Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Trong thực tế, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký doanh nghiệp, xin giấy phép, đăng ký đầu tư, thay đổi giấy phép kinh doanh, đăng ký sở hữu trí tuệ, giấy phép xây dựng, giấy phép lao động hoặc các loại hồ sơ pháp lý khác. Để xác định rõ phạm vi công việc, chi phí dịch vụ, thời hạn thực hiện và trách nhiệm của các bên, việc ký kết Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ là giải pháp cần thiết.

Một hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ được soạn thảo đầy đủ không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ mà còn hạn chế tranh chấp liên quan đến tiến độ xử lý hồ sơ, chi phí phát sinh và trách nhiệm trong quá trình thực hiện.

Trong bài viết này, Mẫu Hợp Đồng sẽ hướng dẫn chi tiết về quy định pháp luật, nội dung cần có, cách soạn và cung cấp mẫu hợp đồng dịch vụ làm hồ sơ đầy đủ để cá nhân, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng.

Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ là gì?

Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ về việc thực hiện các thủ tục hành chính, chuẩn bị hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và bàn giao kết quả theo yêu cầu của khách hàng.

Đây là một loại hợp đồng dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự, thường được áp dụng trong các lĩnh vực như:

• Thành lập doanh nghiệp.
• Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Xin giấy phép kinh doanh.
• Xin giấy phép xây dựng.
• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Xin giấy phép an toàn thực phẩm.
• Đăng ký nhãn hiệu.
• Đăng ký bản quyền.
• Xin giấy phép môi trường.
• Thực hiện thủ tục về đất đai, nhà ở hoặc các thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.

Lưu ý, hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ chỉ ghi nhận việc cung cấp dịch vụ hợp pháp, không được sử dụng để thỏa thuận thực hiện các hành vi trái pháp luật, làm giả giấy tờ hoặc can thiệp trái phép vào hoạt động của cơ quan nhà nước.

Cần làm giấy tờ nhà? Hãy sử dụng ngay: Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ nhà

Khi nào nên ký hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ?

Việc ký hợp đồng thường được áp dụng khi:

• Thuê công ty luật hoặc đơn vị tư vấn thực hiện thủ tục hành chính.
• Thuê doanh nghiệp dịch vụ thành lập công ty.
• Thuê đơn vị xin giấy phép con.
• Thuê dịch vụ đăng ký đầu tư.
• Thuê dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh.
• Thuê dịch vụ làm hồ sơ đấu thầu.
• Thuê dịch vụ đăng ký sở hữu trí tuệ.
• Thuê thực hiện các thủ tục về lao động, thuế hoặc bảo hiểm.

Đối với các thủ tục có thời hạn hoặc yêu cầu hồ sơ phức tạp, hợp đồng là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hợp đồng dịch vụ làm visa

Căn cứ pháp luật

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ được điều chỉnh chủ yếu bởi:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại (đối với thương nhân).
• Luật Doanh nghiệp (nếu liên quan đến thủ tục doanh nghiệp).
• Luật Đầu tư.
• Luật Đấu thầu.
• Luật Xây dựng.
• Các luật chuyên ngành tương ứng với từng loại giấy phép, hồ sơ hoặc thủ tục hành chính.

Tùy từng loại dịch vụ, đơn vị cung cấp cần đáp ứng điều kiện hành nghề hoặc điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hợp đồng dịch vụ làm sổ hồng

Nội dung bắt buộc của hợp đồng dịch vụ làm hồ sơ

Một mẫu hợp đồng dịch vụ làm hồ sơ nên bao gồm các điều khoản sau.

Thông tin các bên

Bao gồm:

• Họ tên hoặc tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế (nếu có).
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Số điện thoại.
• Email.

Nội dung công việc

Mô tả rõ:

• Loại hồ sơ cần thực hiện.
• Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị.
• Phạm vi đại diện.
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
• Kết quả cần bàn giao.

Thời hạn thực hiện

Ghi cụ thể:

• Thời điểm bắt đầu.
• Thời gian hoàn thiện hồ sơ.
• Thời gian nộp hồ sơ.
• Thời gian bàn giao kết quả (nếu phụ thuộc cơ quan nhà nước thì cần ghi rõ đây là thời gian dự kiến).

Phí dịch vụ

Bao gồm:

• Phí dịch vụ.
• Lệ phí nhà nước (nếu có).
• Chi phí công chứng, dịch thuật hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có).
• Thuế GTGT.
• Phương thức thanh toán.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quy định rõ trách nhiệm của:

• Bên cung cấp dịch vụ.
• Bên thuê dịch vụ.

Những điều khoản quan trọng cần bổ sung

Điều khoản về phạm vi công việc

Cần xác định rõ:

• Soạn hồ sơ.
• Kiểm tra tính hợp lệ.
• Đại diện nộp hồ sơ theo giấy ủy quyền (nếu có).
• Theo dõi tiến độ xử lý.
• Nhận và bàn giao kết quả.

Điều khoản về hồ sơ khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp giấy tờ chính xác.
• Chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin.
• Bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Điều khoản về trường hợp bất khả kháng

Quy định rõ việc gia hạn thời gian thực hiện khi:

• Cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Thay đổi quy định pháp luật.
• Thiên tai, dịch bệnh hoặc các sự kiện bất khả kháng khác.

