Hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa các doanh nghiệp về việc chia sẻ, chuyển giao, tiếp nhận, quản lý và sử dụng dữ liệu khách hàng trong một phạm vi, mục đích và thời hạn nhất định, đồng thời quy định chặt chẽ các nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và trách nhiệm khi xảy ra vi phạm.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hoạt động hợp tác giữa doanh nghiệp ngày càng phổ biến như thuê ngoài dịch vụ (outsourcing), sáp nhập doanh nghiệp (M&A), phân phối sản phẩm, triển khai CRM, marketing liên kết, cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng. Khi đó, việc chuyển giao dữ liệu khách hàng cần được thực hiện thông qua hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp nhằm bảo đảm quyền lợi của các bên và tuân thủ quy định của pháp luật.

Một mẫu hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp được xây dựng đầy đủ sẽ giúp xác định rõ loại dữ liệu được chuyển giao, phạm vi sử dụng, quyền truy cập, biện pháp bảo mật, nghĩa vụ xử lý dữ liệu, cơ chế hoàn trả hoặc hủy dữ liệu sau khi kết thúc hợp tác và trách nhiệm bồi thường nếu xảy ra rò rỉ thông tin.

Tại Mẫu Hợp Đồng, mọi biểu mẫu đều được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng nghiên cứu, biên soạn và rà soát bởi đội ngũ luật sư cố vấn chuyên môn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành về giao dịch dân sự, thương mại và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi nào nên sử dụng hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp?

Hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp nên được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Chuyển giao tệp khách hàng khi sáp nhập hoặc mua bán doanh nghiệp.
• Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Thuê ngoài dịch vụ marketing.
• Triển khai hệ thống CRM.
• Hợp tác bán hàng đa kênh.
• Chuyển giao dữ liệu phục vụ logistics và giao nhận.
• Hợp tác giữa doanh nghiệp và đại lý phân phối.
• Chia sẻ dữ liệu giữa công ty mẹ và công ty con.
• Chuyển giao dữ liệu cho đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin.
• Hợp tác triển khai nền tảng thương mại điện tử.

Ngoài hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng nên sử dụng đồng thời:

• Hợp đồng bảo mật thông tin (NDA).
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Hợp đồng gia công phần mềm.
• Hợp đồng gia công xử lý dữ liệu.
• Hợp đồng đại lý thương mại.
• Hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân.

>>> Tham khảo mẫu riêng về: Hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp fintech

Căn cứ pháp lý

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp được căn cứ trên các quy định pháp luật hiện hành như:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại.
• Luật Doanh nghiệp.
• Luật Giao dịch điện tử.
• Luật An ninh mạng.
• Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
• Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Các văn bản hướng dẫn liên quan đến an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ bí mật kinh doanh.

Trong trường hợp dữ liệu được chuyển ra nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp cần rà soát thêm các quy định chuyên ngành và điều ước quốc tế có liên quan.

Nội dung cần có trong hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp

Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi đầy đủ:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Chức vụ.
• Thông tin liên hệ.

Đối tượng của hợp đồng

Cần mô tả rõ:

• Loại dữ liệu khách hàng được chuyển giao.
• Hình thức chuyển giao.
• Mục đích sử dụng dữ liệu.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Phạm vi truy cập dữ liệu.

Phạm vi bảo mật

Nội dung cần quy định rõ:

• Thông tin thuộc diện bảo mật.
• Người được phép tiếp cận dữ liệu.
• Nghĩa vụ bảo mật.
• Thời hạn bảo mật.
• Biện pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Bao gồm:

• Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu khách hàng.
• Nghĩa vụ thông báo khi có sự cố.
• Nghĩa vụ xóa hoặc hoàn trả dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng.
• Quyền kiểm tra việc xử lý dữ liệu.
• Nghĩa vụ bồi thường khi làm lộ thông tin.

Vi phạm và bồi thường

Hợp đồng nên quy định:

• Hành vi vi phạm.
• Mức phạt vi phạm (nếu có).
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
• Biện pháp khắc phục hậu quả.

