Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện - bản word chuẩn tải nhanh

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc hợp tác giữa các doanh nghiệp, đơn vị truyền thông, công ty tổ chức sự kiện, nhà tài trợ hoặc đối tác cung cấp dịch vụ diễn ra rất phổ biến. Các bên có thể cùng phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, triển lãm, chương trình biểu diễn nghệ thuật, sự kiện thể thao hoặc hoạt động quảng bá thương hiệu. Để xác định rõ quyền, nghĩa vụ, phạm vi công việc, chi phí và cơ chế phân chia lợi ích, việc ký Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện là hết sức cần thiết.

Một hợp đồng được xây dựng chặt chẽ sẽ giúp các bên phối hợp hiệu quả, kiểm soát tiến độ thực hiện, hạn chế rủi ro về tài chính, truyền thông, an toàn và các tranh chấp phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Trong bài viết này, Mẫu Hợp Đồng sẽ hướng dẫn chi tiết quy định pháp luật, nội dung cần có, cách soạn và cung cấp mẫu Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện đầy đủ để doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện và các đối tác có thể tham khảo và áp dụng.

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện là gì?

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện là sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên về việc cùng phối hợp tổ chức một hoặc nhiều sự kiện, trong đó các bên thống nhất về phạm vi công việc, trách nhiệm, nguồn lực, chi phí, doanh thu và phương thức phân chia lợi ích.

Tùy theo mục đích hợp tác, hợp đồng có thể áp dụng cho:

• Hội nghị khách hàng.
• Hội thảo chuyên ngành.
• Triển lãm thương mại.
• Lễ khai trương.
• Lễ khánh thành.
• Sự kiện ra mắt sản phẩm.
• Chương trình ca nhạc.
• Chương trình biểu diễn nghệ thuật.
• Giải đấu thể thao.
• Team building.
• Festival.
• Chương trình quảng bá thương hiệu.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hợp đồng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp

Khi nào nên ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện?

Loại hợp đồng này thường được sử dụng khi:

• Hai doanh nghiệp cùng tổ chức sự kiện.
• Công ty truyền thông hợp tác với doanh nghiệp.
• Đơn vị tổ chức sự kiện hợp tác với nhà tài trợ.
• Hai bên cùng khai thác doanh thu từ bán vé.
• Hợp tác tổ chức hội chợ, triển lãm.
• Phối hợp thực hiện chương trình quảng bá thương hiệu.
• Đồng tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao hoặc giải trí.

>>> Tham khảo thêm về: Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Căn cứ pháp luật

Việc giao kết và thực hiện Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện được điều chỉnh chủ yếu bởi:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại.
• Luật Quảng cáo.
• Luật Sở hữu trí tuệ.
• Các quy định về biểu diễn nghệ thuật, quảng cáo, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và các quy định chuyên ngành liên quan đến từng loại sự kiện.
• Quy định về thuế, hóa đơn và kế toán.

Trong trường hợp sự kiện thuộc diện phải xin phép hoặc thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các bên cần thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định.

>>> Tham khảo thêm về: Mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Nội dung bắt buộc của hợp đồng

Một Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện nên có các điều khoản sau.

Thông tin các bên

Bao gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Điện thoại.
• Email.

Mục tiêu hợp tác

Xác định rõ:

• Tên sự kiện.
• Mục đích tổ chức.
• Quy mô.
• Thời gian.
• Địa điểm.
• Đối tượng tham dự.

Phạm vi công việc

Phân công cụ thể trách nhiệm của từng bên như:

• Xây dựng kịch bản.
• Xin giấy phép.
• Thuê địa điểm.
• Thiết kế và thi công sân khấu.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Truyền thông.
• Mời khách.
• Quản lý đăng ký.
• Điều phối chương trình.
• Thuê nhân sự.
• Đảm bảo an ninh và y tế.

Chi phí và doanh thu

Quy định rõ:

• Tỷ lệ góp vốn.
• Chi phí từng bên chịu.
• Cơ chế thanh toán.
• Phân chia doanh thu.
• Phân chia lợi nhuận.
• Xử lý lỗ (nếu có).

Những điều khoản quan trọng cần bổ sung

Điều khoản về tiến độ

Cần quy định:

• Các mốc triển khai.
• Thời hạn hoàn thành từng hạng mục.
• Trách nhiệm báo cáo tiến độ.

Điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ

Nêu rõ quyền đối với:

• Logo.
• Hình ảnh.
• Video.
• Nội dung chương trình.
• Thiết kế.
• Tài liệu truyền thông.

Điều khoản về tài trợ

Nếu có nhà tài trợ, cần quy định:

• Quyền lợi tài trợ.
• Vị trí quảng bá.
• Quyền sử dụng hình ảnh.
• Nghĩa vụ tài chính.

