Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí

Các sự kiện thể thao và giải trí như giải bóng đá, giải chạy marathon, giải golf, giải pickleball, liveshow âm nhạc, lễ hội, festival, cuộc thi sắc đẹp, chương trình truyền hình hay các hoạt động biểu diễn nghệ thuật thường có sự tham gia của nhiều đơn vị như doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhà tài trợ, đơn vị truyền thông, câu lạc bộ thể thao, đơn vị khai thác bản quyền và đối tác cung cấp dịch vụ. Để xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi, chi phí và phương thức phối hợp, các bên nên ký Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí.

Một hợp đồng đầy đủ sẽ giúp các bên phân công công việc rõ ràng, kiểm soát ngân sách, bảo vệ quyền khai thác thương mại và hạn chế các tranh chấp liên quan đến tài trợ, bản quyền, doanh thu hoặc việc hủy, hoãn sự kiện.

Trong bài viết này, Mẫu Hợp Đồng sẽ hướng dẫn chi tiết quy định pháp luật, cách soạn và cung cấp mẫu hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí để doanh nghiệp, câu lạc bộ, đơn vị tổ chức sự kiện và nhà tài trợ có thể tham khảo.

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí là gì?

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên về việc cùng phối hợp tổ chức một chương trình thể thao hoặc giải trí, đồng thời phân chia trách nhiệm, nguồn lực, chi phí, doanh thu và quyền khai thác thương mại của sự kiện.

Loại hợp đồng này thường áp dụng đối với:

• Giải bóng đá.
• Giải bóng chuyền.
• Giải cầu lông.
• Giải pickleball.
• Giải tennis.
• Giải golf.
• Giải marathon.
• Giải đua xe.
• Liveshow ca nhạc.
• Festival âm nhạc.
• Lễ hội văn hóa.
• Chương trình biểu diễn nghệ thuật.
• Gameshow.
• Cuộc thi sắc đẹp.
• Chương trình giao lưu người hâm mộ.

>>> Tìm hiểu ngay: Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện

Khi nào nên ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí?

Các bên nên ký hợp đồng trong các trường hợp:

• Đồng tổ chức giải đấu thể thao.
• Hợp tác tổ chức liveshow hoặc concert.
• Hợp tác khai thác bản quyền truyền hình.
• Phối hợp tổ chức lễ hội hoặc festival.
• Nhà tài trợ tham gia tổ chức sự kiện.
• Hợp tác bán vé và khai thác doanh thu.
• Hợp tác truyền thông và quảng bá thương hiệu.
• Phối hợp vận hành các chương trình giải trí quy mô lớn.

>>> Tham khảo thêm về: Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện y tế

Căn cứ pháp luật

Việc giao kết và thực hiện Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí được điều chỉnh chủ yếu bởi:

• Bộ luật Dân sự.
• Luật Thương mại.
• Luật Quảng cáo.
• Luật Sở hữu trí tuệ.
• Luật Thể dục, thể thao.
• Các quy định về biểu diễn nghệ thuật, bản quyền tác giả và quyền liên quan.
• Quy định về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và bảo vệ môi trường.
• Các quy định về thuế, hóa đơn và kế toán.

Tùy từng loại sự kiện, các bên có thể phải thực hiện thủ tục xin phép hoặc thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi tổ chức.

>>> Tìm hiểu về: Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Nội dung cần có trong hợp đồng

Một Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí nên có các nội dung sau.

Thông tin các bên

Bao gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Mã số thuế (nếu có).
• Địa chỉ.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Điện thoại.
• Email.

Nội dung hợp tác

Xác định rõ:

• Tên sự kiện.
• Mục đích tổ chức.
• Địa điểm.
• Thời gian.
• Quy mô.
• Đối tượng tham gia.
• Dự kiến số lượng khán giả.

Phân công trách nhiệm

Ví dụ:

Bên A

• Xây dựng kế hoạch tổng thể.
• Xin giấy phép.
• Quản lý tài chính.
• Làm việc với nhà tài trợ.

Bên B

• Thi công sân khấu.
• Cung cấp thiết bị.
• Tổ chức thi đấu hoặc biểu diễn.
• Điều phối nhân sự.
• Truyền thông.
• Bán vé.
• Quản lý khán giả.

Kinh phí và doanh thu

Hợp đồng nên quy định:

• Tỷ lệ góp vốn.
• Chi phí từng bên chịu.
• Doanh thu bán vé.
• Doanh thu tài trợ.
• Doanh thu quảng cáo.
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận.

Những điều khoản quan trọng cần bổ sung

Điều khoản về tài trợ

Nếu có nhà tài trợ, cần quy định:

• Quyền lợi truyền thông.
• Quyền sử dụng logo.
• Vị trí quảng cáo.
• Quyền đặt gian hàng.
• Quyền khai thác hình ảnh.

Điều khoản về bản quyền

Nên quy định:

• Quyền ghi hình.
• Quyền phát sóng.
• Quyền livestream.
• Quyền khai thác hình ảnh.
• Quyền sử dụng video sau sự kiện.

Điều khoản về an toàn

Bao gồm:

• Phương án bảo đảm an ninh.
• Kiểm soát vé.
• Công tác y tế.
• Bảo hiểm.
• Phòng cháy chữa cháy.
• Kế hoạch ứng phó khẩn cấp.

