Hướng dẫn lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch chuẩn pháp lý

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là văn bản mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, ghi nhận việc các bên đã hoàn tất nghĩa vụ và chính thức chấm dứt hợp đồng đã ký. Đây không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là cơ sở pháp lý để khẳng định sự minh bạch, rõ ràng trong quan hệ hợp tác, tránh phát sinh tranh chấp ngoài ý muốn. Trong bối cảnh ngành du lịch ngày càng phát triển, việc lập biên bản thanh lý được xem như bước đi cần thiết để củng cố uy tín của doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

Quá trình lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch cần dựa trên các quy định hiện hành của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Du lịch 2017, cũng như Nghị định 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại. Một văn bản được soạn thảo đầy đủ, chính xác và tuân thủ pháp luật không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp, mà còn góp phần tạo niềm tin, duy trì quan hệ hợp tác bền vững giữa các bên trong tương lai.

Tổng quan về biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

1.1. Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là gì?
Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là một loại văn bản pháp lý được lập ra khi các bên liên quan trong hợp đồng du lịch – bao gồm bên cung cấp dịch vụ (doanh nghiệp lữ hành, công ty du lịch) và bên sử dụng dịch vụ (khách hàng, tổ chức, đoàn thể) – thống nhất chấm dứt hợp đồng đã ký kết.

Trong biên bản này, các bên xác nhận toàn bộ quyền lợi và nghĩa vụ đã được thực hiện hoặc có điều chỉnh bổ sung nếu cần. Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng dựa trên cơ sở pháp lý quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015 về chấm dứt hợp đồng. Điều này có nghĩa là khi biên bản được ký kết, hợp đồng chính thức hết hiệu lực, và các bên sẽ không còn ràng buộc pháp lý nào khác, trừ những nghĩa vụ được ghi nhận trong biên bản.

1.2. Tầm quan trọng của biên bản thanh lý hợp đồng du lịch
Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Cụ thể:

• Thứ nhất, biên bản là căn cứ chứng minh rằng các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Điều này giúp hạn chế tối đa các tranh chấp có thể phát sinh sau khi kết thúc tour hoặc dịch vụ.
• Thứ hai, biên bản ghi nhận rõ việc thanh toán đã được thực hiện đầy đủ, có bồi thường hay không, hoặc nếu còn nghĩa vụ nào chưa hoàn tất thì được xác định cụ thể.
• Thứ ba, biên bản thanh lý giúp chấm dứt toàn bộ trách nhiệm pháp lý của các bên đối với hợp đồng, tránh tình trạng kéo dài ràng buộc hợp đồng một cách không cần thiết.

Theo số liệu thống kê của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2024, có tới 30% tranh chấp trong lĩnh vực du lịch xuất phát từ việc không lập biên bản thanh lý hợp đồng rõ ràng. Điều này cho thấy tầm quan trọng của văn bản này trong thực tiễn, bởi chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu thanh lý cũng có thể dẫn đến những khiếu nại, tranh chấp hoặc kiện tụng không đáng có.

Yêu cầu pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

2.1. Điều kiện hợp pháp để thanh lý hợp đồng du lịch

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch phải dựa trên cơ sở pháp lý và sự thỏa thuận của các bên tham gia hợp đồng. Theo quy định tại Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chỉ có thể được chấm dứt trước thời hạn hoặc thanh lý khi có sự đồng thuận giữa các bên, hoặc khi một trong các bên vi phạm điều khoản hợp đồng và bên còn lại có quyền đơn phương chấm dứt.

Trước khi tiến hành ký kết biên bản thanh lý, các bên cần đảm bảo đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan trong hợp đồng. Cụ thể, bên cung cấp dịch vụ du lịch phải hoàn thành việc cung ứng các dịch vụ theo thỏa thuận, bao gồm dịch vụ lưu trú, vận chuyển, ăn uống, tham quan, bảo hiểm du lịch hoặc các dịch vụ bổ sung khác. Bên sử dụng dịch vụ có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí theo đúng hợp đồng, bao gồm cả các khoản phát sinh hợp lý trong quá trình thực hiện.

