Hướng dẫn lập đơn chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn pháp lý

11/09/2025

Đơn chấm dứt hợp đồng lao động đóng vai trò như một căn cứ pháp lý quan trọng, giúp ghi nhận ý chí của các bên trong việc kết thúc quan hệ lao động. Việc lập đơn không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng pháp luật và quyền lợi của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động. Nếu được thực hiện đúng quy định, đơn chấm dứt hợp đồng sẽ hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề liên quan sau khi hợp đồng chấm dứt.

Khi soạn thảo đơn, người viết cần đảm bảo nội dung tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như: lý do chấm dứt, thời gian hiệu lực, cam kết bàn giao công việc và xác nhận từ cả hai bên. Việc chuẩn bị đơn chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp lý không chỉ bảo vệ quyền lợi của mỗi bên, mà còn góp phần duy trì sự minh bạch và công bằng trong quan hệ lao động.

Tổng quan về đơn chấm dứt hợp đồng lao động

1.1. Đơn chấm dứt hợp đồng lao động là gì?

Đơn chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do người lao động hoặc người sử dụng lao động lập ra nhằm thể hiện ý chí chấm dứt quan hệ lao động đã được xác lập trong https://mauhopdong.vn/hop-dong-lao-donghợp đồng lao động. Đây là một thủ tục quan trọng nhằm thông báo chính thức và hợp pháp về việc chấm dứt hợp đồng, thay vì chỉ thông báo miệng hoặc qua các hình thức không chính thống.

Theo quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi đáp ứng điều kiện về thời hạn báo trước và lý do chấm dứt hợp đồng. Tương tự, người sử dụng lao động cũng có quyền chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp được pháp luật cho phép. Đơn chấm dứt hợp đồng vì thế không chỉ là hình thức thông báo, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận rằng việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện đúng quy định.

1.2. Tầm quan trọng của đơn chấm dứt hợp đồng lao động

Đơn chấm dứt hợp đồng lao động giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình chấm dứt quan hệ lao động diễn ra minh bạch, hợp pháp và giảm thiểu các rủi ro tranh chấp. Cụ thể:

Thứ nhất, văn bản này giúp xác định rõ ràng thời điểm, lý do và ý chí chấm dứt hợp đồng, từ đó làm cơ sở để các bên đối chiếu với quy định pháp luật và hợp đồng gốc.
Thứ hai, đơn chấm dứt hợp đồng giúp minh chứng rằng người lao động hoặc người sử dụng lao động đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo trước theo thời hạn luật định, tránh tình trạng chấm dứt đột ngột gây thiệt hại cho bên còn lại.
Thứ ba, đơn này cũng là tài liệu quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội hoặc các quyền lợi khác sau khi quan hệ lao động chấm dứt.

Theo báo cáo của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 30% tranh chấp lao động phát sinh từ việc chấm dứt hợp đồng không có văn bản rõ ràng. Điều này cho thấy việc lập đơn chấm dứt hợp đồng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là một biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Căn cứ pháp lý để lập đơn chấm dứt hợp đồng lao động

2.1. Các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng lao động

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, cả người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng phải tuân thủ các điều kiện pháp lý cụ thể.

Đối với người lao động, quyền chấm dứt hợp đồng lao động được ghi nhận tại Điều 35. Một số trường hợp phổ biến bao gồm: người lao động không được trả lương đầy đủ hoặc trả không đúng thời hạn; người lao động bị ngược đãi, quấy rối tình dục hoặc cưỡng bức lao động; bản thân hoặc gia đình gặp hoàn cảnh khó khăn không thể tiếp tục làm việc; người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định; hoặc khi người sử dụng lao động không đảm bảo các điều kiện làm việc, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội theo hợp đồng.

