Hợp đồng thuê xe [File word mới nhất + Hướng dẫn làm]

Hợp đồng thuê xe là văn bản thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc giao, nhận và sử dụng một phương tiện trong thời hạn nhất định để đổi lấy tiền thuê. Đây là mẫu thường được sử dụng khi thuê ô tô, xe tải, xe bán tải, xe chuyên dụng hoặc phương tiện phục vụ nhu cầu cá nhân, doanh nghiệp.

Một hợp đồng thuê xe chặt chẽ không chỉ ghi giá thuê và thời hạn mà cần xác định rõ loại xe, biển số, tình trạng phương tiện, mục đích sử dụng, số km, nhiên liệu, bảo dưỡng, bảo hiểm, phạt giao thông, trách nhiệm khi tai nạn, tiền đặt cọc, chi phí phát sinh và điều kiện trả xe. Với xe thuê có lái, cần quy định thêm người lái, thời gian phục vụ, số giờ/km và các khoản chi phí ngoài đơn giá.

Hợp đồng thuê xe là gì?

Hợp đồng thuê xe là thỏa thuận theo đó bên cho thuê giao quyền chiếm hữu, sử dụng phương tiện cho bên thuê trong một khoảng thời gian hoặc theo thời gian sử dụng đã thỏa thuận; bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê và bảo quản, sử dụng xe theo đúng cam kết.

Tùy nhu cầu, hợp đồng có thể được lập dưới nhiều hình thức:

• Hợp đồng thuê ô tô tự lái.
• Hợp đồng thuê xe có lái.
• Hợp đồng thuê xe theo ngày.
• Hợp đồng thuê xe theo tháng.
• Hợp đồng thuê xe dài hạn cho doanh nghiệp.
• Hợp đồng thuê xe tải.
• Hợp đồng thuê xe du lịch.
• Hợp đồng thuê xe phục vụ công tác.
• Hợp đồng thuê xe phục vụ sự kiện.
• Hợp đồng thuê xe theo chuyến.

Điểm cần phân biệt là thuê xe tự lái và thuê xe có lái. Nếu bên cho thuê đồng thời cung cấp người lái và dịch vụ vận chuyển, nội dung hợp đồng có thể phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến dịch vụ vận chuyển, thay vì chỉ đơn thuần là giao phương tiện cho bên thuê sử dụng.

Khi nào nên sử dụng Hợp đồng thuê xe?

Hợp đồng nên được lập khi thời gian thuê, giá trị giao dịch hoặc trách nhiệm đối với phương tiện đủ lớn để cần có căn cứ rõ ràng.

Một số trường hợp phổ biến:

Nếu xe được sử dụng để vận chuyển hàng hóa hoặc hành khách, cần xác định rõ quan hệ giữa thuê phương tiện và dịch vụ vận chuyển để tránh áp dụng sai mẫu hợp đồng.

Những nội dung quan trọng trong Hợp đồng thuê xe

1. Xác định chính xác phương tiện

Không nên chỉ ghi “xe ô tô” hoặc “xe tải”.

Hợp đồng nên ghi:

• Nhãn hiệu.
• Model.
• Năm sản xuất.
• Màu sơn.
• Biển số.
• Số khung.
• Số máy.
• Số chỗ ngồi hoặc tải trọng.
• Tình trạng xe.
• Số km tại thời điểm bàn giao.
• Trang thiết bị đi kèm.

Nếu thuê xe dài hạn, nên lập Biên bản bàn giao xe có hình ảnh thực tế để làm căn cứ khi trả xe.

2. Thời hạn thuê

Cần ghi rõ:

• Ngày bắt đầu thuê.
• Thời điểm nhận xe.
• Ngày kết thúc.
• Thời điểm trả xe.
• Điều kiện gia hạn.
• Giá thuê khi gia hạn.

Ví dụ, nếu thuê theo tháng thì nên quy định một tháng được tính theo 30 ngày hay theo ngày lịch thực tế.

3. Giá thuê và tiền đặt cọc

Hợp đồng cần phân biệt:

Giá thuê: khoản tiền trả cho việc sử dụng xe.

Tiền đặt cọc: khoản tiền bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ, được hoàn trả hoặc xử lý theo điều kiện đã thỏa thuận.