>>> Tham khảo mẫu riêng về: Hợp đồng bảo mật thông tin song ngữ

Mẫu hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG BẢO MẬT, CHUYỂN GIAO DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG GIỮA CÁC DOANH NGHIỆP

Số: ……/HĐBM

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ………………………………, các bên gồm:

BÊN CHUYỂN GIAO DỮ LIỆU

Tên doanh nghiệp:

....................................................................

Mã số doanh nghiệp:

....................................................................

Địa chỉ:

....................................................................

Người đại diện:

....................................................................

Chức vụ:

....................................................................

BÊN NHẬN DỮ LIỆU

Tên doanh nghiệp:

....................................................................

Mã số doanh nghiệp:

....................................................................

Địa chỉ:

....................................................................

Người đại diện:

....................................................................

Chức vụ:

....................................................................

Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng hợp đồng

Bên chuyển giao đồng ý chuyển giao cho bên nhận dữ liệu khách hàng theo danh mục, phạm vi và mục đích sử dụng được quy định trong hợp đồng này.

Điều 2. Phạm vi dữ liệu được chuyển giao

Bao gồm:

• Họ và tên khách hàng.
• Thông tin liên hệ.
• Lịch sử giao dịch.
• Dữ liệu phục vụ chăm sóc khách hàng.
• Các dữ liệu khác theo phụ lục hợp đồng.

Điều 3. Nghĩa vụ bảo mật

Bên nhận dữ liệu cam kết:

• Chỉ sử dụng dữ liệu đúng mục đích.
• Không chuyển giao cho bên thứ ba khi chưa được chấp thuận.
• Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý nhằm bảo vệ dữ liệu.
• Thông báo ngay khi phát hiện nguy cơ mất an toàn dữ liệu.

Điều 4. Thời hạn sử dụng dữ liệu

Dữ liệu chỉ được sử dụng trong thời hạn:

....................................................................

Sau khi hết thời hạn, bên nhận phải hoàn trả hoặc xóa dữ liệu theo thỏa thuận.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Các bên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo mật, phối hợp xử lý sự cố và bảo đảm việc sử dụng dữ liệu phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 6. Trách nhiệm khi vi phạm

Bên vi phạm nghĩa vụ bảo mật phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh và các chế tài khác theo hợp đồng và pháp luật.

Điều 7. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án hoặc Trọng tài theo thỏa thuận của các bên.

ĐẠI DIỆN BÊN CHUYỂN GIAO

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN DỮ LIỆU

(Ký, ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn soạn hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp

Bước 1. Xác định rõ loại dữ liệu được chuyển giao

Liệt kê cụ thể dữ liệu nào được phép chia sẻ như thông tin định danh, thông tin giao dịch, lịch sử mua hàng, dữ liệu chăm sóc khách hàng hoặc các dữ liệu khác. Không nên mô tả chung chung vì có thể dẫn đến tranh chấp về phạm vi sử dụng.

Bước 2. Quy định mục đích sử dụng dữ liệu

Nêu rõ dữ liệu được sử dụng để thực hiện dịch vụ, chăm sóc khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng, marketing theo sự đồng ý của khách hàng hoặc các mục đích hợp pháp khác. Bên nhận dữ liệu không được sử dụng ngoài phạm vi đã thỏa thuận.

Bước 3. Thiết lập cơ chế bảo mật

Hợp đồng cần quy định các biện pháp bảo mật như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, lưu nhật ký truy cập, sao lưu dữ liệu, kiểm soát thiết bị lưu trữ và đào tạo nhân sự có quyền tiếp cận dữ liệu.

Bước 4. Quy định việc hoàn trả hoặc hủy dữ liệu

Sau khi hợp đồng chấm dứt hoặc mục đích xử lý dữ liệu đã hoàn thành, các bên cần thống nhất việc hoàn trả, xóa hoặc hủy dữ liệu và lập biên bản xác nhận để tránh phát sinh rủi ro.

Bước 5. Thỏa thuận trách nhiệm khi xảy ra sự cố

Hợp đồng nên quy định rõ thời gian thông báo khi phát hiện rò rỉ dữ liệu, trách nhiệm phối hợp xử lý, nghĩa vụ khắc phục hậu quả và trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu lỗi thuộc về một trong các bên.

