Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử

Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp xuất nhập khẩu với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai báo và thực hiện thủ tục hải quan điện tử về việc thay mặt hoặc hỗ trợ bên thuê thực hiện các nghiệp vụ khai báo hải quan, xử lý hồ sơ, thông quan hàng hóa và các công việc liên quan theo quy định của pháp luật.

Nếu bạn đang tìm hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử, hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử file Word, tải hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử hoặc mẫu hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử mới nhất, bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ căn cứ pháp lý, hướng dẫn soạn thảo và mẫu hợp đồng tham khảo.

Theo nghiên cứu của Team biên tập Mẫu Hợp Đồng, việc thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế sai sót trong khai báo, giảm chi phí nhân sự và bảo đảm tuân thủ các quy định về hải quan, thuế và quản lý chuyên ngành.

Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử là gì?

Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử là sự thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ, theo đó bên cung cấp thực hiện hoặc hỗ trợ thực hiện các thủ tục hải quan điện tử thông qua hệ thống hải quan điện tử của cơ quan nhà nước theo phạm vi công việc đã thống nhất.

Dịch vụ có thể bao gồm:

• Tư vấn thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu.
• Khai báo hải quan điện tử.
• Khai tờ khai hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ hải quan.
• Kiểm tra mã HS.
• Tư vấn chính sách thuế.
• Xác định trị giá hải quan.
• Hỗ trợ xin giấy phép chuyên ngành.
• Theo dõi phân luồng tờ khai.
• Phối hợp kiểm hóa hàng hóa.
• Xử lý vướng mắc trong quá trình thông quan.
• Nộp chứng từ điện tử.
• Hỗ trợ hoàn thuế hoặc miễn, giảm thuế (nếu có).
• Báo cáo tình trạng xử lý hồ sơ.
• Tư vấn tuân thủ pháp luật về hải quan.

Hợp đồng này không mặc nhiên bao gồm dịch vụ vận chuyển quốc tế, giao nhận hàng hóa, bảo hiểm hàng hóa hoặc đại diện giải quyết tranh chấp với cơ quan nhà nước nếu các bên không có thỏa thuận riêng.

Đối tượng sử dụng hợp đồng

Biểu mẫu phù hợp với:

• Doanh nghiệp xuất khẩu.
• Doanh nghiệp nhập khẩu.
• Công ty logistics.
• Công ty giao nhận (Freight Forwarder).
• Đại lý làm thủ tục hải quan.
• Doanh nghiệp sản xuất.
• Doanh nghiệp chế xuất.
• Doanh nghiệp FDI.
• Hộ kinh doanh có hoạt động xuất nhập khẩu.
• Doanh nghiệp thương mại quốc tế.

Hợp đồng được sử dụng trong trường hợp nào?

Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử thường được ký kết khi:

• Khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu.
• Khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu.
• Thực hiện thủ tục tạm nhập, tái xuất.
• Thực hiện thủ tục gia công, sản xuất xuất khẩu.
• Thực hiện thủ tục hàng quá cảnh.
• Khai bổ sung tờ khai hải quan.
• Xin cấp giấy phép chuyên ngành.
• Hoàn thuế xuất nhập khẩu.
• Thông quan hàng hóa tại cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu.
• Thuê đại lý làm thủ tục hải quan theo từng lô hàng hoặc theo hợp đồng dài hạn.

Hồ sơ thực hiện hợp đồng gồm những gì?

Thông thường hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền (nếu có).
• Hợp đồng ngoại thương.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
• Giấy phép chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý).
• Tờ khai hải quan điện tử.
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng chủ yếu căn cứ vào:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại.
• Luật Hải quan.
• Luật Quản lý thuế.
• Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
• Luật Giao dịch điện tử.
• Luật Quản lý ngoại thương.
• Các nghị định và thông tư hướng dẫn về thủ tục hải quan điện tử.
• Các quy định của Tổng cục Hải quan và cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan.

Nội dung cần có trong hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử

Một hợp đồng đầy đủ nên bao gồm:

Thông tin các bên

• Tên doanh nghiệp.
• Người đại diện.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ.

Phạm vi công việc

Hợp đồng cần quy định rõ:

• Loại hình xuất nhập khẩu.
• Phạm vi khai báo.
• Số lượng lô hàng.
• Hệ thống khai báo điện tử sử dụng.
• Hồ sơ cần chuẩn bị.
• Thời hạn thực hiện.
• Trách nhiệm phối hợp.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu.

Tiêu chuẩn thực hiện

Bao gồm:

• Khai báo đúng quy định pháp luật.
• Hồ sơ đầy đủ, chính xác.
• Đúng thời hạn.
• Bảo mật thông tin thương mại.
• Tuân thủ quy trình hải quan điện tử.
• Báo cáo tiến độ xử lý.
• Phối hợp với cơ quan hải quan khi có yêu cầu.

Giá trị hợp đồng

Các bên cần thống nhất:

• Phí dịch vụ theo tờ khai.
• Phí dịch vụ theo lô hàng.
• Phí tư vấn.
• Chi phí phát sinh.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Lệ phí nhà nước (nếu bên cung cấp tạm ứng).
• Phương thức thanh toán.

Trách nhiệm của các bên

Bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm:

• Thực hiện khai báo hải quan điện tử đúng quy định.
• Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi khai báo.
• Thông báo kịp thời các thiếu sót hoặc rủi ro phát sinh.
• Bảo mật thông tin doanh nghiệp và hàng hóa.
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
• Hỗ trợ giải trình trong phạm vi công việc đã được giao.
• Bàn giao đầy đủ hồ sơ sau khi hoàn thành dịch vụ.