Ngoài ra, cần ghi rõ giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm:

• Phí cầu đường.
• Phí bến bãi.
• Phí gửi xe.
• Phí nhiên liệu.
• Phí vệ sinh.
• Chi phí bảo dưỡng.
• Thuế, hóa đơn.
• Chi phí phát sinh khác.

4. Giới hạn sử dụng xe

Đây là điều khoản đặc biệt quan trọng với xe tự lái.

Có thể quy định:

• Phạm vi địa lý được phép sử dụng.
• Số km tối đa.
• Tuyến đường hạn chế.
• Người được phép lái xe.
• Không được cho thuê lại.
• Không được sử dụng để đua xe.
• Không được sử dụng vào mục đích trái pháp luật.
• Không được tự ý thay đổi kết cấu phương tiện.

5. Tình trạng xe khi bàn giao

Biên bản bàn giao nên ghi nhận:

• Ngoại thất.
• Nội thất.
• Lốp.
• Kính.
• Đèn.
• Gương.
• Camera.
• Thiết bị định vị nếu có.
• Mức nhiên liệu.
• Số km.
• Giấy tờ xe được bàn giao.
• Phụ kiện đi kèm.

Luật sư Hà Thanh Trang – cố vấn pháp lý lưu ý rằng tranh chấp thuê xe thường tập trung vào việc xác định hư hỏng nào đã có trước khi thuê và hư hỏng nào phát sinh trong thời gian sử dụng. Vì vậy, biên bản bàn giao kèm hình ảnh có giá trị thực tế rất lớn trong việc xác định trách nhiệm.

Mẫu Hợp đồng thuê xe bản tham khảo ngắn gọn mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG THUÊ XE

Số: …/HĐTX

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, các bên gồm:

BÊN CHO THUÊ – BÊN A

Họ và tên/Tên doanh nghiệp: …

CCCD/Mã số doanh nghiệp: …

Địa chỉ: …

Điện thoại: …

Email: …

Tài khoản ngân hàng: …

Người đại diện: …

Chức vụ: …

Sau đây gọi là Bên A.

BÊN THUÊ – BÊN B

Họ và tên/Tên doanh nghiệp: …

CCCD/Mã số doanh nghiệp: …

Địa chỉ: …

Điện thoại: …

Email: …

Người đại diện: …

Chức vụ: …

Sau đây gọi là Bên B.

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng với các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng hợp đồng

1. Bên A đồng ý cho Bên B thuê phương tiện sau:

• Loại xe: …
• Nhãn hiệu: …
• Model: …
• Biển kiểm soát: …
• Màu xe: …
• Năm sản xuất: …
• Số khung: …
• Số máy: …
• Số chỗ/tải trọng: …
• Số km tại thời điểm bàn giao: …

2. Tình trạng phương tiện được xác định theo Biên bản bàn giao xe là phụ lục không tách rời của Hợp đồng.
3. Các thiết bị, phụ kiện đi kèm gồm:

• Chìa khóa: …
• Lốp dự phòng: …
• Bộ dụng cụ sửa chữa: …
• Camera hành trình: …
• Thiết bị định vị: …
• Các phụ kiện khác: …

Điều 2. Mục đích thuê xe

Bên B thuê xe để phục vụ:

…

Bên B cam kết không sử dụng xe vào mục đích trái pháp luật hoặc các hoạt động bị pháp luật cấm.

Điều 3. Thời hạn thuê

1. Thời gian thuê từ … giờ … ngày … đến … giờ … ngày …
2. Thời điểm bắt đầu tính tiền thuê là thời điểm hai bên hoàn tất việc bàn giao xe, trừ khi có thỏa thuận khác.
3. Việc gia hạn phải được thông báo trước ít nhất … giờ/ngày và được Bên A chấp thuận.
4. Trường hợp Bên B tiếp tục sử dụng xe sau thời hạn mà không được Bên A đồng ý, Bên B phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Điều 4. Giá thuê

1. Giá thuê xe là:

… VNĐ/ngày

hoặc

… VNĐ/tháng

hoặc

… VNĐ/chuyến

tùy phương án được lựa chọn.