Điều khoản về hủy hoặc hoãn sự kiện

Quy định rõ:

• Điều kiện hoãn.
• Điều kiện hủy.
• Xử lý chi phí.
• Trách nhiệm bồi thường.

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Văn Hùng, trong các hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện, điều khoản về phân chia trách nhiệm, quyền sở hữu đối với dữ liệu truyền thông và cơ chế xử lý khi sự kiện bị hủy do bất khả kháng là những nội dung cần được quy định cụ thể để hạn chế tranh chấp.

Hướng dẫn soạn hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện

Bước 1. Ghi đầy đủ thông tin các bên

Điền:

• Tên doanh nghiệp.
• Người đại diện.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.

Bước 2. Xác định nội dung hợp tác

Thể hiện rõ:

• Loại sự kiện.
• Quy mô.
• Thời gian.
• Địa điểm.
• Đối tượng tham gia.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Ghi chi tiết công việc từng bên thực hiện và thời hạn hoàn thành.

Bước 4. Thỏa thuận tài chính

Quy định:

• Tỷ lệ góp vốn.
• Chi phí.
• Doanh thu.
• Lợi nhuận.
• Phương thức quyết toán.

Bước 5. Ký kết

Hợp đồng được ký bởi người đại diện hợp pháp của các bên và lập thành số lượng bản phù hợp để lưu giữ.

Mẫu Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện

HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Số: ……………

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………

BÊN A

Tên doanh nghiệp:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

BÊN B

Tên doanh nghiệp:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

Điều 1. Mục đích hợp tác

Hai bên thống nhất hợp tác tổ chức sự kiện:

Tên sự kiện:

……………………………………

Thời gian:

……………………………………

Địa điểm:

……………………………………

Điều 2. Phạm vi công việc

Bên A chịu trách nhiệm:

• Lập kế hoạch tổng thể.
• Làm việc với khách hàng.
• Quản lý ngân sách.
• Điều phối chương trình.

Bên B chịu trách nhiệm:

• Thi công.
• Cung cấp thiết bị.
• Nhân sự kỹ thuật.
• Hỗ trợ vận hành sự kiện.

Điều 3. Chi phí và thanh toán

Chi phí thực hiện và tỷ lệ đóng góp của các bên được quy định tại Phụ lục hợp đồng.

Việc thanh toán được thực hiện theo tiến độ hoặc theo biên bản nghiệm thu.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Hai bên có trách nhiệm:

• Thực hiện đúng phạm vi công việc.
• Phối hợp trong suốt quá trình tổ chức.
• Bảo mật thông tin.
• Báo cáo tiến độ.

Điều 5. Quyền sở hữu trí tuệ

Các quyền đối với hình ảnh, video, nội dung chương trình và tài liệu phát sinh từ sự kiện được thực hiện theo thỏa thuận tại hợp đồng hoặc phụ lục.

Điều 6. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.

Điều 7. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt sau khi các bên hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phân biệt hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện và hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Theo đánh giá của Luật sư Đặng Quý Tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng loại hợp đồng. Nếu mục tiêu là cùng đầu tư và khai thác sự kiện thì nên ký hợp đồng hợp tác; nếu chỉ thuê đơn vị tổ chức thực hiện thì hợp đồng dịch vụ sẽ phù hợp hơn.

Những lưu ý khi ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện

Để hạn chế rủi ro, các bên nên:

• Quy định rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bên.
• Thỏa thuận chi tiết về chi phí, doanh thu và phân chia lợi nhuận.
• Bổ sung điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ đối với hình ảnh, video và nội dung sự kiện.
• Xác định rõ trách nhiệm xin giấy phép, bảo đảm an ninh, an toàn và bảo hiểm (nếu có).
• Quy định cơ chế xử lý khi sự kiện bị hủy, hoãn hoặc thay đổi quy mô.
• Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.

Kết luận

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các bên xác lập cơ chế hợp tác minh bạch, phân công trách nhiệm rõ ràng và kiểm soát hiệu quả các vấn đề về tài chính, tiến độ và chất lượng sự kiện. Một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp và hạn chế tranh chấp trong quá trình triển khai.

Để tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính pháp lý, doanh nghiệp có thể tham khảo các biểu mẫu do Hệ thống Mẫu Hợp Đồng biên soạn. Các mẫu được xây dựng theo quy định pháp luật hiện hành, dễ chỉnh sửa, đầy đủ điều khoản về phạm vi hợp tác, phân chia chi phí, quyền sở hữu trí tuệ, bảo mật thông tin và giải quyết tranh chấp, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện từ hội nghị, hội thảo đến chương trình biểu diễn và triển lãm.