Đối với người sử dụng lao động, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động được quy định tại Điều 36. Một số trường hợp bao gồm: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng; người lao động vi phạm kỷ luật lao động ở mức sa thải; doanh nghiệp thu hẹp sản xuất, thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc công nghệ dẫn đến cắt giảm nhân sự; doanh nghiệp giải thể hoặc người sử dụng lao động cá nhân chết, mất tích.

Việc chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp trên phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh phát sinh tranh chấp lao động.

2.2. Yêu cầu về thời hạn báo trước

Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải tuân thủ nghĩa vụ báo trước, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép chấm dứt ngay.

Theo Điều 35 Khoản 2 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn; và ít nhất 3 ngày làm việc đối với một số công việc đặc thù hoặc trong các trường hợp khẩn cấp được luật cho phép.

Việc thông báo chấm dứt hợp đồng phải được gửi trực tiếp cho đúng đối tượng (thường là phòng nhân sự hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) và cần có xác nhận về việc đã nhận thông báo. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp phát sinh về sau.

Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có khoảng 35% tranh chấp lao động xuất phát từ việc các bên không tuân thủ đúng thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng. Con số này cho thấy việc thực hiện đúng quy định về thời hạn báo trước có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Nội dung chính trong đơn chấm dứt hợp đồng lao động

3.1. Thông tin các bên trong đơn chấm dứt hợp đồng lao động

Trong đơn chấm dứt hợp đồng lao động, phần thông tin các bên là yếu tố bắt buộc để xác định rõ ràng chủ thể liên quan. Nội dung cần bao gồm:

Người lao động: ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, địa chỉ thường trú, vị trí công việc, đơn vị/phòng ban công tác.
Người sử dụng lao động (tổ chức, doanh nghiệp): cần thể hiện tên đầy đủ của doanh nghiệp theo giấy phép kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, tên người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền tiếp nhận đơn.

Bên cạnh đó, trong đơn phải dẫn chiếu đến số hợp đồng lao động gốc, ngày ký kết và thời hạn hợp đồng (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn). Việc trích dẫn này giúp đảm bảo tính liên kết giữa đơn chấm dứt và hợp đồng gốc, đồng thời tránh tranh chấp về việc xác định loại hợp đồng.

3.2. Lý do và thời gian chấm dứt hợp đồng lao động

Đơn chấm dứt hợp đồng phải thể hiện rõ ràng lý do chấm dứt, vì đây là căn cứ pháp lý quan trọng khi giải quyết tranh chấp hoặc khi kiểm tra từ phía cơ quan quản lý. Lý do có thể bao gồm:

Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo nguyện vọng cá nhân, ví dụ: lý do sức khỏe, điều kiện gia đình, hoặc tìm kiếm công việc mới.
Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng do các căn cứ pháp lý như vi phạm kỷ luật lao động, không hoàn thành công việc theo hợp đồng, hoặc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế.
Các lý do khách quan khác: hết thời hạn hợp đồng, hoàn thành công việc theo hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt giữa các bên.

Ngoài lý do, đơn phải quy định rõ ngày chính thức chấm dứt hợp đồng. Ngày này cần tuân thủ thời hạn báo trước theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 (ví dụ: ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn, 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn). Việc ghi rõ thời hạn báo trước trong đơn giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.

Theo thống kê của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có tới 40% tranh chấp lao động bắt nguồn từ đơn chấm dứt hợp đồng thiếu thông tin chi tiết, đặc biệt là phần lý do và thời gian chấm dứt. Điều này cho thấy việc ghi nhận đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật là hết sức quan trọng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý.

Quy định về quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động

4.1. Quyền lợi của người lao động

Người lao động được nhận lương, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện), và các khoản phúc lợi còn lại, theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019.
Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp giấy xác nhận công việc hoặc hồ sơ liên quan để phục vụ cho việc tìm kiếm việc làm mới hoặc giải quyết các thủ tục hành chính khác.

4.2. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ lương và các khoản trợ cấp còn lại cho người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc, theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019.
Người sử dụng lao động phải hoàn tất các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật hiện hành.