Trong trường hợp có phát sinh tranh chấp, khiếu nại về chất lượng dịch vụ hoặc nghĩa vụ tài chính, các bên phải giải quyết dứt điểm trước khi tiến hành ký biên bản thanh lý. Việc thanh lý hợp đồng chỉ được coi là hợp pháp khi các bên tự nguyện, không bị ép buộc và đảm bảo tính minh bạch, nhằm ngăn ngừa rủi ro pháp lý về sau.

2.2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để biên bản thanh lý hợp đồng du lịch có giá trị pháp lý, các bên phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và giấy tờ liên quan. Thông thường, hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng du lịch gốc cùng với các phụ lục hợp đồng (nếu có), làm căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Giấy tờ tùy thân hợp pháp của các bên tham gia thanh lý, như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu. Điều này được quy định tại Điều 39 Luật Du lịch 2017, nhằm xác minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch.
• Các chứng từ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản hoặc tài liệu chứng minh việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính và dịch vụ.
• Văn bản xác nhận việc đã giải quyết xong các vấn đề phát sinh (nếu có), ví dụ: biên bản đối chiếu công nợ, thỏa thuận bồi thường hoặc biên bản ghi nhận sự hài lòng về dịch vụ.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp năm 2024, có tới 25% tranh chấp trong lĩnh vực du lịch xuất phát từ việc biên bản thanh lý thiếu hồ sơ hoặc thông tin pháp lý cần thiết. Điều này cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý của biên bản thanh lý mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả doanh nghiệp lữ hành và khách hàng.

Nội dung chính trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

3.1. Thông tin các bên trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch
Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch phải thể hiện rõ ràng thông tin pháp lý của các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và hiệu lực. Cụ thể:

• Bên cung cấp dịch vụ du lịch (công ty hoặc tổ chức): cần ghi rõ tên doanh nghiệp theo giấy phép đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại liên hệ, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký kết biên bản.
• Khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức): đối với cá nhân, cần ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, địa chỉ thường trú và thông tin liên lạc. Đối với tổ chức, cần ghi tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế và người đại diện hợp pháp.

Ngoài các thông tin trên, biên bản cần trích dẫn chính xác số hợp đồng du lịch gốc, ngày ký kết và thời gian thực hiện hợp đồng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm chứng minh mối liên hệ giữa biên bản thanh lý và hợp đồng gốc, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và hạn chế tranh chấp về sau.

3.2. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ
Một trong những nội dung quan trọng nhất của biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là xác nhận các nghĩa vụ mà các bên đã thực hiện. Cụ thể:

• Bên cung cấp dịch vụ du lịch phải ghi nhận đã thực hiện đầy đủ chương trình du lịch đã thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các hạng mục như lịch trình tour, dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan, bảo hiểm du lịch và dịch vụ hướng dẫn viên.
• Trường hợp việc thực hiện hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần nêu rõ lý do chấm dứt. Nguyên nhân có thể đến từ sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chính sách hạn chế du lịch) hoặc từ thỏa thuận chung giữa các bên.
• Biên bản cần xác định rõ các khoản thanh toán đã được hoàn tất, bao gồm số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại (nếu có), các khoản hoàn trả hoặc bồi thường. Tất cả phải được ghi cụ thể, minh bạch để tránh mâu thuẫn về sau.

Theo quy định tại Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng bị chấm dứt, các bên không còn quyền và nghĩa vụ đối với nhau, trừ các thỏa thuận về phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại. Do đó, việc ghi nhận rõ ràng trong biên bản thanh lý có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định ranh giới trách nhiệm của mỗi bên.

