân sách và tài sản

Người lao động có trách nhiệm quản lý, sử dụng ngân sách, tài sản và thiết bị được giao đúng mục đích và quy trình của Công ty.

Các khoản chi phải được thực hiện theo quy trình phê duyệt, tạm ứng và thanh toán.

Điều 8. Bảo mật thông tin

Người lao động có trách nhiệm bảo mật thông tin về nhân sự, ngân sách, kế hoạch, chương trình, hình ảnh và các thông tin nội bộ khác được tiếp cận trong quá trình làm việc.

Không tự ý cung cấp hoặc công khai thông tin khi chưa được Công ty cho phép.

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của Người lao động

Người lao động được hưởng các quyền lợi theo hợp đồng và quy định pháp luật; có nghĩa vụ hoàn thành công việc, tuân thủ nội quy lao động, quy trình tổ chức sự kiện và các quy định hợp pháp của Công ty.

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của Công ty

Công ty có quyền phân công, điều hành và đánh giá công việc của Người lao động; đồng thời có trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc, thanh toán tiền lương và thực hiện các chế độ theo quy định.

Điều 11. Bảo hiểm và các chế độ khác

Người lao động được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật và điều kiện áp dụng đối với hợp đồng.

Điều 12. Chấm dứt hợp đồng

Việc sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng và các quyền, nghĩa vụ liên quan được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 13. Điều khoản chung

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung đã thỏa thuận.

Hợp đồng được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý khi ký hợp đồng

1. Phân biệt nhân viên nội bộ và đơn vị tổ chức sự kiện. Nếu người được tuyển là nhân viên của công ty thì sử dụng hợp đồng lao động. Nếu thuê doanh nghiệp bên ngoài tổ chức chương trình thì quan hệ với đơn vị đó cần được điều chỉnh bằng hợp đồng dịch vụ.

2. Không bỏ qua thời gian làm việc ngoài giờ. Sự kiện có thể diễn ra vào buổi tối hoặc ngày nghỉ, vì vậy cần có cơ chế xử lý thời gian làm việc phát sinh.

3. Phân định quyền phê duyệt ngân sách. Nhân viên phụ trách sự kiện không mặc nhiên có quyền ký hợp đồng với nhà cung cấp hoặc quyết định mọi khoản chi.

4. Bảo mật thông tin nhân sự. Danh sách nhân viên, hình ảnh và thông tin chương trình cần được sử dụng đúng phạm vi được phép.

5. Kết hợp hợp đồng với quy trình nội bộ. Các quy trình mua sắm, thanh toán, phê duyệt và tổ chức sự kiện nên được ban hành riêng để hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng.

Ý kiến của Luật sư Đặng Quý Tiên

“Đối với nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ, doanh nghiệp nên xác định rõ đâu là nhiệm vụ, đâu là quyền hạn phê duyệt. Việc phân định này đặc biệt quan trọng khi nhân viên được giao làm việc với nhà cung cấp hoặc quản lý khoản ngân sách phục vụ chương trình.”

Ý kiến của Luật sư Nguyễn Văn Hùng

“Sự kiện nội bộ thường có tính thời điểm nên người lao động có thể phải làm việc ngoài lịch thông thường. Hợp đồng cần được thiết kế sao cho việc bố trí thời gian làm việc và chế độ đối với thời gian phát sinh được thực hiện đúng quy định, thay vì giao một nghĩa vụ làm việc không giới hạn.”

Vì sao nên sử dụng mẫu tại Hệ thống Mẫu Hợp Đồng?

Vị trí nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty có sự kết hợp giữa công việc hành chính, hậu cần, truyền thông và điều phối. Nếu sử dụng một mẫu hợp đồng lao động chung mà không bổ sung đặc thù công việc, doanh nghiệp có thể bỏ sót những vấn đề như ngân sách, nhà cung cấp, bảo mật thông tin và sự kiện ngoài giờ.

Mẫu Hợp Đồng cung cấp biểu mẫu được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng xây dựng theo từng vị trí công việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chức danh, nhiệm vụ, thời gian làm việc, quyền hạn và trách nhiệm theo cơ cấu thực tế.

Người dùng có thể tải mẫu, điền thông tin doanh nghiệp và người lao động, sau đó rà soát và điều chỉnh các điều khoản nội bộ trước khi ký kết.

Kết luận

Hợp đồng lao động nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ công ty cần xác định rõ nhiệm vụ lập kế hoạch, chuẩn bị, điều phối và tổng kết các chương trình dành cho nhân viên. Bên cạnh tiền lương và các điều khoản lao động thông thường, doanh nghiệp nên chú ý đến quyền hạn khi làm việc với nhà cung cấp, quản lý ngân sách, sử dụng tài sản, bảo mật thông tin và thời gian làm việc ngoài giờ.

Một Hợp Đồng Mẫu được thiết kế riêng cho vị trí này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, đồng thời tạo cơ sở thuận lợi cho việc quản lý các chương trình nội bộ trong thực tế.