Hướng dẫn lập đơn xin gia hạn hợp đồng lao động chuẩn pháp lý

Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động là bước cần thiết để người lao động thể hiện mong muốn tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp sau khi hợp đồng hiện tại sắp hết hạn. Đây không chỉ là cơ sở để người sử dụng lao động xem xét, đánh giá hiệu quả làm việc, mà còn giúp hai bên duy trì sự ổn định trong quan hệ lao động. Một đơn được trình bày rõ ràng, thể hiện tinh thần cầu thị và cam kết làm việc lâu dài sẽ tạo thiện cảm, đồng thời gia tăng khả năng được chấp thuận.

Khi soạn thảo đơn xin gia hạn, người lao động cần đảm bảo nội dung tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đơn phải bao gồm các thông tin cơ bản như: thời điểm hợp đồng hiện tại hết hạn, lý do đề xuất gia hạn, thời gian mong muốn được tiếp tục ký kết, cùng cam kết trách nhiệm với công việc. Việc chuẩn bị đơn xin gia hạn hợp đồng lao động một cách chuyên nghiệp và hợp pháp không chỉ bảo vệ quyền lợi của bản thân, mà còn góp phần xây dựng quan hệ lao động minh bạch, bền vững.

Tổng quan về đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

1.1. Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động là gì?

Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động là văn bản do người lao động lập và gửi cho người sử dụng lao động với mục đích đề nghị kéo dài thời hạn hợp đồng đã ký trước đó. Đây là căn cứ quan trọng để các bên xem xét việc tiếp tục quan hệ lao động trong điều kiện mới, mà không cần phải ký lại hợp đồng hoàn toàn mới.

Theo quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Khi hết hạn hợp đồng mà người lao động vẫn muốn tiếp tục làm việc, đơn xin gia hạn hợp đồng là thủ tục cần thiết để đảm bảo tính pháp lý, đồng thời giúp duy trì sự ổn định trong quan hệ lao động.

1.2. Tầm quan trọng của đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động có vai trò quan trọng trong việc duy trì sự liên tục của quan hệ lao động cũng như đảm bảo quyền lợi của người lao động. Cụ thể:

• Thứ nhất, văn bản này đảm bảo quá trình gia hạn hợp đồng được thực hiện minh bạch, hợp pháp, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
• Thứ hai, đơn giúp người lao động duy trì công việc ổn định, đồng thời tiếp tục được hưởng các quyền lợi về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ phúc lợi khác.
• Thứ ba, đối với người sử dụng lao động, đơn xin gia hạn hợp đồng là căn cứ để xem xét năng lực, nhu cầu công việc và quyết định có tiếp tục hợp đồng hay không, từ đó bảo đảm sự quản lý nhân sự hiệu quả.

Theo thống kê của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 20% tranh chấp lao động phát sinh từ việc các bên không lập văn bản đề xuất gia hạn hợp đồng một cách rõ ràng. Điều này cho thấy, đơn xin gia hạn hợp đồng lao động không chỉ mang tính thủ tục mà còn là công cụ pháp lý cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

Yêu cầu pháp lý khi lập đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

2.1. Điều kiện để lập đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

Việc xin gia hạn hợp đồng lao động phải dựa trên cơ sở pháp luật và tình trạng pháp lý của hợp đồng hiện tại. Theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ có thể được gia hạn khi hợp đồng gốc còn hiệu lực hoặc đang trong thời gian sắp hết hạn. Nếu hợp đồng đã hết hạn mà chưa được gia hạn, quan hệ lao động có thể bị gián đoạn và phát sinh tranh chấp. Do đó, người lao động cần chủ động làm đơn xin gia hạn trước khi hợp đồng chấm dứt, thông thường ít nhất từ 15 đến 30 ngày tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Ngoài ra, theo Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015, người lao động phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, tức là đủ tuổi lao động theo quy định và có khả năng chịu trách nhiệm về hành vi của mình. Đồng thời, người lao động phải tiếp tục đáp ứng các điều kiện chuyên môn, sức khỏe và yêu cầu công việc mà doanh nghiệp đặt ra. Người sử dụng lao động cũng có quyền xem xét kết quả làm việc trong thời gian hợp đồng cũ để quyết định có đồng ý gia hạn hay không.

