Hướng dẫn lập đơn xin ký hợp đồng lao động chuẩn pháp lý

Đơn xin ký hợp đồng lao động là minh chứng cho mong muốn gắn bó và hợp tác chính thức giữa người lao động với người sử dụng lao động. Đây không chỉ là văn bản thể hiện nguyện vọng cá nhân, mà còn là cơ sở để doanh nghiệp xem xét, đánh giá và tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định. Một đơn xin được trình bày rõ ràng, mạch lạc và đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp, tạo dựng sự tin tưởng ngay từ bước khởi đầu.

Việc soạn thảo đơn xin ký hợp đồng lao động cần tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản như: thông tin cá nhân của người lao động, vị trí công việc mong muốn, cam kết thực hiện tốt nhiệm vụ, cũng như đề nghị được ký hợp đồng theo quy định pháp luật. Một đơn xin chuẩn pháp lý không chỉ bảo vệ quyền lợi của người lao động, mà còn giúp người sử dụng lao động dễ dàng quản lý, thiết lập quan hệ lao động minh bạch và bền vững.

Tổng quan về đơn xin ký hợp đồng lao động

1.1. Đơn xin ký hợp đồng lao động là gì?

Đơn xin ký hợp đồng lao động là văn bản do người lao động chủ động soạn thảo và gửi đến người sử dụng lao động với mục đích bày tỏ mong muốn được ký kết hợp đồng lao động chính thức. Đây là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, nhằm chuyển đổi từ giai đoạn thử việc hoặc thỏa thuận ban đầu sang quan hệ lao động được ràng buộc pháp lý.

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản, ngoại trừ một số trường hợp có thể giao kết bằng lời nói với thời hạn dưới một tháng. Do đó, đơn xin ký hợp đồng lao động chính là cơ sở khởi đầu để tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng chính thức, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.

1.2. Tầm quan trọng của đơn xin ký hợp đồng lao động

Đơn xin ký hợp đồng lao động có vai trò quan trọng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể:

• Thứ nhất, văn bản này góp phần đảm bảo quy trình tuyển dụng và ký kết hợp đồng diễn ra minh bạch, tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh tình trạng sử dụng lao động không hợp đồng hoặc chỉ thỏa thuận miệng.
• Thứ hai, đơn giúp người lao động thể hiện sự chuyên nghiệp, ý thức trách nhiệm và thái độ nghiêm túc đối với công việc. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để người lao động nêu rõ mong muốn, điều kiện và các thỏa thuận liên quan đến mức lương, chế độ đãi ngộ, thời gian làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ.
• Thứ ba, về phía người sử dụng lao động, đơn xin ký hợp đồng lao động đóng vai trò như một tài liệu lưu trữ và là cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo trong việc ký kết hợp đồng, góp phần giảm thiểu rủi ro tranh chấp sau này.

Theo báo cáo của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 25% tranh chấp lao động xuất phát từ việc thiếu văn bản đề xuất ký hợp đồng rõ ràng. Con số này cho thấy việc lập và nộp đơn xin ký hợp đồng lao động không chỉ mang tính hình thức mà còn là một công cụ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên trong quan hệ lao động.

Yêu cầu pháp lý khi lập đơn xin ký hợp đồng lao động

2.1. Điều kiện để lập đơn xin ký hợp đồng lao động

Để đơn xin ký hợp đồng lao động có giá trị pháp lý và được người sử dụng lao động xem xét, người lao động phải đáp ứng các điều kiện cơ bản theo quy định pháp luật. Trước hết, theo Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015, người lao động phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, nghĩa là đủ tuổi lao động theo quy định và có khả năng chịu trách nhiệm về hành vi của mình trong giao dịch. Đồng thời, theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ được ký kết với người đáp ứng đủ điều kiện làm việc, bao gồm độ tuổi tối thiểu, khả năng sức khỏe và các yêu cầu chuyên môn phù hợp với vị trí công việc.

Ngoài ra, đơn xin ký hợp đồng lao động phải thể hiện rõ ràng mong muốn làm việc của người lao động và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của người sử dụng lao động. Nội dung trong đơn cần thống nhất với thỏa thuận ban đầu trong quá trình tuyển dụng, phỏng vấn hoặc thương lượng, tránh tình trạng sai lệch so với vị trí công việc đã được thông báo hoặc đề nghị. Đây là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quan hệ lao động.

2.2. Hồ sơ cần kèm theo đơn xin ký hợp đồng

Khi lập đơn xin ký hợp đồng lao động, người lao động phải nộp kèm theo bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu pháp luật và quy định của doanh nghiệp. Các loại giấy tờ cơ bản bao gồm: giấy tờ tùy thân hợp pháp (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu); sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc tổ chức có thẩm quyền; và các giấy tờ chứng minh trình độ, năng lực làm việc như bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận đào tạo chuyên môn.