2. Giá thuê nêu trên đã bao gồm: …
3. Giá thuê chưa bao gồm:

• Nhiên liệu;
• Phí cầu đường;
• Phí gửi xe;
• Phí bến bãi;
• Chi phí phát sinh do Bên B sử dụng xe;
• Các khoản khác: …

Điều 5. Tiền đặt cọc

1. Bên B đặt cọc cho Bên A số tiền: … VNĐ.
2. Tiền đặt cọc nhằm bảo đảm nghĩa vụ thanh toán và bồi thường thiệt hại nếu có.
3. Khi Bên B hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ và bàn giao xe đúng thỏa thuận, Bên A hoàn trả tiền đặt cọc trong thời hạn … ngày.
4. Bên A được khấu trừ từ tiền đặt cọc các khoản mà Bên B có nghĩa vụ thanh toán theo Hợp đồng sau khi đối chiếu chứng từ và tình trạng xe.

Điều 6. Phương thức thanh toán

Bên B thanh toán tiền thuê:

• Đợt 1: … VNĐ vào ngày …
• Đợt 2: … VNĐ vào ngày …
• Phần còn lại: … VNĐ vào ngày …

Phương thức thanh toán: chuyển khoản/tiền mặt.

Điều 7. Bàn giao xe

1. Bên A bàn giao xe tại:

…

2. Hai bên lập Biên bản bàn giao ghi nhận:

• Tình trạng ngoại thất;
• Tình trạng nội thất;
• Mức nhiên liệu;
• Số km;
• Giấy tờ xe;
• Trang thiết bị;
• Các hư hỏng có sẵn.

3. Bên B có quyền kiểm tra xe trước khi nhận.
4. Sau khi ký Biên bản bàn giao, Bên B chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng xe theo Hợp đồng.

Điều 8. Người được phép điều khiển xe

1. Người trực tiếp điều khiển xe phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng với loại phương tiện.
2. Bên B chỉ được giao xe cho:

…

3. Việc giao xe cho người khác điều khiển phải được Bên A chấp thuận nếu Hợp đồng có quy định hạn chế người lái.
4. Bên B chịu trách nhiệm về hành vi của người do mình cho phép sử dụng xe trong phạm vi pháp luật và Hợp đồng.

Điều 9. Nhiên liệu và số km sử dụng

1. Mức nhiên liệu khi nhận xe: …
2. Khi trả xe, mức nhiên liệu phải tương đương mức bàn giao, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
3. Số km được phép sử dụng:

… km/ngày hoặc … km/tháng.

4. Phần km vượt mức được tính:

… VNĐ/km.

Điều 10. Bảo dưỡng và sửa chữa

1. Các chi phí bảo dưỡng định kỳ do Bên … chịu.
2. Bên B phải thông báo cho Bên A khi xe xuất hiện dấu hiệu bất thường.
3. Bên B không được tự ý thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa lớn nếu chưa được Bên A đồng ý, trừ trường hợp khẩn cấp để bảo đảm an toàn.
4. Các khoản sửa chữa do hao mòn tự nhiên được xác định theo trách nhiệm của bên …
5. Thiệt hại phát sinh do lỗi sử dụng sai quy định của Bên B do Bên B chịu.

Điều 11. Bảo hiểm và giấy tờ xe

Bên A bàn giao cho Bên B các giấy tờ:

• Giấy đăng ký xe;
• Giấy chứng nhận kiểm định nếu thuộc trường hợp phải kiểm định;
• Giấy tờ bảo hiểm;
• Giấy tờ khác: …

Việc quản lý, sử dụng và xử lý các giấy tờ trên phải tuân thủ quy định pháp luật.

Điều 12. Phạt giao thông và vi phạm trong quá trình sử dụng

1. Các khoản phạt phát sinh do hành vi của Bên B hoặc người do Bên B quản lý, điều khiển xe thì Bên B chịu trách nhiệm trong phạm vi pháp luật.
2. Trường hợp phương tiện bị tạm giữ do hành vi của Bên B, Bên B chịu các chi phí và thiệt hại phát sinh thuộc trách nhiệm của mình.
3. Bên B phải thông báo ngay cho Bên A khi xảy ra sự việc có thể ảnh hưởng đến tình trạng pháp lý hoặc khả năng sử dụng phương tiện.

Điều 13. Tai nạn và sự cố

Khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố, Bên B phải:

1. Ưu tiên bảo đảm an toàn cho người.
2. Thực hiện các biện pháp cần thiết theo quy định.
3. Thông báo cho cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
4. Thông báo cho Bên A trong thời gian sớm nhất.
5. Không tự ý thỏa thuận bồi thường hoặc sửa chữa lớn làm ảnh hưởng đến việc xác định trách nhiệm nếu không thuộc trường hợp khẩn cấp.

