Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự là văn bản pháp lý thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự (công ty HR, headhunt, outsourcing, cho thuê lại lao động) và bên sử dụng dịch vụ (doanh nghiệp, tổ chức) nhằm xác lập rõ phạm vi cung ứng nhân sự, chất lượng nhân sự, chi phí dịch vụ, trách nhiệm pháp lý và cơ chế xử lý phát sinh.

Theo số liệu 2022–2024, hơn 47% tranh chấp trong lĩnh vực dịch vụ nhân sự xuất phát từ việc hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm quản lý lao động, nghĩa vụ bảo hiểm – thuế – kỷ luật lao động. Dự báo 2025–2030, khi xu hướng thuê ngoài nhân sự, HR outsourcing, cho thuê lại lao động theo dự án ngày càng phổ biến, hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự chuẩn pháp lý sẽ là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp.

>>> Tải ngay mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự – file Word & PDF để sử dụng đúng luật, hạn chế rủi ro. Gọi 0977 523 155 để được hướng dẫn/ tư vấn!

Tổng quan về hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

1.1. Hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự là gì?

Hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự là văn bản thỏa thuận giữa bên cung cấp dịch vụ (công ty nhân sự, doanh nghiệp dịch vụ việc làm, trung tâm đào tạo, v.v.) và bên sử dụng dịch vụ (doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân). Hợp đồng quy định cụ thể về việc cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự hoặc cung ứng lao động.

Căn cứ pháp lý:

• Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về giao kết hợp đồng.
• Điều 19 Bộ luật Lao động 2019 quy định về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khi cung ứng, sử dụng lao động.

1.2. Tầm quan trọng của hợp đồng chuẩn

Một hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự chuẩn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên:

• Bảo đảm quyền lợi về chất lượng dịch vụ, thời hạn thực hiện, chi phí và trách nhiệm pháp lý.
• Ngăn ngừa tranh chấp phát sinh liên quan đến chi phí dịch vụ, phạm vi công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
• Tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để giải quyết khi có tranh chấp hoặc chấm dứt hợp đồng.

Theo số liệu của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có tới 55% tranh chấp trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhân sự xuất phát từ hợp đồng thiếu điều khoản rõ ràng hoặc không quy định đầy đủ về quyền và nghĩa vụ của các bên.

Thông tin cơ bản trong hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

2.1. Thông tin các bên tham gia

Hợp đồng phải thể hiện rõ thông tin của các bên nhằm đảm bảo tính minh bạch và giá trị pháp lý, bao gồm:

• Bên cung cấp dịch vụ (Đơn vị cung cấp nhân sự): Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, thông tin liên hệ (số điện thoại, email) và người đại diện hợp pháp.
• Bên sử dụng dịch vụ (Khách hàng): Tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ liên hệ, mã số thuế (nếu có), thông tin liên lạc (số điện thoại, email) và người đại diện hợp pháp.

Việc xác định rõ thông tin này giúp tạo cơ sở pháp lý cho quan hệ hợp đồng, đồng thời ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên trong quá trình cung cấp và sử dụng dịch vụ.

2.2. Mô tả dịch vụ nhân sự

Hợp đồng cần mô tả chi tiết phạm vi dịch vụ mà bên cung cấp cam kết thực hiện, bao gồm:

• Loại hình dịch vụ: Tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu, đào tạo – huấn luyện, quản lý và hỗ trợ nhân sự, hoặc cung ứng lao động ngắn hạn/dài hạn.
• Yêu cầu cụ thể: Số lượng nhân sự, vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ năng cần thiết, thời gian thực hiện dịch vụ, tiêu chuẩn công việc và trách nhiệm quản lý.
• Điều kiện bổ sung: Các chính sách về bảo mật thông tin nhân sự, quy trình báo cáo, quyền và nghĩa vụ của nhân sự được cung cấp.

Việc mô tả chi tiết và rõ ràng dịch vụ nhân sự là yếu tố then chốt để tránh phát sinh tranh chấp. Thống kê của Bộ Công Thương năm 2024 cho thấy có đến 58% tranh chấp hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự xuất phát từ việc thiếu thông tin chi tiết về dịch vụ và yêu cầu cụ thể.

Quy định về chi phí và thanh toán trong mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

3.1. Chi phí dịch vụ và chi phí phát sinh

Mức chi phí dịch vụ nhân sự (chi phí tuyển dụng, quản lý, cung ứng lao động; cố định hoặc theo số lượng nhân sự).

Quy định về chi phí phát sinh (tuyển dụng bổ sung, đào tạo ngoài kế hoạch).

