Hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid

Hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid là hình thức thỏa thuận lao động trong đó người lao động kết hợp làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc địa điểm của doanh nghiệp với làm việc từ xa theo lịch và quy định đã thống nhất. Mô hình này ngày càng phù hợp với các vị trí công nghệ, marketing, thiết kế, kế toán, tư vấn, chăm sóc khách hàng và nhiều công việc có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ bằng công cụ trực tuyến. 

Khi xây dựng hợp đồng Hybrid, doanh nghiệp cần làm rõ địa điểm làm việc, lịch làm việc tại văn phòng và từ xa, phương thức giao việc, quản lý thời gian, thiết bị, bảo mật dữ liệu, chi phí làm việc từ xa và trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Mẫu Hợp Đồng dưới đây được Team biên tập xây dựng theo hướng có thể tùy chỉnh cho từng doanh nghiệp và vị trí.

Hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid là gì?

Hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid là hợp đồng lao động mà trong đó hai bên thỏa thuận người lao động thực hiện công việc kết hợp giữa:

• Làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc địa điểm do doanh nghiệp bố trí;
• Làm việc từ xa tại địa điểm được doanh nghiệp chấp thuận.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể bố trí nhân viên làm việc tại văn phòng vào một số ngày nhất định và làm việc từ xa vào các ngày còn lại.

Điểm quan trọng là Hybrid là phương thức tổ chức và địa điểm thực hiện công việc, không phải một loại hợp đồng lao động độc lập được pháp luật lao động phân loại riêng.

Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm đầy đủ các nội dung của hợp đồng lao động và quy định liên quan trong quá trình thực hiện.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng mô hình Hybrid?

Mô hình Hybrid phù hợp với những công việc không yêu cầu người lao động phải thường xuyên có mặt trực tiếp tại nơi làm việc.

Một số vị trí có thể áp dụng:

• Nhân viên Marketing.
• Nhân viên Content.
• Nhân viên SEO.
• Nhân viên thiết kế.
• Lập trình viên.
• Nhân viên IT.
• Nhân viên kế toán.
• Nhân viên kinh doanh.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng.
• Nhân viên tư vấn.
• Nhân viên nhân sự.
• Nhân viên hành chính có tính chất công việc phù hợp.

Ngược lại, những vị trí cần trực tiếp vận hành máy móc, sản xuất, kho vận hoặc thường xuyên có mặt tại một địa điểm cụ thể có thể khó áp dụng Hybrid hoặc chỉ áp dụng ở một phần công việc.

Các mô hình Hybrid phổ biến

Hybrid cố định

Doanh nghiệp quy định lịch làm việc cố định.

Ví dụ:

• Thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu làm việc tại văn phòng;
• Thứ Ba, thứ Năm làm việc từ xa.

Cách này dễ quản lý và giúp nhân viên chủ động sắp xếp lịch.

Hybrid linh hoạt

Doanh nghiệp chỉ quy định số ngày hoặc số buổi phải có mặt tại văn phòng.

Ví dụ:

Người lao động làm việc tại văn phòng tối thiểu 2 ngày/tuần; thời gian còn lại được làm việc từ xa theo kế hoạch của bộ phận.

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn linh hoạt nhưng vẫn duy trì sự phối hợp trực tiếp.

Hybrid theo nhu cầu công việc

Người lao động chủ yếu làm việc từ xa nhưng phải có mặt tại văn phòng khi có cuộc họp, đào tạo, sự kiện hoặc yêu cầu công việc.

Cách này cần quy định rõ cơ chế thông báo để tránh tranh chấp về việc triệu tập người lao động đến nơi làm việc.

Căn cứ pháp lý

Khi ký hợp đồng theo mô hình Hybrid, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định hiện hành về:

• Giao kết và thực hiện hợp đồng lao động;
• Tiền lương;
• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi;
• Làm thêm giờ;
• Bảo hiểm;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.

Do pháp luật không xem Hybrid là một loại hợp đồng lao động riêng, doanh nghiệp nên thể hiện mô hình làm việc Hybrid trong địa điểm làm việc, thời giờ làm việc và các thỏa thuận về phương thức thực hiện công việc.

Địa điểm làm việc trong hợp đồng Hybrid

Đây là nội dung cần đặc biệt chú ý.

Thay vì chỉ ghi:

Địa điểm làm việc: Tại nhà.