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Văn Hùng, trong các hợp đồng dịch vụ làm thủ tục hành chính, cần phân biệt rõ trách nhiệm của đơn vị dịch vụ với thời gian xử lý của cơ quan nhà nước. Đơn vị cung cấp chỉ chịu trách nhiệm về chất lượng và tiến độ thực hiện công việc thuộc phạm vi của mình, không thể cam kết chắc chắn về thời điểm cấp giấy phép nếu việc này phụ thuộc vào cơ quan có thẩm quyền.

Hướng dẫn soạn mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Bước 1. Ghi đầy đủ thông tin các bên

Điền:

• Tên.
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.

Bước 2. Xác định loại hồ sơ

Ví dụ:

• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
• Hồ sơ xin giấy phép xây dựng.
• Hồ sơ xin giấy phép lao động.
• Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu.

Bước 3. Thỏa thuận chi phí

Ghi rõ:

• Phí dịch vụ.
• Lệ phí nhà nước.
• Chi phí phát sinh.
• Thời điểm thanh toán.

Bước 4. Quy định thời gian thực hiện

Nêu rõ:

• Thời hạn chuẩn bị hồ sơ.
• Thời hạn nộp hồ sơ.
• Thời gian dự kiến hoàn thành.
• Các trường hợp gia hạn.

Bước 5. Ký kết

Hợp đồng được ký bởi người đại diện hợp pháp của các bên và lập thành số lượng bản phù hợp để lưu giữ.

Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ tham khảo

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ LÀM GIẤY TỜ

Số: ……………

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………

BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Họ tên/Tên doanh nghiệp:

Mã số thuế (nếu có):

Địa chỉ:

Người đại diện:

Điện thoại:

Email:

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên doanh nghiệp:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

Điều 1. Nội dung dịch vụ

Bên B thực hiện các công việc sau:

• Tư vấn thủ tục.
• Soạn thảo hồ sơ.
• Kiểm tra hồ sơ.
• Đại diện nộp hồ sơ theo giấy ủy quyền (nếu có).
• Theo dõi quá trình xử lý.
• Nhận và bàn giao kết quả cho Bên A.

Điều 2. Thời hạn thực hiện

Bên B bắt đầu thực hiện công việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ và khoản thanh toán theo thỏa thuận.

Thời gian hoàn thành dự kiến: …… ngày làm việc, không bao gồm thời gian xử lý của cơ quan nhà nước hoặc thời gian Bên A bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Điều 3. Giá trị hợp đồng

Tổng giá trị hợp đồng:

…………………… đồng.

Mức phí trên đã bao gồm/chưa bao gồm thuế GTGT và không bao gồm các khoản lệ phí nhà nước (nếu có), trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

• Thực hiện đúng phạm vi dịch vụ.
• Bảo mật thông tin của Bên A.
• Thông báo kịp thời về tiến độ thực hiện.
• Bàn giao kết quả sau khi hoàn thành.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

• Cung cấp hồ sơ, tài liệu đầy đủ và chính xác.
• Thanh toán đúng hạn.
• Phối hợp trong quá trình thực hiện thủ tục.
• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các giấy tờ do mình cung cấp.

Điều 6. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi các bên hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ.

ĐẠI DIỆN BÊN THUÊ DỊCH VỤ

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phân biệt hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ với hợp đồng ủy quyền

Nhiều người nhầm lẫn giữa hai loại hợp đồng này, tuy nhiên chúng có bản chất khác nhau.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vừa ký hợp đồng dịch vụ làm hồ sơ vừa lập văn bản ủy quyền để đơn vị dịch vụ thay mặt nộp và nhận hồ sơ tại cơ quan nhà nước.

Theo đánh giá của Luật sư Đỗ Bá Thích, khi đơn vị dịch vụ cần thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước, nên lập thêm giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định để bảo đảm tính hợp pháp của việc đại diện.

Những lưu ý khi ký hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ

Để hạn chế rủi ro, các bên nên:

• Mô tả cụ thể phạm vi công việc và loại hồ sơ cần thực hiện.
• Không cam kết chắc chắn về kết quả hoặc thời gian cấp giấy phép nếu phụ thuộc quyết định của cơ quan nhà nước.
• Thỏa thuận rõ các khoản phí dịch vụ, lệ phí và chi phí phát sinh.
• Quy định trách nhiệm của khách hàng trong việc cung cấp hồ sơ đầy đủ, chính xác.
• Bổ sung điều khoản bảo mật thông tin và dữ liệu.
• Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, giấy ủy quyền, biên bản bàn giao hồ sơ và chứng từ thanh toán.

Kết luận

Mẫu hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các bên xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính. Một hợp đồng dịch vụ làm giấy tờ hoặc mẫu hợp đồng dịch vụ làm hồ sơ được soạn thảo đầy đủ sẽ góp phần bảo đảm tiến độ công việc, minh bạch chi phí và hạn chế tranh chấp phát sinh.

Để tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính pháp lý, cá nhân và doanh nghiệp có thể tham khảo các biểu mẫu do Hệ thống Mẫu Hợp Đồng biên soạn. Các mẫu được xây dựng theo quy định pháp luật hiện hành, dễ chỉnh sửa, phù hợp với nhiều loại dịch vụ làm hồ sơ, xin giấy phép và thực hiện thủ tục hành chính trong thực tế.