Bên thuê dịch vụ có trách nhiệm:

• Cung cấp hồ sơ, chứng từ hợp pháp và chính xác.
• Phối hợp xử lý khi cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung thông tin.
• Thanh toán đúng thời hạn.
• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa và chứng từ do mình cung cấp.

Nghiệm thu

Hợp đồng nên quy định:

• Tờ khai hải quan đã được tiếp nhận.
• Hồ sơ khai báo điện tử hoàn chỉnh.
• Kết quả thông quan hoặc hoàn thành công việc theo phạm vi hợp đồng.
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ.
• Biên bản thanh lý hợp đồng.

Hướng dẫn soạn hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử

Để hợp đồng có giá trị pháp lý và bảo đảm việc thực hiện thủ tục hải quan đúng quy định, các bên nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định rõ phạm vi dịch vụ như khai báo hải quan điện tử, tư vấn mã HS, xác định trị giá hải quan, xin giấy phép chuyên ngành hoặc hỗ trợ thông quan.

Bước 2: Quy định cụ thể trách nhiệm của bên thuê trong việc cung cấp chứng từ, hồ sơ và thông tin chính xác, đầy đủ, đúng thời hạn.

Bước 3: Thỏa thuận thời gian xử lý từng loại hồ sơ, trách nhiệm theo dõi phân luồng, phối hợp kiểm hóa và xử lý yêu cầu của cơ quan hải quan.

Bước 4: Quy định rõ trách nhiệm bảo mật thông tin thương mại, dữ liệu khách hàng, giá trị hàng hóa và tài liệu xuất nhập khẩu.

Bước 5: Xác định rõ phạm vi trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ đối với các sai sót phát sinh từ lỗi khai báo và phân biệt với trường hợp sai sót do hồ sơ hoặc thông tin do bên thuê cung cấp.

Bước 6: Quy định việc lưu trữ, bàn giao hồ sơ điện tử, chứng từ và tài liệu sau khi hoàn thành thủ tục hải quan.

Bước 7: Kiểm tra toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi ký kết.

Những lưu ý khi ký kết hợp đồng

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Văn Hùng, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của các bên trong việc cung cấp và kiểm tra chứng từ, giới hạn trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ đối với thông tin do khách hàng cung cấp và quy trình xử lý khi phát sinh yêu cầu kiểm tra sau thông quan.

Bên cạnh đó, Luật sư Hà Thanh Trang cho rằng doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về thời hạn lưu giữ hồ sơ, trách nhiệm phối hợp với cơ quan hải quan, cơ chế xử lý trường hợp hệ thống hải quan điện tử gặp sự cố và quy định về bồi thường thiệt hại nếu lỗi khai báo thuộc về đơn vị cung cấp dịch vụ.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Hợp Đồng?

Nhiều hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử file Word trên internet chỉ quy định chung về dịch vụ khai báo hải quan mà chưa làm rõ trách nhiệm cung cấp hồ sơ, giới hạn trách nhiệm, quy trình phối hợp với cơ quan hải quan, bảo mật thông tin hoặc cơ chế xử lý phát sinh.

Tại Hệ thống Mẫu Hợp Đồng, các biểu mẫu được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng biên soạn trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn hoạt động xuất nhập khẩu. Nội dung được rà soát kỹ lưỡng bởi các luật sư cố vấn chuyên môn nhằm bảo đảm tính pháp lý, khả năng áp dụng thực tế và hạn chế tranh chấp.

Người dùng có thể tải hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử, sử dụng hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử file Word để chỉnh sửa phù hợp với từng loại hình xuất nhập khẩu và nhu cầu sử dụng dịch vụ.

Mẫu tham khảo Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử

HỢP ĐỒNG THUÊ NGOÀI DỊCH VỤ THỦ TỤC HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

Điều 1. Đối tượng hợp đồng

Bên B cung cấp dịch vụ khai báo và thực hiện thủ tục hải quan điện tử cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của Bên A theo phạm vi công việc đã thống nhất.

Điều 2. Phạm vi công việc

• Tư vấn thủ tục hải quan.
• Khai báo hải quan điện tử.
• Kiểm tra mã HS.
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ.
• Theo dõi quá trình thông quan.
• Hỗ trợ xử lý phát sinh với cơ quan hải quan.
• Báo cáo kết quả thực hiện.

Điều 3. Giá trị hợp đồng và thanh toán

• Giá trị hợp đồng: … đồng.
• Thanh toán theo từng tờ khai, từng lô hàng hoặc theo hợp đồng định kỳ.
• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp, phối hợp giải trình khi cần thiết và thanh toán đúng hạn.

Bên B có trách nhiệm thực hiện khai báo đúng quy định pháp luật, bảo mật thông tin, thông báo kịp thời các rủi ro hoặc thiếu sót trong hồ sơ, hỗ trợ thông quan trong phạm vi hợp đồng và bàn giao đầy đủ chứng từ sau khi hoàn thành dịch vụ.

Điều 5. Nghiệm thu

Hai bên tiến hành nghiệm thu trên cơ sở tờ khai hải quan đã hoàn thành, hồ sơ điện tử, kết quả thông quan (nếu thuộc phạm vi công việc), biên bản bàn giao và biên bản nghiệm thu dịch vụ.

Điều 6. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi các bên hoàn thành đầy đủ quyền và nghĩa vụ hoặc theo thỏa thuận bằng văn bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Kết luận

Hợp đồng thuê ngoài dịch vụ thủ tục hải quan điện tử là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu đúng quy định, giảm thiểu rủi ro trong khai báo và đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa. Một hợp đồng được xây dựng đầy đủ về phạm vi công việc, trách nhiệm của các bên, cơ chế bảo mật, quy trình phối hợp và nghiệm thu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu và hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện dịch vụ.