Doanh nghiệp nên xác định rõ:

Địa điểm làm việc của Người lao động bao gồm trụ sở/văn phòng của Công ty tại …………… và địa điểm làm việc từ xa do Người lao động đăng ký hoặc được Công ty chấp thuận.

Nếu nhân viên được phép làm việc từ nhiều địa điểm, doanh nghiệp nên có quy trình đăng ký hoặc phê duyệt địa điểm làm việc.

Thời giờ làm việc theo mô hình Hybrid

Làm việc từ xa không đồng nghĩa với việc người lao động được tự do về thời gian nếu hai bên vẫn áp dụng thời giờ làm việc bình thường.

Hợp đồng có thể quy định:

• Khung giờ làm việc;
• Thời gian nghỉ;
• Ngày làm việc tại văn phòng;
• Ngày làm việc từ xa;
• Thời gian phải online;
• Thời gian tham gia họp;
• Cơ chế đăng ký nghỉ phép;
• Quy định khi cần làm thêm giờ.

Doanh nghiệp nên quản lý dựa trên công việc và kết quả thay vì chỉ kiểm soát người lao động có mặt trực tuyến bao lâu.

Quản lý công việc khi làm việc từ xa

Hợp đồng hoặc quy chế nội bộ có thể quy định người lao động sử dụng:

• Email công ty;
• Phần mềm quản lý công việc;
• Hệ thống chấm công;
• Phần mềm họp trực tuyến;
• Hệ thống quản lý tài liệu;
• Công cụ giao việc;
• Hệ thống báo cáo.

Người lao động cần bảo đảm khả năng liên lạc trong thời gian làm việc và hoàn thành nhiệm vụ theo thời hạn.

Thiết bị làm việc

Doanh nghiệp cần xác định rõ thiết bị nào được cung cấp.

Ví dụ:

• Laptop;
• Màn hình;
• Điện thoại;
• Tai nghe;
• Thiết bị bảo mật;
• Tài khoản phần mềm;
• Thiết bị VPN;
• Phụ kiện làm việc.

Nếu doanh nghiệp cho phép sử dụng thiết bị cá nhân, cần quy định phạm vi sử dụng và yêu cầu bảo mật phù hợp.

Chi phí làm việc từ xa

Đây là vấn đề nên được thỏa thuận rõ.

Các khoản có thể phát sinh gồm:

• Internet;
• Điện;
• Thiết bị;
• Phần mềm;
• Chi phí di chuyển khi được yêu cầu đến văn phòng;
• Chi phí khác phục vụ công việc.

Không nên mặc nhiên coi mọi chi phí phát sinh khi làm việc tại nhà đều do người lao động tự chịu nếu doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ riêng.

Bảo mật thông tin khi làm việc từ xa

Làm việc Hybrid làm tăng nguy cơ người lao động sử dụng mạng, thiết bị hoặc không gian bên ngoài văn phòng.

Do đó, hợp đồng nên quy định:

• Không chia sẻ tài khoản.
• Không để người khác sử dụng thiết bị công việc.
• Không lưu dữ liệu mật trên thiết bị không được phép.
• Không sử dụng Wi-Fi công cộng cho các thao tác nhạy cảm nếu trái quy định.
• Khóa thiết bị khi rời khỏi nơi làm việc.
• Sử dụng VPN hoặc phương thức bảo mật theo yêu cầu.
• Báo cáo ngay khi mất thiết bị hoặc nghi ngờ lộ thông tin.

Hướng dẫn soạn hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid

Bước 1: Xác định vị trí có thể làm Hybrid

Đánh giá công việc có cần thường xuyên hiện diện tại văn phòng hay không.

Bước 2: Xác định tỷ lệ làm việc

Quy định số ngày tại văn phòng và số ngày làm việc từ xa hoặc cơ chế phân bổ linh hoạt.

Bước 3: Xác định địa điểm

Ghi rõ văn phòng và nguyên tắc xác định địa điểm làm việc từ xa.

Bước 4: Xác định thời giờ

Quy định giờ làm việc, lịch họp, thời gian phải sẵn sàng liên lạc và cơ chế làm thêm giờ.

Bước 5: Quy định thiết bị

Xác định thiết bị do công ty cấp và trách nhiệm bảo quản.

Bước 6: Quy định bảo mật

Đặc biệt chú ý dữ liệu khách hàng, dữ liệu nội bộ và tài khoản hệ thống.