2.2. Hồ sơ cần kèm theo đơn xin gia hạn

Để việc xin gia hạn hợp đồng lao động có giá trị pháp lý, người lao động cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ kèm theo đơn. Các loại giấy tờ cơ bản bao gồm: hợp đồng lao động gốc hoặc bản sao hợp lệ để đối chiếu; giấy tờ tùy thân hợp pháp như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể yêu cầu bổ sung các tài liệu chứng minh năng lực làm việc, ví dụ: chứng chỉ chuyên môn, văn bằng mới, giấy khám sức khỏe hoặc bản đánh giá hiệu quả công việc trong thời gian thực hiện hợp đồng cũ. Những yêu cầu này được thực hiện trên cơ sở quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP về quản lý hồ sơ lao động và công tác tuyển dụng.

Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 22% trường hợp đề nghị gia hạn hợp đồng lao động bị từ chối do hồ sơ thiếu sót hoặc đơn xin gia hạn không đầy đủ thông tin. Điều này cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và đầy đủ nội dung là yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi tiếp tục làm việc hợp pháp của người lao động cũng như nghĩa vụ quản lý nhân sự của người sử dụng lao động.

Nội dung chính trong đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

3.1. Thông tin cá nhân trong đơn xin gia hạn hợp đồng lao động
Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động cần thể hiện rõ các thông tin nhận diện và pháp lý của người lao động để xác định đúng chủ thể đang đề nghị. Nội dung cần bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ theo giấy tờ tùy thân hợp pháp.
• Ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
• Địa chỉ thường trú, nơi ở hiện tại và thông tin liên lạc như số điện thoại, email.
• Vị trí công việc, bộ phận/phòng ban đang công tác trong doanh nghiệp.

Ngoài các thông tin cá nhân, đơn phải trích dẫn rõ số hợp đồng lao động gốc, ngày ký kết và thời hạn hợp đồng hiện tại (ví dụ: hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng, ký ngày 01/01/2023, hết hạn ngày 31/12/2023). Đây là cơ sở để chứng minh mối liên hệ giữa đề nghị gia hạn và hợp đồng lao động đang thực hiện, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

3.2. Nội dung đề xuất gia hạn hợp đồng lao động
Đây là phần trọng tâm của đơn, thể hiện ý chí và nguyện vọng của người lao động về việc tiếp tục quan hệ lao động. Nội dung cần thể hiện:

• Thời gian đề xuất gia hạn: ghi rõ thời gian mong muốn gia hạn, ví dụ 6 tháng, 12 tháng hoặc theo thời hạn gắn với dự án cụ thể.
• Lý do gia hạn: nêu rõ ràng, có thể bao gồm mong muốn tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp, công việc hoặc dự án chưa hoàn thành, hay nhu cầu ổn định công việc lâu dài.
• Đề xuất điều chỉnh điều khoản (nếu có): trong trường hợp người lao động mong muốn điều chỉnh về mức lương, phụ cấp, chức danh công việc hoặc chế độ phúc lợi, cần nêu rõ trong đơn để người sử dụng lao động xem xét. Các điều chỉnh này phải đảm bảo phù hợp với Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, quy định rằng phụ lục hoặc điều chỉnh hợp đồng không được trái với thỏa thuận gốc và phải được các bên đồng thuận.

Theo báo cáo của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có tới 28% tranh chấp lao động liên quan đến việc gia hạn hợp đồng bắt nguồn từ đơn xin gia hạn thiếu thông tin chi tiết, đặc biệt về thời gian gia hạn và các điều kiện đi kèm. Do đó, việc soạn thảo đầy đủ, minh bạch và chính xác trong đơn không chỉ giúp doanh nghiệp xem xét thuận lợi mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

Quy định về quyền lợi trong đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

4.1. Quyền lợi của người lao động

• Người lao động được thương lượng thời hạn gia hạn và các điều kiện lao động (lương, phúc lợi).
• Người lao động được đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong thời gian gia hạn, theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019.

4.2. Nghĩa vụ của người lao động

• Người lao động có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực về lý do gia hạn và năng lực làm việc.
• Người lao động cam kết tuân thủ các quy định nội bộ của người sử dụng lao động trong thời gian gia hạn hợp đồng.

Theo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có 25% tranh chấp lao động liên quan đến việc người lao động không cung cấp lý do gia hạn rõ ràng trong đơn, cho thấy việc minh bạch thông tin ngay từ đầu là cần thiết để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.

Quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi nhận đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

5.1. Trách nhiệm xem xét và phản hồi

Người sử dụng lao động có trách nhiệm tiếp nhận và xem xét đơn xin gia hạn hợp đồng lao động của người lao động trên cơ sở nhu cầu công việc, hiệu quả làm việc và quy định nội bộ của doanh nghiệp. Quá trình xem xét cần được thực hiện cẩn trọng, bảo đảm tính khách quan và tuân thủ quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, theo đó việc gia hạn hợp đồng phải được thỏa thuận rõ ràng và hợp pháp.

Sau khi tiếp nhận đơn, người sử dụng lao động phải phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý, tránh tình trạng kéo dài gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Quy trình phản hồi cần minh bạch, công bằng, không được có hành vi phân biệt đối xử hoặc gây bất lợi cho người lao động.

5.2. Cam kết về phụ lục gia hạn hợp đồng

Trong trường hợp chấp nhận đơn xin gia hạn, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập phụ lục hợp đồng lao động để ghi nhận việc gia hạn. Phụ lục này cần được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của hai bên, và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.

Nội dung phụ lục gia hạn phải nêu rõ thời hạn hợp đồng mới, điều kiện làm việc, mức lương, chế độ phúc lợi và các quyền lợi khác của người lao động. Nếu có sự thay đổi so với hợp đồng trước đó, những điều khoản mới cần được thỏa thuận rõ ràng để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp phát sinh.

Việc không lập phụ lục gia hạn một cách minh bạch, đầy đủ có thể dẫn đến tình trạng hợp đồng lao động vô hiệu hoặc gây bất lợi cho cả người sử dụng lao động và người lao động trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Số liệu tham khảo: Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 30% tranh chấp lao động xuất phát từ việc người sử dụng lao động không phản hồi rõ ràng hoặc không thực hiện đúng trách nhiệm khi xử lý đơn xin gia hạn hợp đồng lao động. Điều này cho thấy việc quy định chi tiết trách nhiệm phản hồi và lập phụ lục gia hạn là cần thiết để bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.

Quy định về giải quyết tranh chấp liên quan đến đơn xin gia hạn hợp đồng lao động

6.1. Phương thức giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến đơn xin gia hạn hợp đồng lao động, các bên trước hết có trách nhiệm tiến hành thương lượng trực tiếp. Quá trình thương lượng phải được thực hiện trên nguyên tắc tự nguyện, thiện chí, hợp tác và bình đẳng, nhằm tìm kiếm giải pháp phù hợp để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động cũng như người sử dụng lao động. Các nội dung thương lượng cần được lập thành văn bản để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.

Nếu thương lượng không đạt được kết quả, tranh chấp sẽ được chuyển đến hòa giải viên lao động theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Bộ luật Lao động. Quá trình hòa giải cần đảm bảo tính khách quan, bảo mật và tôn trọng ý kiến của các bên, qua đó tạo điều kiện để đạt được sự đồng thuận.

Trường hợp hòa giải không thành công hoặc một trong các bên không đồng ý với kết quả hòa giải, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định của Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Pháp luật áp dụng trong mọi trường hợp là hệ thống pháp luật lao động và pháp luật dân sự hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

6.2. Cam kết bảo mật thông tin

Các bên cam kết bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến đơn xin gia hạn hợp đồng lao động, bao gồm nhưng không giới hạn ở thông tin cá nhân, thông tin nghề nghiệp, thông tin pháp lý và các dữ liệu khác có liên quan. Việc tiết lộ thông tin cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên còn lại hoặc khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong trường hợp một bên vi phạm cam kết bảo mật, bên vi phạm có trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh cho bên bị ảnh hưởng và phải chịu các chế tài xử lý theo Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 cùng các quy định pháp luật có liên quan. Quy định này được thiết lập nhằm bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, đồng thời duy trì sự minh bạch và tin cậy trong quan hệ lao động.

Theo thống kê do Bộ Tư pháp công bố năm 2024, có khoảng 35% tranh chấp lao động được giải quyết nhanh hơn và hiệu quả hơn khi trong các văn bản lao động có quy định cụ thể về phương thức giải quyết tranh chấp cũng như cam kết bảo mật thông tin rõ ràng.

Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động là bước quan trọng để duy trì quan hệ lao động hợp pháp, tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu đơn chuẩn giúp xác định rõ thời gian gia hạn, quyền lợi, trách nhiệm, và giải quyết tranh chấp, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay mẫu đơn xin gia hạn hợp đồng lao động chuẩn tại đây để áp dụng ngay hôm nay và đảm bảo quy trình chuyên nghiệp, an toàn!