• Mức chi phí dịch vụ nhân sự được xác định rõ trong hợp đồng, có thể tính theo mức cố định hoặc theo số lượng nhân sự được cung ứng. Chi phí này có thể bao gồm chi phí tuyển dụng, quản lý, tiền lương, phúc lợi hoặc các khoản chi phí hành chính liên quan.
• Chi phí phát sinh được áp dụng trong các trường hợp như tuyển dụng bổ sung ngoài số lượng ban đầu, thay thế nhân sự theo yêu cầu, hoặc tổ chức đào tạo nâng cao ngoài kế hoạch hợp đồng. Các chi phí này phải được thông báo cụ thể bằng văn bản và chỉ thực hiện sau khi được Bên B chấp thuận.
• Mọi thay đổi về chi phí dịch vụ hoặc chi phí phát sinh đều phải được thể hiện trong phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận bổ sung có giá trị pháp lý.

3.2. Phương thức và thời hạn thanh toán

Thanh toán chi phí dịch vụ (chuyển khoản, tiền mặt) và thời hạn thanh toán (trả trước, trả sau, phân kỳ).

Quy định về xử lý chậm thanh toán hoặc vi phạm nghĩa vụ thanh toán.

• Bên B có trách nhiệm thanh toán chi phí dịch vụ cho Bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản được ghi rõ trong hợp đồng.
• Thời hạn thanh toán có thể được thực hiện theo các hình thức:
  • Đặt cọc một phần giá trị hợp đồng trong vòng … ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
  • Thanh toán phần còn lại theo từng giai đoạn cung ứng nhân sự hoặc theo định kỳ (hàng tháng, hàng quý).
  • Trường hợp thanh toán phân kỳ hoặc trả sau phải có thỏa thuận cụ thể trong phụ lục hợp đồng.
• Trường hợp Bên B chậm thanh toán, Bên A có quyền:
  • Tính lãi chậm thanh toán trên số tiền còn nợ theo mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm thanh toán.
  • Tạm ngừng cung ứng hoặc quản lý nhân sự, thậm chí chấm dứt hợp đồng nếu tình trạng chậm thanh toán kéo dài, đồng thời yêu cầu Bên B bồi thường thiệt hại phát sinh (nếu có).

Theo Bộ Tài chính năm 2024, 60% tranh chấp hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự liên quan đến thiếu quy định rõ ràng về chi phí và lịch thanh toán.

Quyền và nghĩa vụ trong mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

4.1. Quyền và nghĩa vụ của bên sử dụng dịch vụ

Quyền:

• Nhận dịch vụ nhân sự đúng chất lượng, thời gian và yêu cầu công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Yêu cầu bên cung cấp dịch vụ báo cáo về tiến độ tuyển dụng, chất lượng và hiệu quả làm việc của nhân sự được cung ứng (theo Điều 19 Bộ luật Lao động 2019).
• Đề nghị thay thế nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc theo thỏa thuận.

Nghĩa vụ:

• Thanh toán đầy đủ, đúng hạn chi phí dịch vụ theo phương thức đã cam kết trong hợp đồng.
• Cung cấp thông tin chính xác về vị trí, mô tả công việc, điều kiện lao động và các tài liệu liên quan để bảo đảm việc tuyển dụng, cung ứng nhân sự đúng yêu cầu.
• Phối hợp với bên cung cấp dịch vụ trong việc đánh giá, giám sát nhân sự trong quá trình làm việc.
• Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng nhân sự được cung ứng.

4.2. Quyền và nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ

Quyền:

• Nhận đầy đủ chi phí dịch vụ đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Yêu cầu bên sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu và hợp tác cần thiết để thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo hoặc cung ứng nhân sự.
• Được quyền từ chối cung ứng hoặc thay thế nhân sự trong trường hợp có vi phạm quy định pháp luật hoặc thỏa thuận trong hợp đồng.

Nghĩa vụ:

• Thực hiện dịch vụ tuyển dụng, cung ứng nhân sự đúng chất lượng, số lượng, thời gian và yêu cầu kỹ thuật đã cam kết.
• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động được cung ứng, bao gồm: tiền lương, chế độ bảo hiểm, điều kiện làm việc an toàn, quyền nghỉ ngơi và các quyền khác theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo ban đầu (nếu có thỏa thuận) để nhân sự đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
• Giữ bí mật thông tin liên quan đến nhân sự và hoạt động của bên sử dụng dịch vụ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Số liệu dẫn chứng: Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, 62% tranh chấp trong hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự phát sinh do thiếu các quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các bên. Việc quy định chi tiết trong hợp đồng sẽ góp phần hạn chế rủi ro, nâng cao tính minh bạch và bảo vệ lợi ích hợp pháp cho cả hai bên.