Bước 7: Quy định quản lý kết quả

Xác định phương thức giao việc, báo cáo, đánh giá KPI và nghiệm thu công việc.

Mẫu hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid tham khảo

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số: ……/HĐLĐ

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………, chúng tôi gồm:

BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Tên doanh nghiệp: …………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………………………………
Đại diện: ……………………… Chức vụ: ………………

BÊN NGƯỜI LAO ĐỘNG

Họ và tên: …………………………………………………
Ngày sinh: …………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………
Số giấy tờ tùy thân: ………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lao động với các điều khoản sau:

Điều 1. Công việc và thời hạn hợp đồng

1. Chức danh: …………………………………………
2. Công việc:
   • Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo chức danh.
   • Làm việc trực tiếp tại văn phòng và làm việc từ xa theo lịch hoặc kế hoạch của Công ty.
   • Tham gia các cuộc họp, đào tạo và hoạt động trực tiếp khi được phân công phù hợp.
   • Sử dụng các hệ thống, phần mềm và công cụ làm việc do Công ty quy định.
   • Báo cáo tiến độ và kết quả công việc theo yêu cầu.
   • Thực hiện các công việc khác phù hợp với vị trí theo phân công hợp pháp của Công ty.
3. Loại hợp đồng: …………………………………………
4. Thời hạn hợp đồng: ……………………………………

Điều 2. Địa điểm và phương thức làm việc

1. Người lao động làm việc theo mô hình Hybrid, kết hợp giữa làm việc trực tiếp và làm việc từ xa.
2. Địa điểm làm việc trực tiếp: ……………………………
3. Địa điểm làm việc từ xa: ………………………………
4. Lịch làm việc tại văn phòng và từ xa được xác định theo …………………
5. Khi có yêu cầu công việc hợp pháp cần làm việc trực tiếp, Người lao động thực hiện theo kế hoạch và thông báo của Công ty.

Điều 3. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

1. Thời gian làm việc: ……………………………………
2. Ngày làm việc tại văn phòng: …………………………
3. Ngày làm việc từ xa: …………………………………
4. Thời gian phải bảo đảm khả năng liên lạc: ……………
5. Việc làm thêm giờ và chế độ liên quan được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 4. Tiền lương và phụ cấp

1. Mức lương: ……………………… đồng/tháng.
2. Phụ cấp: …………………………………
3. Khoản bổ sung khác: ………………………
4. Hình thức trả lương: ………………………
5. Thời điểm trả lương: ………………………

Điều 5. Phương thức giao việc và đánh giá

Người lao động thực hiện công việc thông qua hệ thống quản lý công việc, email, phần mềm nội bộ hoặc các phương thức khác do Công ty quy định.

Kết quả công việc được đánh giá dựa trên nhiệm vụ, tiến độ, chất lượng và tiêu chí công việc được giao.

Điều 6. Thiết bị làm việc

Công ty bàn giao cho Người lao động các thiết bị cần thiết gồm:

………………………………………………………………

Người lao động có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, bảo quản và hoàn trả khi Công ty yêu cầu hoặc khi chấm dứt hợp đồng.

Điều 7. Bảo mật và an toàn thông tin

Người lao động có trách nhiệm bảo mật dữ liệu, tài liệu, tài khoản và thông tin của Công ty trong quá trình làm việc tại văn phòng cũng như khi làm việc từ xa.

Người lao động không được tự ý sao chép, chia sẻ hoặc cung cấp thông tin cho bên thứ ba.

Điều 8. An toàn khi làm việc từ xa

Người lao động có trách nhiệm bố trí môi trường làm việc phù hợp, bảo quản thiết bị và tuân thủ các hướng dẫn về an toàn thông tin, bảo mật và sử dụng thiết bị của Công ty.

Khi xảy ra mất thiết bị, sự cố bảo mật hoặc sự cố ảnh hưởng đến công việc, Người lao động phải thông báo cho Công ty trong thời gian hợp lý.

Điều 9. Chi phí làm việc từ xa

Các khoản chi phí phục vụ công việc được thực hiện theo chính sách của Công ty và thỏa thuận giữa hai bên.

Các khoản được Công ty hỗ trợ hoặc thanh toán gồm:

………………………………………………………………

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của Người lao động

Người lao động được hưởng các quyền lợi theo hợp đồng và quy định pháp luật; có nghĩa vụ hoàn thành công việc, tuân thủ thời gian làm việc, quy trình bảo mật và các quy định hợp pháp của Công ty.