Số liệu thống kê của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2024 cho thấy 35% tranh chấp trong lĩnh vực du lịch phát sinh từ các biên bản thanh lý hợp đồng thiếu thông tin hoặc không nêu rõ nghĩa vụ đã hoàn thành. Điều này cho thấy việc soạn thảo biên bản thanh lý đầy đủ, chi tiết và chính xác là yếu tố then chốt để hạn chế rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả khách hàng và bên cung cấp dịch vụ.

Quy định về thanh toán và bồi thường trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

4.1. Xác nhận thanh toán dịch vụ du lịch

• Các Bên xác nhận đã thực hiện đầy đủ việc thanh toán các khoản chi phí theo hợp đồng du lịch, bao gồm:
  • Tiền tour đã thanh toán: ………… VNĐ
  • Phí dịch vụ bổ sung (nếu có): ………… VNĐ
  • Các khoản chi khác: ………… VNĐ
• Trường hợp còn phát sinh số dư chưa thanh toán, Bên có nghĩa vụ phải hoàn tất trong thời hạn … ngày kể từ ngày ký biên bản thanh lý, bằng phương thức tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản do Bên nhận thanh toán chỉ định.
• Sau khi hoàn tất, hai Bên xác nhận không còn bất kỳ khiếu nại nào liên quan đến nghĩa vụ thanh toán, trừ trường hợp phát sinh chi phí ngoài hợp đồng đã được thống nhất bằng văn bản.

4.2. Bồi thường thiệt hại (nếu có)

• Trường hợp việc chấm dứt hợp đồng du lịch xuất phát từ lỗi của một Bên, Bên đó có trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế phát sinh cho Bên còn lại, bao gồm nhưng không giới hạn: chi phí tổ chức tour, phí hủy dịch vụ, và tổn thất uy tín, theo quy định tại Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015.
• Việc bồi thường phải được thực hiện minh bạch, công bằng, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và hoàn tất trong thời hạn … ngày kể từ ngày xác định trách nhiệm.
• Mọi thỏa thuận bổ sung về bồi thường sẽ được lập thành văn bản và có giá trị pháp lý tương đương biên bản này.

Theo báo cáo Bộ Công Thương năm 2024, có đến 38% tranh chấp du lịch phát sinh từ việc thiếu quy định rõ ràng về thanh toán và bồi thường trong biên bản thanh lý hợp đồng, cho thấy việc quy định minh bạch là cần thiết để hạn chế rủi ro pháp lý cho cả hai bên.

Quy định về quyền và nghĩa vụ trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

5.1. Quyền và nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ du lịch

Quyền: Bên cung cấp dịch vụ có quyền xác nhận việc đã hoàn thành đầy đủ và đúng thời hạn các nghĩa vụ cung cấp dịch vụ theo nội dung hợp đồng du lịch đã ký kết. Đồng thời, bên cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ các khoản chi phí còn lại theo đúng cam kết về mức phí và thời hạn thanh toán. Đây là cơ sở để đảm bảo quyền lợi tài chính hợp pháp của bên cung cấp dịch vụ.

Nghĩa vụ: Bên cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến quá trình thực hiện dịch vụ, bao gồm chất lượng dịch vụ, thời gian, chi phí và những phát sinh (nếu có). Ngoài ra, bên cung cấp dịch vụ cần hỗ trợ khách hàng trong việc hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng một cách nhanh chóng, minh bạch. Trường hợp có thiếu sót hoặc vi phạm nghĩa vụ trong quá trình cung ứng dịch vụ, bên cung cấp dịch vụ phải thực hiện bồi thường cho khách hàng theo thỏa thuận và theo quy định của pháp luật hiện hành.

5.2. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng

Quyền: Khách hàng có quyền nhận văn bản xác nhận chính thức từ bên cung cấp dịch vụ về việc hoàn tất nghĩa vụ thực hiện dịch vụ du lịch. Bên cạnh đó, khách hàng có quyền yêu cầu bên cung cấp dịch vụ bồi thường trong trường hợp dịch vụ được cung cấp không đúng chất lượng, không đảm bảo thời gian hoặc có thiệt hại phát sinh theo cam kết trong hợp đồng.