Quy định về bảo mật và quyền lợi lao động trong mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

5.1. Cam kết bảo mật thông tin

• Quy định về bảo mật thông tin của bên sử dụng dịch vụ và thông tin cá nhân của lao động:
  • Bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm bảo mật toàn bộ dữ liệu, tài liệu, thông tin kinh doanh, bí mật công nghệ của bên sử dụng dịch vụ mà mình được tiếp cận trong quá trình thực hiện hợp đồng.
  • Thông tin cá nhân của lao động (bao gồm hồ sơ, hợp đồng, dữ liệu liên quan đến lương, bảo hiểm, và các thông tin nhạy cảm khác) phải được lưu trữ, quản lý và sử dụng đúng quy định của pháp luật, chỉ phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý và thực hiện hợp đồng.
• Cam kết không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý:
  • Mọi việc tiết lộ, chuyển giao thông tin cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên cung cấp hoặc bên sử dụng dịch vụ, trừ trường hợp phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
  • Trường hợp vi phạm cam kết bảo mật, bên vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh và có thể bị xử lý theo quy định pháp luật.

5.2. Quyền lợi và nghĩa vụ đối với lao động

• Quy định về đảm bảo quyền lợi lao động:
  • Người lao động được bảo đảm đầy đủ các quyền lợi cơ bản theo Bộ luật Lao động 2019, bao gồm tiền lương, chế độ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi hợp pháp khác.
  • Các điều kiện làm việc, môi trường lao động phải đáp ứng yêu cầu về an toàn, vệ sinh lao động và tuân thủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp có liên quan.
• Trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ trong việc tuân thủ quy định pháp luật lao động:
  • Bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm ký kết hợp đồng lao động với người lao động (hoặc quản lý hợp đồng theo thỏa thuận với bên sử dụng dịch vụ) phù hợp với quy định pháp luật.
  • Đảm bảo việc chi trả tiền lương, đóng bảo hiểm và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác đối với lao động.
  • Phối hợp với bên sử dụng dịch vụ để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động trong thời gian thực hiện hợp đồng.

Số liệu dẫn chứng: Theo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có tới 64% tranh chấp hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự liên quan đến việc thiếu quy định rõ ràng về bảo mật và quyền lợi lao động, cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng điều khoản chặt chẽ trong hợp đồng.

Quy định về chấm dứt và giải quyết tranh chấp trong mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

6.1. Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng chấm dứt khi hoàn tất dịch vụ, thỏa thuận chấm dứt hoặc vi phạm nghiêm trọng (Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015).

Quy định về xử lý chi phí và bàn giao tài liệu, nhân sự khi chấm dứt sớm:

• Các bên có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí dịch vụ đã thực hiện đến thời điểm chấm dứt.
• Bên vi phạm nghĩa vụ phải bồi thường thiệt hại (nếu có) phát sinh do việc chấm dứt hợp đồng gây ra.
• Bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm bàn giao đầy đủ tài liệu, hồ sơ nhân sự, thông tin quản lý và các tài sản đã được sử dụng trong phạm vi hợp đồng.
• Bên sử dụng dịch vụ có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận việc bàn giao, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ thanh toán còn lại.
• Các bên phải tiếp tục tuân thủ nghĩa vụ bảo mật thông tin nhân sự và dữ liệu kinh doanh ngay cả sau khi hợp đồng chấm dứt.

6.2. Giải quyết tranh chấp

Phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, tòa án).

• Các bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng trực tiếp, trên tinh thần thiện chí, hợp tác.
• Trường hợp thương lượng không thành, các bên có thể tiến hành hòa giải thông qua một bên thứ ba độc lập.
• Nếu tranh chấp vẫn không được giải quyết, vụ việc sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Quy định về chi phí và trách nhiệm pháp lý khi tranh chấp xảy ra (theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi).

• Chi phí giải quyết tranh chấp, bao gồm án phí, chi phí luật sư, chi phí hòa giải, sẽ do bên thua kiện chịu, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản.
• Các trách nhiệm pháp lý khác phát sinh sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành và theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).

Theo Bộ Tư pháp năm 2024, 67% tranh chấp hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự được giải quyết nhanh hơn khi hợp đồng có điều khoản rõ ràng về tranh chấp.

Hướng dẫn tải và sử dụng Mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự

Bước 1: Nhấn nút tải hợp đồng tại trang mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự.

Bước 2: Thực hiện thanh toán theo hướng dẫn (giữ nguyên nội dung để hệ thống xác thực).

Bước 3: Sau 3–5 giây, hệ thống cho phép download hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự file Word, PDF và file hướng dẫn.

Bước 4: Điền thông tin dịch vụ, nhân sự cung ứng, ký kết và lưu trữ hợp đồng.
(Khuyến nghị rà soát kỹ điều khoản phân định trách nhiệm lao động và bảo hiểm.)

Kết luận từ chuyên gia soản thảo hợp đồng

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dịch vụ nhân sự thuê ngoài, mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự là nền tảng pháp lý bắt buộc để bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan. 

Việc sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn, kèm đầy đủ biểu mẫu liên quan ngay từ đầu sẽ giúp bạn giảm thiểu tranh chấp, tối ưu vận hành và tuân thủ pháp luật lao động một cách bền vững.

Tải ngay mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân sự – file Word & PDF – để sử dụng an toàn và lâu dài.