Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế

Trong lĩnh vực y tế, các hoạt động như hội nghị khoa học, hội thảo chuyên môn, chương trình đào tạo y khoa liên tục (CME), hội nghị khách hàng, lễ ra mắt thiết bị y tế, chiến dịch khám sức khỏe cộng đồng hay chương trình truyền thông chăm sóc sức khỏe thường được tổ chức với sự tham gia của nhiều đơn vị như bệnh viện, phòng khám, doanh nghiệp dược phẩm, công ty thiết bị y tế, hiệp hội nghề nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện. Để xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi và cơ chế phối hợp giữa các bên, việc ký Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế là cần thiết.

Một hợp đồng chặt chẽ không chỉ giúp các bên triển khai chương trình đúng tiến độ mà còn bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh, quảng cáo, tài trợ y tế và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong bài viết này, Mẫu Hợp Đồng sẽ hướng dẫn chi tiết quy định pháp luật, cách soạn và cung cấp mẫu hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế đầy đủ để các bệnh viện, doanh nghiệp dược, công ty thiết bị y tế và đơn vị tổ chức sự kiện tham khảo.

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế là gì?

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên về việc cùng phối hợp tổ chức một chương trình, hội nghị hoặc sự kiện trong lĩnh vực y tế nhằm phục vụ hoạt động chuyên môn, đào tạo, nghiên cứu khoa học, truyền thông sức khỏe hoặc quảng bá sản phẩm, dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.

Các sự kiện áp dụng loại hợp đồng này có thể bao gồm:

• Hội nghị khoa học y khoa.
• Hội thảo chuyên môn.
• Chương trình đào tạo CME.
• Hội nghị khách hàng ngành dược.
• Lễ ra mắt thiết bị y tế.
• Hội chợ triển lãm y tế.
• Chương trình khám bệnh miễn phí.
• Chiến dịch truyền thông sức khỏe cộng đồng.
• Sự kiện giới thiệu công nghệ y tế mới.

>>> Ngoài mẫu riêng này, chúng tôi soạn sẵn Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện file word để sử dụng cho các tình huống hợp tác tổ chức sự kiện khác!

Khi nào nên ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế?

Các bên nên ký hợp đồng trong những trường hợp như:

• Bệnh viện phối hợp với doanh nghiệp tổ chức hội thảo.
• Công ty dược tài trợ hội nghị khoa học.
• Doanh nghiệp thiết bị y tế giới thiệu sản phẩm mới.
• Phối hợp tổ chức chương trình khám sức khỏe cộng đồng.
• Đồng tổ chức hội nghị chuyên ngành.
• Hợp tác tổ chức khóa đào tạo y khoa.
• Tổ chức triển lãm hoặc diễn đàn y tế.

>>> Tham khảo: Mẫu hợp đồng mua bán thiết bị y tế

Căn cứ pháp luật

Việc giao kết và thực hiện Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế được điều chỉnh bởi:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại.
• Luật Khám bệnh, chữa bệnh.
• Luật Dược.
• Luật Quảng cáo.
• Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan (nếu có hoạt động thu thập dữ liệu).
• Các văn bản hướng dẫn của Bộ Y tế về hội nghị, hội thảo, đào tạo chuyên môn và hoạt động thông tin, truyền thông trong lĩnh vực y tế.

Đối với các chương trình có nội dung giới thiệu thuốc, thiết bị y tế hoặc đào tạo chuyên môn, các bên cần bảo đảm thực hiện đúng quy định chuyên ngành và các yêu cầu về cấp phép (nếu thuộc trường hợp phải thực hiện).

>>> Tham khảo: Mẫu hợp đồng hợp tác chuyên môn y tế

Nội dung cần có trong hợp đồng

Một Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế nên bao gồm các nội dung sau.

Thông tin các bên

Bao gồm:

• Tên đơn vị.
• Mã số thuế (nếu có).
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Điện thoại.
• Email.

Nội dung hợp tác

Cần xác định rõ:

• Tên sự kiện.
• Chủ đề.
• Mục tiêu tổ chức.
• Địa điểm.
• Thời gian.
• Quy mô.
• Đối tượng tham dự.

Phân công công việc

Ví dụ:

Bên A chịu trách nhiệm:

• Xây dựng nội dung chuyên môn.
• Mời báo cáo viên.
• Phê duyệt chương trình.
• Cử đầu mối phối hợp.

Bên B chịu trách nhiệm:

• Tổ chức hậu cần.
• Đăng ký đại biểu.
• Thiết kế sân khấu.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Truyền thông.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Điều phối sự kiện.

Kinh phí thực hiện

Hợp đồng nên quy định:

• Giá trị hợp tác.
• Khoản tài trợ (nếu có).
• Chi phí từng bên chịu.
• Tiến độ thanh toán.
• Hồ sơ quyết toán.

Những điều khoản quan trọng cần bổ sung

Điều khoản về tuân thủ pháp luật

Các bên cam kết:

• Tuân thủ quy định của Bộ Y tế.
• Không thực hiện hoạt động quảng cáo trái quy định.
• Không cung cấp thông tin sai lệch về thuốc, thiết bị hoặc dịch vụ y tế.
• Thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính cần thiết.