Theo báo cáo của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội năm 2024, có 38% tranh chấp lao động phát sinh từ việc không thanh toán đầy đủ quyền lợi cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng, cho thấy sự cần thiết phải quy định rõ ràng và thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ này.

Quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

5.1. Trách nhiệm của người lao động

Người lao động có trách nhiệm thực hiện đầy đủ công việc trong khoảng thời gian báo trước theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhằm bảo đảm không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.

Người lao động phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, tài sản và các công cụ, phương tiện lao động đã được giao trong quá trình làm việc. Việc bàn giao cần được thực hiện theo đúng quy trình và có xác nhận bằng văn bản để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Trong trường hợp người lao động không thực hiện đúng nghĩa vụ bàn giao hoặc nghỉ việc đột ngột mà không báo trước, họ có thể phải bồi thường theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

5.2. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động cho người lao động theo đúng thời hạn và quy trình được pháp luật quy định, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác phù hợp với quy định pháp luật.

Người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ và kịp thời các quyền lợi hợp pháp cho người lao động, bao gồm tiền lương, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm (nếu có), cùng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hiện hành.

Ngoài ra, người sử dụng lao động phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật về lao động để tránh bị khiếu nại, khởi kiện hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc chấm dứt hợp đồng lao động sai quy định có thể dẫn đến trách nhiệm bồi thường hoặc các chế tài xử phạt khác.

Số liệu tham khảo: Theo thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, có đến 42% tranh chấp lao động phát sinh từ việc một trong hai bên không thực hiện đúng trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng. Điều này cho thấy việc quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động là hết sức cần thiết nhằm hạn chế tranh chấp và bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên.

Quy định về giải quyết tranh chấp khi chấm dứt hợp đồng lao động

6.1. Phương thức giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, các bên trước hết phải tiến hành thương lượng trực tiếp để tìm kiếm giải pháp trên cơ sở tự nguyện, hợp tác, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của nhau. Việc thương lượng được khuyến khích thực hiện bằng văn bản để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.

Nếu thương lượng không đạt được kết quả, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết thông qua hòa giải viên lao động theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động. Việc hòa giải cần được tiến hành khách quan, bảo mật và đảm bảo quyền lợi công bằng cho cả người sử dụng lao động và người lao động.

Trường hợp hòa giải không thành hoặc một trong các bên không đồng ý với biên bản hòa giải, tranh chấp sẽ được chuyển đến Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo trình tự, thủ tục của Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Pháp luật áp dụng trong mọi trường hợp là hệ thống pháp luật lao động và pháp luật dân sự hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

6.2. Cam kết bảo mật thông tin

Các bên có trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng và các dữ liệu liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động. Thông tin chỉ được phép cung cấp cho bên thứ ba khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên còn lại hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Nếu một bên vi phạm cam kết bảo mật, bên vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường mọi thiệt hại phát sinh và có thể bị xử lý theo các quy định tại Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015 cùng các văn bản liên quan. Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của các bên và duy trì sự minh bạch, tin cậy trong quan hệ lao động.

Theo số liệu do Bộ Tư pháp công bố năm 2024, có khoảng 45% tranh chấp lao động được giải quyết nhanh hơn và hiệu quả hơn khi trong đơn chấm dứt hợp đồng có quy định rõ ràng về phương thức giải quyết tranh chấp và nghĩa vụ bảo mật thông tin.

Kết luận từ luật sư soạn thảo hợp đồng

Đơn chấm dứt hợp đồng lao động là công cụ pháp lý thiết yếu, đảm bảo quá trình kết thúc quan hệ lao động minh bạch, tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Mẫu đơn chuẩn giúp xác định rõ lý do chấm dứt, quyền lợi, trách nhiệm, và giải quyết tranh chấp, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay mẫu đơn chấm dứt hợp đồng lao động chuẩn tại đây để áp dụng ngay hôm nay và đảm bảo quy trình an toàn, chuyên nghiệp!