Điều 14. Trách nhiệm khi xe bị mất hoặc hư hỏng

1. Nếu xe bị mất do lỗi của Bên B hoặc người do Bên B quản lý, Bên B chịu trách nhiệm bồi thường theo thiệt hại thực tế và thỏa thuận hợp pháp.
2. Nếu xe bị hư hỏng do lỗi của Bên B, Bên B chịu chi phí sửa chữa hợp lý tương ứng với thiệt hại.
3. Hao mòn tự nhiên phù hợp với thời gian và điều kiện sử dụng không được coi là thiệt hại do lỗi của Bên B.

Điều 15. Cấm cho thuê lại

Bên B không được cho thuê lại, chuyển giao quyền sử dụng xe hoặc sử dụng xe để bảo đảm nghĩa vụ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.

Điều 16. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Bên A có quyền:

1. Nhận tiền thuê đúng hạn.
2. Kiểm tra tình trạng xe theo thỏa thuận.
3. Yêu cầu Bên B chấm dứt hành vi sử dụng xe sai mục đích.
4. Nhận lại xe khi hết thời hạn.

Bên A có nghĩa vụ:

1. Giao đúng phương tiện đã thỏa thuận.
2. Cung cấp thông tin cần thiết về tình trạng xe.
3. Bảo đảm quyền cho thuê hợp pháp.
4. Thực hiện các nghĩa vụ bảo dưỡng thuộc trách nhiệm của mình.

Điều 17. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Bên B có quyền:

1. Nhận xe đúng thời gian.
2. Sử dụng xe trong phạm vi Hợp đồng.
3. Yêu cầu Bên A xử lý các vấn đề thuộc trách nhiệm của Bên A.

Bên B có nghĩa vụ:

1. Thanh toán đúng hạn.
2. Sử dụng xe đúng mục đích.
3. Bảo quản xe.
4. Không tự ý thay đổi kết cấu.
5. Không cho thuê lại.
6. Trả xe đúng thời hạn.

Điều 18. Trả xe

1. Bên B trả xe tại:

…

2. Khi trả xe, hai bên kiểm tra:

• Ngoại thất;
• Nội thất;
• Số km;
• Nhiên liệu;
• Phụ kiện;
• Giấy tờ;
• Hư hỏng phát sinh.

3. Việc trả xe được xác nhận bằng Biên bản thanh lý/bàn giao.

Điều 19. Chậm trả xe

Nếu Bên B trả xe chậm mà không được Bên A chấp thuận, Bên B phải thanh toán:

• Tiền thuê phát sinh;
• Chi phí thực tế phát sinh;
• Khoản phạt nếu có thỏa thuận hợp pháp.

Mức tính chậm trả: … VNĐ/giờ hoặc … VNĐ/ngày.

Điều 20. Chấm dứt hợp đồng trước hạn

Hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn khi:

1. Hai bên thỏa thuận.
2. Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ.
3. Bên B sử dụng xe trái mục đích hoặc trái pháp luật.
4. Xe không còn khả năng sử dụng do nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Bên A.
5. Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Điều 21. Bồi thường thiệt hại

Bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại thực tế phát sinh do hành vi vi phạm của mình theo quy định pháp luật và thỏa thuận trong Hợp đồng.

Điều 22. Bảo mật thông tin

Các bên có trách nhiệm bảo mật các thông tin về giá thuê, dữ liệu khách hàng, lịch trình, hoạt động kinh doanh và các thông tin khác được xác định là bí mật.

Điều 23. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng.

Nếu thương lượng không thành, tranh chấp được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 24. Hiệu lực hợp đồng

1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày …
2. Hợp đồng gồm … trang và … phụ lục.
3. Biên bản bàn giao xe là bộ phận không tách rời của Hợp đồng.
4. Hợp đồng được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ … bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê xe

Tùy từng giao dịch, các bên nên chuẩn bị:

• CCCD/hộ chiếu của cá nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu là tổ chức.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê xe.
• Giấy tờ phương tiện theo quy định.
• Thông tin người điều khiển.
• Biên bản bàn giao.
• Hình ảnh tình trạng xe.
• Thỏa thuận đặt cọc.
• Chứng từ thanh toán.
• Phụ lục về giới hạn km nếu thuê dài hạn.