Những lưu ý pháp lý khi giao kết hợp đồng

Do dữ liệu khách hàng thường chứa dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần bảo đảm việc thu thập, chuyển giao và xử lý dữ liệu có căn cứ pháp lý phù hợp và đúng mục đích đã thông báo cho khách hàng. Trong nhiều trường hợp, việc chuyển giao dữ liệu cần có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc thuộc trường hợp pháp luật cho phép.

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Văn Hùng, cố vấn chuyên môn của Hệ thống Mẫu Hợp Đồng, doanh nghiệp nên phân loại rõ dữ liệu thông thường và dữ liệu cá nhân nhạy cảm để áp dụng mức độ bảo mật phù hợp, đồng thời quy định cụ thể trách nhiệm của từng bên trong toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu.

Bên cạnh đó, Luật sư Đỗ Bá Thích, cố vấn chuyên môn của website, cho rằng hợp đồng cần quy định rõ quyền kiểm tra, đánh giá hệ thống bảo mật của bên nhận dữ liệu, cơ chế kiểm toán định kỳ và trách nhiệm thông báo sự cố nhằm giảm thiểu nguy cơ mất an toàn thông tin và tranh chấp giữa các doanh nghiệp.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Hợp Đồng?

Một mẫu hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp được xây dựng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu khách hàng, hạn chế rủi ro pháp lý và đáp ứng yêu cầu tuân thủ trong hoạt động kinh doanh.

Các biểu mẫu tại Mẫu Hợp Đồng mang lại nhiều giá trị:

• Đầy đủ điều khoản về bảo mật thông tin và chuyển giao dữ liệu.
• Nội dung bám sát quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và bí mật kinh doanh.
• Có sẵn điều khoản về quyền truy cập, lưu trữ, xóa dữ liệu và xử lý vi phạm.
• Phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực như thương mại điện tử, tài chính, logistics, công nghệ, y tế và giáo dục.
• Được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng rà soát cùng đội ngũ luật sư cố vấn chuyên môn, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng trong các giao dịch thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được tự do chuyển giao dữ liệu khách hàng cho doanh nghiệp khác không?

Không phải mọi trường hợp đều được phép. Việc chuyển giao dữ liệu khách hàng phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh và các cam kết với khách hàng. Trong nhiều trường hợp, cần có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc căn cứ pháp lý phù hợp.

Hợp đồng bảo mật có thay thế hợp đồng chuyển giao dữ liệu không?

Không hoàn toàn. Nếu giao dịch vừa có nội dung bảo mật vừa có hoạt động chuyển giao và xử lý dữ liệu, các bên nên sử dụng hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp hoặc kết hợp với thỏa thuận xử lý dữ liệu để quy định đầy đủ quyền và nghĩa vụ.

Khi hợp đồng chấm dứt, bên nhận dữ liệu có phải xóa toàn bộ dữ liệu khách hàng không?

Thông thường có, nếu các bên không có thỏa thuận khác hoặc pháp luật không yêu cầu tiếp tục lưu trữ. Hợp đồng nên quy định rõ thời hạn, phương thức xóa hoặc hoàn trả dữ liệu và trách nhiệm xác nhận việc hoàn thành để bảo đảm tính minh bạch.

Kết luận

Hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động chia sẻ dữ liệu, bảo vệ thông tin khách hàng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình hợp tác. Việc sử dụng mẫu hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp được soạn thảo đầy đủ sẽ giúp các bên xác định rõ phạm vi dữ liệu, mục đích sử dụng, nghĩa vụ bảo mật và trách nhiệm khi xảy ra vi phạm.

Nếu bạn đang cần mẫu hợp đồng bảo mật, chuyển giao dữ liệu khách hàng giữa các doanh nghiệp chuẩn pháp lý, dễ chỉnh sửa và có thể áp dụng ngay trong hoạt động kinh doanh, hãy tham khảo tại Hệ thống Mẫu Hợp Đồng. Tất cả hợp đồng mẫu pdf đều được Team biên tập Mẫu Hợp Đồng biên tập và rà soát kỹ lưỡng cùng đội ngũ luật sư cố vấn chuyên môn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo và nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro pháp lý.