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hồ sơ tuyển dụng lao động phải được chuẩn bị một cách đầy đủ, trung thực và hợp pháp, đồng thời lưu giữ trong suốt quá trình sử dụng lao động để phục vụ công tác quản lý nhân sự, kiểm tra và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu tính chính xác, người sử dụng lao động có quyền từ chối ký hợp đồng.

Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có tới 20% trường hợp người lao động bị từ chối ký hợp đồng do hồ sơ không đầy đủ hoặc đơn xin ký hợp đồng thiếu thông tin quan trọng. Con số này cho thấy việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo, đầy đủ và đúng quy định là yếu tố bắt buộc để đảm bảo quyền lợi và cơ hội việc làm của người lao động.

Nội dung chính trong đơn xin ký hợp đồng lao động

3.1. Thông tin cá nhân trong đơn xin ký hợp đồng lao động

Đơn xin ký hợp đồng lao động trước hết phải thể hiện rõ thông tin pháp lý và thông tin nhận diện của người lao động. Những nội dung cần bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ theo giấy tờ tùy thân hợp pháp.
• Ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp.
• Địa chỉ thường trú, nơi ở hiện tại và các phương thức liên hệ (số điện thoại, email).
• Trình độ chuyên môn, bằng cấp liên quan, kinh nghiệm làm việc (nếu cần thiết để minh chứng năng lực).

Ngoài ra, người lao động cần nêu rõ vị trí công việc mong muốn, bộ phận/phòng ban dự kiến làm việc, cũng như loại hợp đồng đề nghị ký (hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng theo mùa vụ/công việc nhất định). Việc thể hiện rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng xem xét, đối chiếu với nhu cầu tuyển dụng và giảm thiểu rủi ro khi ký kết.

3.2. Nội dung đề xuất ký hợp đồng lao động

Phần này đóng vai trò là đề nghị chính thức của người lao động đối với người sử dụng lao động, trong đó cần thể hiện cụ thể những điều khoản mong muốn, bao gồm:

• Mức lương đề xuất: có thể ghi cụ thể mức lương mong muốn hoặc khung lương tham khảo theo thỏa thuận tuyển dụng trước đó.
• Thời gian làm việc: ghi rõ hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian), số giờ làm việc/ngày, số ngày làm việc/tuần, cũng như đề nghị về thời gian bắt đầu nhận việc.
• Các chế độ phúc lợi và quyền lợi khác: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép, phụ cấp, thưởng, hỗ trợ đào tạo, hay các chính sách phúc lợi nội bộ khác nếu đã được doanh nghiệp công bố.

Bên cạnh đó, đơn cần có nội dung xác nhận rằng người lao động đồng thuận với các điều kiện tuyển dụng đã được trao đổi trong giai đoạn phỏng vấn hoặc thông báo tuyển dụng. Điều này nhằm bảo đảm tính minh bạch, hạn chế mâu thuẫn khi tiến hành ký kết chính thức, phù hợp với quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 về hình thức và nội dung hợp đồng lao động.

Theo thống kê của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có đến 30% tranh chấp lao động phát sinh từ việc đơn xin ký hợp đồng thiếu thông tin chi tiết, đặc biệt là về điều kiện làm việc và quyền lợi. Do đó, việc ghi nhận đầy đủ, rõ ràng và chi tiết trong đơn không chỉ giúp quá trình tuyển dụng minh bạch hơn mà còn là cơ sở quan trọng để xây dựng hợp đồng lao động hợp pháp, chặt chẽ và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

Quy định về quyền lợi trong đơn xin ký hợp đồng lao động

4.1. Quyền lợi của người lao động

• Người lao động được thương lượng các điều khoản lao động (lương, phúc lợi, thời gian làm việc) trước khi ký hợp đồng chính thức.
• Người lao động được yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thông tin rõ ràng về điều kiện làm việc, theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019.

4.2. Nghĩa vụ của người lao động

• Người lao động có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực về trình độ, kỹ năng, và kinh nghiệm làm việc trong đơn xin ký hợp đồng.
• Người lao động cam kết tuân thủ các quy định nội bộ của người sử dụng lao động sau khi ký hợp đồng.

Theo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có 28% tranh chấp lao động liên quan đến việc người lao động không cung cấp thông tin chính xác trong đơn xin ký hợp đồng, cho thấy tính minh bạch và trung thực trong giai đoạn chuẩn bị hợp đồng là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro.

Quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi nhận đơn xin ký hợp đồng lao động

5.1. Trách nhiệm xem xét và phản hồi

Người sử dụng lao động có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét đầy đủ nội dung đơn xin ký hợp đồng lao động của người lao động. Việc xem xét cần được tiến hành một cách cẩn trọng, dựa trên nhu cầu thực tế về nhân sự, điều kiện làm việc, cũng như tiêu chuẩn tuyển dụng đã được quy định trong nội quy, quy chế của doanh nghiệp.