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của Công ty

Công ty có quyền phân công, điều hành, kiểm tra và đánh giá công việc của Người lao động; đồng thời có trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc và thực hiện đầy đủ các chế độ theo quy định.

Điều 12. Bảo hiểm và các chế độ khác

Người lao động được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật và điều kiện áp dụng đối với hợp đồng.

Điều 13. Bàn giao khi thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng

Người lao động có trách nhiệm bàn giao thiết bị, tài khoản, dữ liệu, tài liệu và công việc đang thực hiện theo yêu cầu của Công ty.

Điều 14. Chấm dứt hợp đồng

Việc sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng và các quyền, nghĩa vụ liên quan được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 15. Điều khoản chung

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung đã thỏa thuận.

Hợp đồng được lập thành …… bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ …… bản.

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý khi ký hợp đồng Hybrid

Thứ nhất, không xem Hybrid là một loại hợp đồng lao động riêng. Đây là phương thức tổ chức thực hiện công việc nên cần thể hiện rõ trong các điều khoản của hợp đồng.

Thứ hai, phải quy định địa điểm làm việc. Đặc biệt nếu người lao động được làm việc từ nhà hoặc một địa điểm khác ngoài văn phòng.

Thứ ba, quy định rõ lịch làm việc. Có thể lựa chọn lịch cố định hoặc cơ chế linh hoạt nhưng phải đủ rõ để hai bên thực hiện.

Thứ tư, không bỏ qua thời giờ làm việc. Làm việc từ xa vẫn cần tuân thủ thỏa thuận về thời giờ làm việc và các quy định liên quan.

Thứ năm, kiểm soát dữ liệu. Doanh nghiệp nên có quy trình bảo mật riêng cho nhân viên Hybrid.

Thứ sáu, quản lý bằng kết quả. Với công việc có thể thực hiện từ xa, nên xây dựng KPI, deadline và tiêu chí đánh giá rõ ràng thay vì chỉ dựa vào việc người lao động có mặt tại văn phòng.

Ý kiến của Luật sư Hà Thanh Trang

“Mô hình Hybrid nên được thể hiện cụ thể trong hợp đồng hoặc quy chế làm việc của doanh nghiệp. Đặc biệt cần xác định địa điểm làm việc, lịch làm việc trực tiếp và từ xa, cũng như cơ chế khi doanh nghiệp yêu cầu người lao động có mặt trực tiếp.”

Ý kiến của Luật sư Nguyễn Trường Minh

“Làm việc từ xa làm tăng yêu cầu quản lý tài khoản, thiết bị và dữ liệu. Doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm bảo mật, bàn giao thiết bị và xử lý khi mất thiết bị hoặc xảy ra sự cố thông tin, thay vì chỉ quy định chung về nghĩa vụ bảo mật.”

Vì sao nên sử dụng biểu mẫu tại Hệ thống Mẫu Hợp Đồng?

Hợp đồng lao động thông thường thường không giải quyết đầy đủ những vấn đề phát sinh khi người lao động vừa làm việc tại văn phòng vừa làm việc từ xa.

Hệ thống Mẫu Hợp Đồng cung cấp biểu mẫu được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng xây dựng theo từng hình thức và vị trí công việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng bổ sung lịch Hybrid, địa điểm làm việc, thiết bị, bảo mật dữ liệu, phương thức giao việc và chính sách chi phí.

Doanh nghiệp có thể tải mẫu, điền thông tin của hai bên và điều chỉnh các điều khoản theo chính sách làm việc Hybrid thực tế trước khi ký.

Kết luận

Hợp đồng lao động theo mô hình Hybrid cần xác định rõ đây là phương thức kết hợp giữa làm việc trực tiếp và làm việc từ xa, đồng thời quy định cụ thể địa điểm, lịch làm việc, thời giờ làm việc, phương thức giao việc, thiết bị, chi phí và bảo mật thông tin.

Một Hợp Đồng Mẫu được thiết kế riêng cho mô hình Hybrid sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng mỗi nhân viên hiểu khác nhau về quyền làm việc từ xa, đồng thời tạo cơ sở quản lý hiệu quả hơn đối với các vị trí không cần thường xuyên có mặt tại văn phòng.