Điều khoản về hủy hoặc hoãn sự kiện

Quy định:

• Trường hợp bất khả kháng.
• Điều kiện hoàn vé.
• Xử lý chi phí phát sinh.
• Trách nhiệm bồi thường.

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Trường Minh, đối với các sự kiện thể thao và giải trí có doanh thu từ bán vé hoặc tài trợ, hợp đồng cần quy định rõ phương thức đối soát doanh thu, quyền khai thác hình ảnh, quyền phát sóng và trách nhiệm khi chương trình bị hoãn hoặc hủy để tránh phát sinh tranh chấp.

Hướng dẫn soạn hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí

Bước 1. Ghi thông tin các bên

Điền đầy đủ:

• Tên đơn vị.
• Người đại diện.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.

Bước 2. Mô tả sự kiện

Thể hiện rõ:

• Tên chương trình.
• Địa điểm.
• Thời gian.
• Quy mô.
• Đối tượng tham gia.
• Hình thức tổ chức.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Xác định cụ thể:

• Đơn vị tổ chức.
• Truyền thông.
• Tài trợ.
• Hậu cần.
• Kỹ thuật.
• Bán vé.
• Điều phối.

Bước 4. Thỏa thuận tài chính

Ghi rõ:

• Ngân sách.
• Chi phí.
• Doanh thu.
• Lợi nhuận.
• Tiến độ thanh toán.

Bước 5. Ký kết

Hợp đồng được ký bởi người đại diện hợp pháp của các bên và lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau.

Mẫu Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí

HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN THỂ THAO – GIẢI TRÍ

Số: ……………

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………………

BÊN A

Tên đơn vị:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

BÊN B

Tên đơn vị:

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Điện thoại:

Email:

Điều 1. Nội dung hợp tác

Hai bên thống nhất phối hợp tổ chức:

Tên sự kiện:

……………………………………

Thời gian:

……………………………………

Địa điểm:

……………………………………

Điều 2. Phạm vi công việc

Bên A

• Lập kế hoạch tổng thể.
• Xin giấy phép.
• Quản lý tài chính.
• Làm việc với nhà tài trợ.

Bên B

• Thi công.
• Điều phối chương trình.
• Truyền thông.
• Quản lý nhân sự.
• Tổ chức thi đấu hoặc biểu diễn.

Điều 3. Chi phí và doanh thu

Các bên thống nhất tỷ lệ góp vốn, cơ chế thanh toán và phương án phân chia doanh thu theo phụ lục hợp đồng.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ

Hai bên có trách nhiệm:

• Thực hiện đúng nội dung hợp tác.
• Phối hợp triển khai sự kiện.
• Bảo mật thông tin.
• Tuân thủ quy định pháp luật.

Điều 5. Quyền sở hữu trí tuệ

Việc khai thác hình ảnh, video, bản ghi, logo và các tài sản trí tuệ phát sinh từ sự kiện được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên.

Điều 6. Giải quyết tranh chấp

Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt kết quả, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.

Điều 7. Hiệu lực hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi các bên hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phân biệt hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện và hợp đồng tài trợ sự kiện

Theo đánh giá của Luật sư Đỗ Bá Thích, nếu nhà tài trợ chỉ hỗ trợ kinh phí để đổi lấy quyền quảng bá thương hiệu thì nên ký hợp đồng tài trợ. Trường hợp các bên cùng đầu tư, cùng quản lý và cùng khai thác lợi ích từ sự kiện thì hợp đồng hợp tác sẽ phù hợp hơn.

Những lưu ý khi ký hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí

Để hạn chế rủi ro, các bên nên:

• Quy định rõ phạm vi công việc và quyền quyết định của từng bên.
• Thỏa thuận minh bạch về chi phí, doanh thu, lợi nhuận và phương thức đối soát.
• Xác định rõ quyền sở hữu và khai thác hình ảnh, bản quyền phát sóng, livestream và các sản phẩm truyền thông.
• Bổ sung điều khoản về bảo hiểm, an ninh, an toàn, y tế và xử lý sự cố trong quá trình tổ chức.
• Quy định trách nhiệm khi sự kiện bị hoãn hoặc hủy do thời tiết, dịch bệnh hoặc các trường hợp bất khả kháng.
• Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo cáo doanh thu, hóa đơn và các tài liệu liên quan.

Kết luận

Hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện thể thao – giải trí là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện, câu lạc bộ thể thao và nhà tài trợ phối hợp triển khai chương trình một cách chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả. Việc quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi, cơ chế tài chính và quyền khai thác thương mại sẽ góp phần bảo đảm thành công của sự kiện và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh.

Để tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính pháp lý, các tổ chức có thể tham khảo các biểu mẫu do Hợp Đồng Mẫu biên soạn. Các mẫu được xây dựng theo quy định pháp luật hiện hành, dễ chỉnh sửa, đầy đủ điều khoản về hợp tác, tài trợ, bản quyền, doanh thu, quản lý rủi ro và giải quyết tranh chấp, phù hợp với nhiều loại hình sự kiện thể thao và giải trí.