Sau khi tiếp nhận đơn, người sử dụng lao động phải phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý để bảo đảm quyền lợi cho người lao động và tránh kéo dài gây ảnh hưởng đến quyền tìm kiếm việc làm của họ. Trách nhiệm này được đặt ra phù hợp với Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, quy định về nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động.

Người sử dụng lao động cần bảo đảm quy trình phản hồi và tuyển dụng diễn ra công bằng, minh bạch, không phân biệt đối xử về giới tính, tuổi tác, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, hay xuất thân. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến khiếu nại hoặc tranh chấp lao động.

5.2. Cam kết về hợp đồng lao động chính thức

Trong trường hợp chấp nhận đơn xin ký hợp đồng, người sử dụng lao động có trách nhiệm tiến hành soạn thảo hợp đồng lao động chính thức. Hợp đồng này phải thể hiện rõ ràng các điều khoản đã được thỏa thuận trước đó, bao gồm vị trí công việc, thời giờ làm việc, mức lương, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên và các điều kiện liên quan khác.

Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và bảo đảm tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật lao động, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Người sử dụng lao động tuyệt đối không được đưa vào hợp đồng những điều khoản gây bất lợi hoặc hạn chế quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Ngoài ra, việc ký kết hợp đồng phải được thực hiện theo đúng hình thức, số lượng bản và thời điểm giao kết theo quy định pháp luật để hợp đồng có hiệu lực thi hành. Đây là yếu tố quan trọng giúp ngăn ngừa rủi ro tranh chấp phát sinh trong quá trình lao động.

Số liệu tham khảo: Theo báo cáo của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 35% tranh chấp lao động xuất phát từ việc người sử dụng lao động không phản hồi rõ ràng hoặc không minh bạch khi xử lý đơn xin ký hợp đồng lao động. Điều này cho thấy việc quy định trách nhiệm cụ thể đối với người sử dụng lao động là cần thiết để tăng tính minh bạch và bảo đảm công bằng trong quan hệ lao động.

Quy định về giải quyết tranh chấp liên quan đến đơn xin ký hợp đồng lao động

6.1. Phương thức giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến đơn xin ký hợp đồng lao động, các bên có nghĩa vụ trước hết tiến hành thương lượng trực tiếp để tìm giải pháp. Quá trình thương lượng cần được thực hiện trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau và hướng đến bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của người lao động cũng như người sử dụng lao động. Việc thương lượng nên được lập thành biên bản để làm căn cứ khi cần đối chiếu hoặc trình cơ quan có thẩm quyền.

Nếu thương lượng không thành công, các bên sẽ thực hiện giải quyết tranh chấp thông qua hòa giải viên lao động theo đúng quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Bộ luật Lao động. Hòa giải phải được tiến hành một cách công bằng, khách quan và bảo mật, nhằm bảo đảm các bên đều có cơ hội trình bày quan điểm và đạt được thỏa thuận.

Trong trường hợp hòa giải không thành, hoặc một bên không đồng ý với kết quả hòa giải, tranh chấp sẽ được chuyển đến Tòa án nhân dân có thẩm quyền để giải quyết theo trình tự quy định tại Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Luật áp dụng trong toàn bộ quá trình giải quyết là pháp luật lao động và pháp luật dân sự hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

6.2. Cam kết bảo mật thông tin

Các bên cam kết bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến đơn xin ký hợp đồng lao động, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin nghề nghiệp, thông tin pháp lý và các dữ liệu khác có liên quan. Việc cung cấp thông tin cho bên thứ ba chỉ được phép thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên còn lại hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp một bên vi phạm cam kết bảo mật thông tin, bên đó phải chịu trách nhiệm pháp lý tương ứng, bao gồm nghĩa vụ bồi thường thiệt hại phát sinh và chịu sự xử lý theo quy định tại Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản pháp luật liên quan. Quy định này nhằm đảm bảo sự an toàn thông tin, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và duy trì sự tin cậy giữa các bên trong quan hệ lao động.

Theo số liệu thống kê của Bộ Tư pháp công bố năm 2024, khoảng 40% tranh chấp lao động đã được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn khi trong các văn bản lao động có quy định cụ thể và rõ ràng về phương thức giải quyết tranh chấp cũng như cam kết bảo mật thông tin.

Đơn xin ký hợp đồng lao động là bước quan trọng để thiết lập quan hệ lao động minh bạch, tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu đơn chuẩn giúp xác định rõ thông tin cá nhân, điều kiện làm việc, quyền lợi, và giải quyết tranh chấp, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay mẫu đơn xin ký hợp đồng lao động chuẩn tại đây để áp dụng ngay hôm nay và đảm bảo quy trình chuyên nghiệp, an toàn!