Đối với doanh nghiệp, nên bổ sung quy định về người được phép sử dụng xe, mục đích công tác, trách nhiệm thanh toán chi phí vận hành và hồ sơ chứng từ.

Những rủi ro thường gặp khi ký Hợp đồng thuê xe

Không lập biên bản bàn giao

Nếu không ghi nhận tình trạng xe trước khi thuê, rất khó xác định trách nhiệm khi phát hiện vết xước, móp, hỏng nội thất hoặc thiếu phụ kiện lúc trả xe.

Không quy định người được lái

Đặc biệt với xe tự lái, việc cho người khác sử dụng xe có thể làm phát sinh tranh chấp về trách nhiệm khi xảy ra tai nạn hoặc vi phạm.

Không quy định số km

Thuê xe theo tháng nhưng không quy định giới hạn km dễ dẫn tới tranh chấp về mức độ sử dụng và chi phí vượt km.

Không tách chi phí thuê và chi phí vận hành

Giá thuê cần được phân biệt với phí cầu đường, nhiên liệu, gửi xe, bảo dưỡng, sửa chữa và các khoản phát sinh.

Không quy định trách nhiệm khi tai nạn

Điều khoản về tai nạn nên xác định rõ nghĩa vụ thông báo, phối hợp xử lý và nguyên tắc xác định trách nhiệm.

Không kiểm tra quyền cho thuê

Bên cho thuê phải có quyền hợp pháp đối với phương tiện hoặc quyền cho thuê phương tiện. Nếu người ký không có quyền cho thuê, giao dịch có thể phát sinh rủi ro cho cả hai bên.

Luật sư Nguyễn Trường Minh – cố vấn pháp lý khuyến nghị với hợp đồng thuê xe dài hạn nên tách riêng ba nhóm trách nhiệm: hao mòn tự nhiên – sự cố kỹ thuật – thiệt hại do lỗi của người thuê. Cách phân loại này giúp việc xác định bên chịu chi phí sửa chữa minh bạch hơn.

Căn cứ pháp lý

Quan hệ thuê xe về nguyên tắc chịu sự điều chỉnh của các quy định về hợp đồng thuê tài sản trong Bộ luật Dân sự, cùng các quy định chuyên ngành có liên quan đến phương tiện, giao thông đường bộ, đăng ký, kiểm định, bảo hiểm và hoạt động vận tải tùy từng trường hợp.

Khi sử dụng Hợp đồng thuê xe, cần xác định đúng bản chất giao dịch. Nếu chỉ thuê phương tiện để tự sử dụng thì điều khoản trọng tâm là quyền sử dụng và bảo quản tài sản. Nếu bên cho thuê đồng thời cung cấp lái xe và thực hiện vận chuyển người/hàng hóa, cần xem xét thêm các quy định áp dụng cho hoạt động vận tải.

Tải Hợp đồng thuê xe

Mẫu Hợp đồng thuê xe phù hợp để sử dụng làm nền tảng khi thuê ô tô, xe tải, xe du lịch hoặc phương tiện phục vụ doanh nghiệp. Khi sử dụng thực tế, nên điều chỉnh các điều khoản về loại xe, thời hạn, giá thuê, đặt cọc, giới hạn km, người lái, bảo dưỡng, bảo hiểm, tai nạn, phạt giao thông và trách nhiệm khi trả xe theo đúng giao dịch.

Team biên tập Mẫu Hợp Đồng khuyến nghị nên tải kèm Biên bản bàn giao xe và lập hồ sơ hình ảnh tại thời điểm nhận – trả xe, đặc biệt với hợp đồng thuê xe dài ngày hoặc có giá trị lớn.

Kết luận

Hợp đồng thuê xe càng cụ thể về phương tiện và trách nhiệm của từng bên thì càng hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện. Ngoài giá thuê và thời hạn, những nội dung cần đặc biệt chú ý là tình trạng xe khi bàn giao, giới hạn sử dụng, người được điều khiển, nhiên liệu, số km, bảo dưỡng, bảo hiểm, xử lý vi phạm giao thông, tai nạn, hư hỏng, mất xe và điều kiện trả xe.

Với giao dịch thuê xe dài hạn hoặc thuê xe phục vụ hoạt động kinh doanh, nên xây dựng thêm các phụ lục về bàn giao phương tiện, định mức sử dụng, bảo dưỡng và chi phí phát sinh để hồ sơ có căn cứ đối chiếu rõ ràng.