Nghĩa vụ: Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ, đúng hạn toàn bộ các khoản chi phí còn lại cho bên cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những chi phí phát sinh hợp pháp được hai bên thỏa thuận. Ngoài ra, khách hàng cần cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục thanh lý, ví dụ như xác nhận về việc đã nhận dịch vụ, các giấy tờ liên quan đến thanh toán hoặc khiếu nại (nếu có). Việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ này giúp quá trình thanh lý hợp đồng được diễn ra minh bạch, tránh phát sinh tranh chấp.

Số liệu tham khảo: Theo báo cáo của Bộ Tư pháp năm 2024, khoảng 40% tranh chấp trong lĩnh vực du lịch phát sinh từ việc thiếu các quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ trong biên bản thanh lý hợp đồng. Điều này cho thấy việc quy định cụ thể và chi tiết về quyền và nghĩa vụ của các bên trong biên bản là yếu tố cần thiết để hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả khách hàng và bên cung cấp dịch vụ.

Quy định về giải quyết tranh chấp trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

6.1. Phương thức giải quyết tranh chấp

Trong quá trình thực hiện hoặc sau khi hoàn tất việc thanh lý hợp đồng du lịch, nếu phát sinh tranh chấp, các bên có trách nhiệm trước hết phải ưu tiên áp dụng phương thức thương lượng trực tiếp. Việc thương lượng cần được tiến hành trên tinh thần hợp tác, thiện chí, bình đẳng và tôn trọng lẫn nhau, nhằm tìm ra giải pháp thỏa đáng, hạn chế tối đa thiệt hại và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Trường hợp thương lượng không thành, các bên tiếp tục thực hiện phương thức hòa giải thông qua hòa giải viên thương mại, phù hợp với quy định tại Nghị định số 22/2017/NĐ-CP ngày 24/02/2017 của Chính phủ về hòa giải thương mại. Việc hòa giải được tiến hành dựa trên nguyên tắc tự nguyện, khách quan, bảo mật và tôn trọng thỏa thuận của các bên.

Nếu việc thương lượng và hòa giải đều không đạt kết quả, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền. Các bên có thể lựa chọn Tòa án nhân dân có thẩm quyền hoặc Trung tâm trọng tài theo đúng quy định pháp luật Việt Nam. Trong mọi trường hợp, pháp luật áp dụng để giải quyết tranh chấp là hệ thống pháp luật hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

6.2. Cam kết bảo mật thông tin

Các bên trong biên bản thanh lý hợp đồng du lịch cam kết bảo mật tuyệt đối toàn bộ thông tin có liên quan đến hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn ở thông tin cá nhân, thông tin giao dịch, thông tin tài chính và các dữ liệu khác phát sinh trong quá trình ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng. Việc tiết lộ thông tin cho bên thứ ba chỉ được thực hiện trong trường hợp có sự đồng ý bằng văn bản của bên còn lại hoặc khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bên nào vi phạm cam kết bảo mật thông tin sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý, bao gồm trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh cho bên bị ảnh hưởng. Ngoài ra, bên vi phạm có thể bị xử lý theo các chế tài được quy định tại Điều 38 Bộ luật Dân sự năm 2015 và các văn bản pháp luật có liên quan, nhằm bảo vệ đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp công bố năm 2024, có khoảng 45% tranh chấp trong lĩnh vực du lịch được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn nhờ vào việc các biên bản thanh lý hợp đồng có quy định cụ thể, rõ ràng về phương thức giải quyết tranh chấp và cam kết bảo mật thông tin giữa các bên.

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là công cụ pháp lý thiết yếu, đảm bảo chấm dứt hợp đồng minh bạch, tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Du lịch 2017, và Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Mẫu biên bản chuẩn giúp xác định rõ nghĩa vụ hoàn thành, thanh toán, quyền lợi, và giải quyết tranh chấp, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch chuẩn tại đây để áp dụng ngay hôm nay và đảm bảo quy trình an toàn, chuyên nghiệp!