Điều khoản về bảo mật

Bao gồm:

• Thông tin bệnh nhân.
• Dữ liệu đại biểu.
• Nội dung chuyên môn.
• Hồ sơ nghiên cứu.
• Thông tin tài trợ.

Điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ

Xác định quyền đối với:

• Bài trình bày.
• Video.
• Hình ảnh.
• Tài liệu hội nghị.
• Nội dung đào tạo.
• Logo và bộ nhận diện chương trình.

Điều khoản về hủy hoặc hoãn sự kiện

Quy định rõ:

• Trường hợp bất khả kháng.
• Điều kiện thay đổi lịch.
• Phân chia chi phí phát sinh.
• Trách nhiệm bồi thường.

Theo nhận định của Luật sư Hà Thanh Trang, đối với các sự kiện y tế có yếu tố tài trợ hoặc giới thiệu sản phẩm, hợp đồng cần quy định rõ phạm vi hoạt động của từng bên, trách nhiệm tuân thủ quy định chuyên ngành và cơ chế kiểm soát nội dung truyền thông nhằm tránh vi phạm pháp luật.

Hướng dẫn soạn hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế

Bước 1. Ghi thông tin các bên

Điền đầy đủ:

• Tên đơn vị.
• Người đại diện.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.

Bước 2. Mô tả sự kiện

Ghi rõ:

• Tên chương trình.
• Chủ đề.
• Địa điểm.
• Thời gian.
• Quy mô.
• Đối tượng tham dự.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Xác định cụ thể:

• Nội dung chuyên môn.
• Công tác tổ chức.
• Truyền thông.
• Hậu cần.
• Quản lý khách mời.
• Báo cáo kết quả.

Bước 4. Thỏa thuận tài chính

Quy định:

• Ngân sách.
• Chi phí.
• Thanh toán.
• Quyết toán.
• Trách nhiệm đối với chi phí phát sinh.

Bước 5. Ký kết

Hợp đồng được ký bởi người đại diện hợp pháp của các bên và lập thành số lượng bản có giá trị pháp lý như nhau.

Mẫu Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế

HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Y TẾ

Số: ……………

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………

BÊN A

Tên đơn vị:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

BÊN B

Tên đơn vị:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

Điều 1. Nội dung hợp tác

Hai bên thống nhất phối hợp tổ chức sự kiện:

Tên chương trình:

……………………………………

Chủ đề:

……………………………………

Thời gian:

……………………………………

Địa điểm:

……………………………………

Điều 2. Phạm vi công việc

Bên A

• Xây dựng nội dung chuyên môn.
• Mời diễn giả.
• Phê duyệt chương trình.

Bên B

• Tổ chức hậu cần.
• Thiết kế sân khấu.
• Truyền thông.
• Quản lý đăng ký.
• Điều phối sự kiện.

Điều 3. Kinh phí

Chi phí thực hiện theo bảng dự toán và phụ lục hợp đồng.

Việc thanh toán được thực hiện theo tiến độ các bên thống nhất.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Hai bên có trách nhiệm:

• Thực hiện đúng nội dung hợp tác.
• Phối hợp trong suốt quá trình triển khai.
• Tuân thủ quy định của pháp luật.
• Bảo mật thông tin.

Điều 5. Quyền sở hữu trí tuệ

Việc sử dụng tài liệu, hình ảnh, video và các sản phẩm phát sinh từ sự kiện được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên.

Điều 6. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt kết quả, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.

Điều 7. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi các bên hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phân biệt hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế và hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Theo đánh giá của Luật sư Nguyễn Văn Hùng, nếu các bên cùng xây dựng chương trình, chia sẻ nguồn lực hoặc cùng chịu trách nhiệm về kết quả tổ chức thì nên sử dụng hợp đồng hợp tác. Trường hợp chỉ thuê một đơn vị thực hiện toàn bộ công tác tổ chức thì hợp đồng dịch vụ sẽ phù hợp hơn.

Những lưu ý khi ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế

Để hạn chế rủi ro, các bên nên:

• Quy định rõ trách nhiệm của từng bên đối với nội dung chuyên môn và công tác tổ chức.
• Thỏa thuận cụ thể về kinh phí, tài trợ và phương thức thanh toán.
• Xác định quyền sử dụng tài liệu chuyên môn, hình ảnh và dữ liệu của đại biểu tham dự.
• Bảo đảm tuân thủ quy định của Bộ Y tế và các quy định liên quan đến quảng cáo, giới thiệu thuốc, thiết bị y tế hoặc dịch vụ khám chữa bệnh.
• Bổ sung điều khoản về bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.

Kết luận

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các bệnh viện, doanh nghiệp dược phẩm, công ty thiết bị y tế và đơn vị tổ chức sự kiện phối hợp triển khai chương trình một cách minh bạch, hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Một hợp đồng được soạn thảo đầy đủ sẽ giúp kiểm soát tốt trách nhiệm, chi phí, quyền sở hữu trí tuệ và các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức.

Để tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính pháp lý, các đơn vị có thể tham khảo các biểu mẫu do Hệ thống Mẫu Hợp Đồng biên soạn. Các mẫu được xây dựng theo quy định pháp luật hiện hành, dễ chỉnh sửa, đầy đủ điều khoản về hợp tác, tài trợ, tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo chuyên môn và giải quyết tranh chấp, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện trong lĩnh vực y tế.